Sletning af fejlagtige oplysninger: Hensynet til dokumentation og arkivpligt vejer tungere end borgerens ønske om sletning

Sagen omhandler en borger, der i forbindelse med sin ansøgning om støtte til bil og afgiftsfritagelse efter Serviceloven § 99 opdagede, at amtskommunen fejlagtigt havde noteret, at han skulle have haft et mangeårigt massivt alkoholmisbrug. Borgeren rettede henvendelse til både kommunen og amtskommunen med krav om, at den urigtige oplysning skulle slettes fra sagsakterne. Kommunen og amtskommunen erkendte, at oplysningen var fejlagtig og grundløs, men de nægtede at slette den fra journalerne.

Kommunens og Nævnets vurdering

Hverken kommunen eller amtskommunen fandt grundlag for at slette oplysningen, men de fandt i stedet, at oplysningen skulle berigtiges. Dette betød, at det klart og utvetydigt skulle anføres alle steder, hvor oplysningen om alkoholmisbrug fremgik, at den var fejlagtig og dermed ikke kunne tillægges betydning i sagen.

Det sociale nævn tiltrådte denne holdning. Nævnet vurderede, at borgerens interesse i at få oplysningen slettet burde vige for hensynet til myndighedernes og ansøgers dokumentationsmuligheder ved eventuel genoptagelse, klage til Folketingets Ombudsmand eller sagsanlæg.

Ankestyrelsen stadfæstede det sociale nævns afgørelse. Ankestyrelsen fandt, at den fejlagtige oplysning om alkoholmisbrug ikke kunne slettes i ansøgerens sag om støtte til bil, men udelukkende skulle berigtiges.

Principiel begrundelse for afslag på sletning

Ankestyrelsen lagde vægt på, at dansk offentligretlig lovgivning er baseret på et princip om bevaring og arkivering af alle sagsdokumenter. Kassation (sletning) må kun ske i meget begrænset omfang.

Dansk offentligretlig lovgivning bygger på en forudsætning om, at alle dokumenter i enhver sag skal opbevares med henblik på arkivering og at myndighederne kun i meget begrænset omfang kan foretage kassation af sager eller dokumenter.

Derudover blev det understreget, at notatpligten, som følger af Offentlighedsloven § 6, er indført af hensyn til både borgerens og myndighedernes behov for senere at kunne dokumentere forløbet i sagen.

Sammenfatning af afgørelsen

Ankestyrelsen fandt, at hensynet til borgerens ønske om sletning måtte vige for de tungtvejende dokumentationshensyn. Dette gjaldt især med henblik på eventuelle klager til sociale klageinstanser, Folketingets Ombudsmand eller i forbindelse med sagsanlæg.