Lov om ændring af arkivloven (Ret til indsigt i egne personoplysninger)

Dette lovforslag har til hovedformål at give borgere en lovfæstet ret til indsigt i deres egne personoplysninger, når disse opbevares i arkivalier hos offentlige arkiver. Forslaget sikrer, at denne indsigt bliver gratis for borgeren.

Nye regler for indsigt i egne personoplysninger

Lovforslaget introducerer et nyt kapitel 7 a i arkivloven, som indeholder to centrale bestemmelser for egenindsigt: § 39 a og § 39 b.

§ 39 a: Indsigt i data omfattet af databeskyttelsesreglerne Denne bestemmelse viderefører og præciserer den eksisterende praksis for personoplysninger, der er omfattet af databeskyttelsesforordningen (GDPR). Det gælder typisk oplysninger, der er behandlet automatisk (digitalt) eller indgår i et register.

• Procedure: En borger indgiver en begæring til det offentlige arkiv. Begæringen skal specificere, hvilken myndighed der oprindeligt behandlede oplysningerne.
• Afgørelse: Arkivet videresender begæringen til den oprindelige myndighed, som derefter træffer afgørelse om indsigt i henhold til databeskyttelsesreglerne.
• Arkivets rolle: Arkivet skal i relevant omfang medsende kontekstuelle oplysninger (f.eks. formål med behandling, kategorier af oplysninger) til den oprindelige myndighed.

§ 39 b: Indsigt i øvrige personoplysninger Dette er en ny bestemmelse, der giver et retskrav på indsigt i personoplysninger, som ikke er omfattet af § 39 a. Det gælder typisk ældre, manuelt førte sager.

• Procedure: Borgeren indgiver begæring direkte til det arkiv, der opbevarer arkivalierne (Rigsarkivet, kommunalt eller regionalt arkiv).
• Krav til begæring: Borgeren skal levere de nødvendige oplysninger for at identificere de ønskede personoplysninger, herunder den oprindelige myndighed.
• Afgørelse: Det er arkivet selv, der træffer afgørelse. Rigsarkivaren afgør sager indgivet til Rigsarkivet, mens kommunalbestyrelsen eller regionsrådet afgør sager for deres respektive arkiver.

Nedenstående tabel sammenligner de to procedurer:

Undtagelser og betingelser for indsigt

Retten til indsigt er ikke ubegrænset:

• Beskyttelse af tredjepart: Arkivet får pligt til at undtage oplysninger, hvis hensyn til f.eks. statens sikkerhed, privatlivets fred eller forretningshemmeligheder ikke kan beskyttes tilstrækkeligt ved at stille vilkår for brugen. De resterende oplysninger skal udleveres.
• Videnskab og statistik: Retten til indsigt gælder ikke for oplysninger, der udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed.
• Samtykke: I visse tilfælde, f.eks. for arkivalier yngre end 20 år eller sager inden for strafferetsplejen, skal arkivet fortsat indhente samtykke fra den afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen, før der kan gives indsigt.

Udvidelse til private arkivalier

Retten til indsigt efter § 39 b udvides til også at omfatte visse typer private arkivalier, der er afleveret til et offentligt arkiv. Dette gælder specifikt for:

• Systematiske fortegnelser (f.eks. registre).
• Dokumenter i individuelle klient-, elev-, beboer- eller patientsager fra private institutioner. Retten gælder ikke for f.eks. private breve eller dagbøger.

Øvrige ændringer

• Gratis adgang (§ 6): Det præciseres, at Rigsarkivet ikke kan opkræve vederlag eller gebyr for at behandle en begæring om indsigt i egne personoplysninger.
• Sagsbehandling (§ 39 b, stk. 10): De eksisterende sagsbehandlingsfrister på 15 dage (med mulighed for forlængelse) kommer også til at gælde for sager om egenindsigt efter § 39 b.
• Klageadgang (§ 43 a): Der indføres en ny bestemmelse, som giver mulighed for at påklage Rigsarkivets afgørelser efter § 39 b til Kulturministeriet. For klassificerede arkivalier rettes klagen dog til den relevante ressortmyndighed (f.eks. Justitsministeriet).

Ikrafttrædelse

Loven træder i kraft den 1. januar 2021. Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland, men kan sættes i kraft ved kongelig anordning.