Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i Helsingør Kommunes sagsnr. 17/4409

Undtagelse af interne dokumenter

Planklagenævnet gennemgik reglerne for undtagelse af interne dokumenter, herunder Forvaltningsloven § 12, stk. 1 om interne arbejdsdokumenter og Forvaltningsloven § 12, stk. 2 om ekstraheringspligt for faktiske oplysninger. Nævnet fremhævede også Miljøoplysningslovens § 2, stk. 3, som kræver en konkret afvejning af offentlighedens interesser over for interesserne ved at afslå udlevering, og at undtagelsesbestemmelser skal anvendes restriktivt. Endvidere blev princippet om meroffentlighed, jf. Forvaltningsloven § 10, stk. 1, nævnt. Det blev understreget, at et dokument ikke kan klassificeres som internt, hvis det har været udleveret til udenforstående, og at hver enkelt mail i en mailtråd skal vurderes selvstændigt.

Planklagenævnet ændrede Helsingør Kommunes afgørelse til delvis aktindsigt i dokument nr. 20. Dette betyder, at kommunen skal udlevere en række oplysninger i dokumentet til klageren.

Vurdering af dokument nr. 20

Dokument nr. 20 består af en e-mailkorrespondance fra 21.-23. marts 2018 samt en genoptagelsesanmodning af 21. marts 2018 fra den tidligere ejer af ejendommen. Planklagenævnet fastslog, at e-mailen fra den tidligere ejer ikke er et internt dokument og derfor ikke kan undtages fra aktindsigt efter Forvaltningsloven § 12, stk. 1. Denne e-mail skal derfor udleveres til klageren.

Interne e-mailkorrespondancer og ekstraheringspligt

Nævnet var enig med kommunen i, at den resterende del af dokument nr. 20, som omfatter kommunens interne e-mailkorrespondance, er interne dokumenter, da de ikke har været udvekslet med udenforstående. Dog fandt nævnet, at dokument nr. 20 indeholder faktuelle oplysninger, der er ekstraheringspligtige, jf. Forvaltningsloven § 12, stk. 2.

Konkret afvejning efter miljøoplysningsloven

Planklagenævnet fandt ikke grundlag for at tilsidesætte kommunens afvejning efter Miljøoplysningslovens § 2, stk. 3 for så vidt angår kommunens interne juridiske vurdering og drøftelse, som fremgår af en e-mail af 23. marts 2018. Nævnet vurderede, at klagerens interesse i disse juridiske drøftelser var af mindre betydning sammenlignet med kommunens interesse i at beskytte sin interne beslutningsproces. Derimod fandt nævnet, at de øvrige oplysninger i kommunens e-mailkorrespondancer, som ikke indeholder juridiske overvejelser eller vurderinger, ikke kunne undtages efter den konkrete afvejning i miljøoplysningsloven, da hensynet til beskyttelsen af disse oplysninger ikke var tungtvejende. Nævnet fandt heller ikke grundlag for at udlevere yderligere oplysninger efter princippet om meroffentlighed.

Afsluttende bemærkninger

Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. Eventuel retssag til prøvelse af afgørelsen skal være anlagt inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.

Klagen til Planklagenævnet

Afgørelsen blev påklaget til Planklagenævnet den 8. september 2021. Klagerne anførte, at ikke alt relevant materiale var blevet udleveret.

Kommunens bemærkninger til klagen

Randers Kommune fastholdt sin afgørelse den 22. september 2021. Kommunen erkendte dog, at de ikke havde henvist til Miljøoplysningsloven i den oprindelige afgørelse, men vurderede, at en konkret afvejning efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3 var foretaget i forbindelse med overvejelserne om meroffentlighed. Kommunen oplyste desuden, at alle ønskede dokumenter fra perioden efter den 7. april 2020 var udleveret, bortset fra det undtagne interne dokument.

Planklagenævnets kompetence og anvendte regelsæt

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, da nævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder dispensationer fra lokalplaner. Nævnet vurderede, at aktindsigtsanmodningen skulle behandles efter Miljøoplysningsloven, da oplysningerne om dispensation til udstykning af en ejendom udgør miljøoplysninger i lovens forstand, jf. Miljøoplysningsloven § 3. Dette skyldes, at en sådan dispensation kan påvirke miljøelementer som jord og landskaber. Nævnet bemærkede, at kommunen havde behandlet sagen efter Offentlighedsloven, idet klagerne ikke blev anset for parter i sagen, jf. Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Offentlighedsloven § 7, stk. 1.