Afgørelse om aktindsigt i sag om dispensation til nedrivning af bevaringsværdig ejendom

Planklagenævnet ændrer Aalborg Kommunes afgørelse delvist. Nævnet har alene taget stilling til undtagelsen af dokument nr. 4 og nr. 11, da dokument nr. 34 er udleveret uden CPR-numre, og klageren ikke har klaget over den manglende udlevering af CPR-numre.

Valg af lovgivning og undtagelse fra aktindsigt

Planklagenævnet fastholdt, at oplysningerne udgør miljøoplysninger, og at sagen skulle behandles efter reglerne i 1985-offentlighedsloven, jf. miljøoplysningsloven, da klageren ikke er part i sagen. Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt ikke interne arbejdsdokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, nr. 1 (videreført i Offentlighedsloven § 23, stk. 1, nr. 1). Dog omfatter retten til aktindsigt oplysninger om en sags faktiske grundlag, som indgår i interne dokumenter (ekstraheringspligt), jf. Offentlighedsloven § 28, stk. 1.

Planklagenævnets vurdering af dokumenterne

• Byggetegninger: Nævnet vurderede, at de vedhæftede byggetegninger ikke er interne dokumenter, da de er udarbejdet af et eksternt arkitektfirma og fremsendt til kommunen. Derfor kan der ikke meddeles afslag på aktindsigt i disse.
• Vedhæftede fotos: De seks fotos blev karakteriseret som interne dokumenter, da kommunen selv har genereret dem og bestemt placering og vinkel. Dog indeholder de oplysninger om sagens faktiske grundlag og skal derfor udleveres efter ekstraheringsreglen i Offentlighedsloven § 28, stk. 1.
• E-mailkorrespondance: Selve e-mailkorrespondancen blev anset for intern, da den kun omfatter e-mails udvekslet mellem medarbejdere i kommunen. Nævnet fandt ingen oplysninger i korrespondancen, der var omfattet af ekstraheringspligten.

Afvejning af interesser

Planklagenævnet foretog en konkret afvejning af offentlighedens interesser over for de interesser, der varetages ved at afslå udlevering, i overensstemmelse med Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3. Nævnet var enig i kommunens vurdering af, at hensynet til kommunens interne beslutningsproces var tungtvejende, især da e-mailkorrespondancen indeholdt interne overvejelser om byggeriets forhold til lokalplanen, og sagen om byggetilladelsen endnu ikke var afsluttet. Nævnet fandt derfor ikke grundlag for at tilsidesætte kommunens afvejning i forhold til at undtage de interne e-mails.

Endelig afgørelse

Planklagenævnet ændrer Aalborg Kommunes afgørelse delvist og vil udlevere de vedhæftede skitsetegninger og fotos. Afgørelsen er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3 og Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.

Klagen til Planklagenævnet

Afgørelsen blev påklaget til Planklagenævnet den 8. september 2021. Klagerne anførte, at ikke alt relevant materiale var blevet udleveret.

Kommunens bemærkninger til klagen

Randers Kommune fastholdt sin afgørelse den 22. september 2021. Kommunen erkendte dog, at de ikke havde henvist til Miljøoplysningsloven i den oprindelige afgørelse, men vurderede, at en konkret afvejning efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3 var foretaget i forbindelse med overvejelserne om meroffentlighed. Kommunen oplyste desuden, at alle ønskede dokumenter fra perioden efter den 7. april 2020 var udleveret, bortset fra det undtagne interne dokument.

Planklagenævnets kompetence og anvendte regelsæt

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, da nævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder dispensationer fra lokalplaner. Nævnet vurderede, at aktindsigtsanmodningen skulle behandles efter Miljøoplysningsloven, da oplysningerne om dispensation til udstykning af en ejendom udgør miljøoplysninger i lovens forstand, jf. Miljøoplysningsloven § 3. Dette skyldes, at en sådan dispensation kan påvirke miljøelementer som jord og landskaber. Nævnet bemærkede, at kommunen havde behandlet sagen efter Offentlighedsloven, idet klagerne ikke blev anset for parter i sagen, jf. Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Offentlighedsloven § 7, stk. 1.