Annullering af tildelingsbeslutning for IT-system på grund af ulovlig forhandling og ukonditionsmæssigt tilbud

Vejle Kommune udbød en kontrakt om levering og drift af et IT-fagsystem til kommunens velfærdsforvaltning. Efter tilbudsfristens udløb havde kommunen modtaget konditionsmæssige tilbud fra Avaleo ApS og CSC Scandihealth A/S. Kommunen tildelte kontrakten til CSC Scandihealth A/S, da deres tilbud blev vurderet som det økonomisk mest fordelagtige.

Klage over tilbuddets gyldighed

Avaleo ApS klagede over tildelingsbeslutningen med påstand om, at CSC Scandihealth A/S' tilbud var ukonditionsmæssigt, da det indeholdt forbehold for en række centrale mindstekrav i udbudsmaterialet. Klageren fremhævede især følgende punkter:

• Manglende snitflade til Stofmisbrugsdatabasen.
• Ufuldstændig snitflade til Microsoft Office-pakken (kun Word og Exchange var nævnt).
• Uklarhed om, hvorvidt den tilbudte mobilløsning fungerede offline som krævet.
• Et bookingmodul, der var nødvendigt for at opfylde mindstekrav, blev tilbudt som en option.

Kommunikation efter tilbudsfrist

Efter tilbudsfristens udløb, men før tildeling, rettede Vejle Kommune henvendelse til CSC Scandihealth A/S med 13 specifikke spørgsmål for at få præciseret, om deres tilbud levede op til mindstekravene på de punkter, hvor tilbuddet var uklart. CSC Scandihealth A/S bekræftede efterfølgende, at alle mindstekrav var opfyldt. Avaleo ApS anførte, at denne proces udgjorde en ulovlig forhandling, der gav CSC Scandihealth A/S mulighed for at ændre et ukonditionsmæssigt tilbud til et konditionsmæssigt.

Klagenævnet for Udbud gav Avaleo ApS medhold i klagen og annullerede Vejle Kommunes tildelingsbeslutning.

Forbehold vedrørende snitflade

Klagenævnet lagde afgørende vægt på, at det var et mindstekrav, at løsningen skulle indeholde en snitflade til Stofmisbrugsdatabasen. CSC Scandihealth A/S' tilbud indeholdt lister over inkluderede snitflader, som fremstod udtømmende, men hvor snitfladen til Stofmisbrugsdatabasen ikke var nævnt. Selvom tilbuddet generelt anførte, at alle mindstekrav var opfyldt, kunne disse generelle bemærkninger ikke tilsidesætte de specifikke og detaljerede beskrivelser. Risikoen for en sådan uklarhed påhviler tilbudsgiveren. Nævnet konkluderede derfor, at tilbuddet indeholdt et konkret forbehold og var ukonditionsmæssigt.

Overtrædelse af forhandlingsforbuddet

Da tilbuddet fra CSC Scandihealth A/S var ukonditionsmæssigt, udgjorde Vejle Kommunes efterfølgende henvendelse en ulovlig forhandling. Kommunikationen gav CSC Scandihealth A/S mulighed for at ændre sit tilbud, så det blev konditionsmæssigt. Dette var i strid med forhandlingsforbuddet samt ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i . På denne baggrund blev tildelingsbeslutningen annulleret.