Annullering af tildelingsbeslutning grundet manglende verifikation af egnethed og forbehold for mindstekrav

I/S REFA udbød en kontrakt om levering og servicering af syv renovationsbiler. Tildelingskriteriet var det bedste forhold mellem pris og kvalitet. REFA modtog tilbud fra Scania Danmark A/S og Ejner Hessel A/S (Hessel) og tildelte kontrakten til Hessel.

Scania indgav herefter klage til Klagenævnet for Udbud med en række påstande om, at Hessels tilbud var ukonditionsmæssigt og skulle have været afvist.

Klagerens centrale påstande

Scania gjorde gældende, at REFA havde handlet i strid med udbudsreglerne ved at tildele kontrakten til Hessel. De centrale klagepunkter var:

• Manglende referencer: Hessel opfyldte ikke mindstekravet om fire relevante referencer, da der kun var angivet tre i ESPD'et.
• Forbehold i tilbuddet: Hessels tilbud indeholdt flere forbehold i strid med udbudsbetingelserne, herunder:
  • Betalingsbetingelser (netto kontant ved levering frem for månedsvis bagud).
  • Mulighed for prisregulering.
  • En 1-årig garanti i stedet for den krævede 2-årige funktionsgaranti.
  • En vedståelsesfrist på 30 dage i stedet for de krævede fire måneder.
• Tekniske mindstekrav: Tilbuddet indeholdt halogenlygter i stedet for det krævede LED-lys, hvilket var et brud på et mindstekrav i kravspecifikationen.
• Fejl i tilbudsdokument: Et af tilbudsdokumenterne var adresseret til en anden virksomhed og omhandlede et forkert antal køretøjer.

Scania påstod på denne baggrund, at tildelingsbeslutningen skulle annulleres.

Ordregivers forsvar

REFA afviste påstandene og argumenterede for, at Hessels tilbud var konditionsmæssigt. REFA anførte, at de var berettigede til at indhente supplerende oplysninger om referencer efter kontraktindgåelse i henhold til Udbudsloven § 159, stk. 5. De øvrige uoverensstemmelser i Hessels tilbud blev anset for at være åbenlyse fejl eller standardbetingelser i datablade, som udbudsmaterialet eksplicit så bort fra, og som derfor ikke udgjorde reelle forbehold.

Klagenævnet for Udbud gav Scania medhold i flere centrale påstande og annullerede REFA's tildelingsbeslutning.

Manglende verifikation af egnethed

Klagenævnet fastslog, at en ordregiver har pligt til at verificere, at den vindende tilbudsgiver opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed, kontrakten tildeles. REFA havde i udbudsmaterialet stillet et mindstekrav om fire referencer, men Hessel havde kun angivet tre i sit ESPD.