Hedensted Kommunes afslag på aktindsigt i ikke-eksisterende dokumenter om bebyggelsesprocent stadfæstet

Retten til aktindsigt i dokumenter omfatter kun eksisterende dokumenter [...] En kommune er således ikke som følge af aktindsigtsreglerne forpligtet til at udarbejde telefonnotater, mødereferater m.v., som ikke allerede findes.

Da Hedensted Kommune gentagne gange bekræftede, at de eftersøgte dokumenter om oversendelse til beredskabskommissionen ikke eksisterede, og da nævnet ikke fandt grundlag for at betvivle denne oplysning, forelå der ikke en overtrædelse af aktindsigtsreglerne.

Klagerens indsigelse om manglende modtagelse af materiale

Klageren anførte i sin klage, at kommunen havde meddelt delvis imødekommelse, men at der ikke var modtaget noget materiale. Planklagenævnet vurderede dog, at kommunens formulering om "delvis imødekommelse" skulle ses i lyset af, at kommunen havde besvaret dele af forespørgslen ved at korrigere klagerens oplysninger om ejendommens delområde. Selvom der ikke fysisk blev udleveret nye dokumenter, medførte denne sproglige unøjagtighed ikke afgørelsens ugyldighed.

Planklagenævnet traf afgørelse om ikke at give klageren medhold. Nævnet stadfæstede dermed Hedensted Kommunes afgørelse. Begrundelsen var primært, at aktindsigt kun kan meddeles i eksisterende dokumenter, og da kommunen godtgjorde, at de efterspurgte dokumenter ikke fandtes, kunne der ikke gives indsigt i dem. Nævnet fandt endvidere, at kommunens faktuelle oplysning om ejendommens placering i et andet delområde udgjorde en fyldestgørende besvarelse af den del af anmodningen, der vedrørte bebyggelsesprocenten. Afgørelsen er endelig og kan ikke påklages yderligere administrativt i henhold til Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.

Klagen til Planklagenævnet

Afgørelsen blev påklaget til Planklagenævnet den 8. september 2021. Klagerne anførte, at ikke alt relevant materiale var blevet udleveret.

Kommunens bemærkninger til klagen

Randers Kommune fastholdt sin afgørelse den 22. september 2021. Kommunen erkendte dog, at de ikke havde henvist til Miljøoplysningsloven i den oprindelige afgørelse, men vurderede, at en konkret afvejning efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3 var foretaget i forbindelse med overvejelserne om meroffentlighed. Kommunen oplyste desuden, at alle ønskede dokumenter fra perioden efter den 7. april 2020 var udleveret, bortset fra det undtagne interne dokument.

Planklagenævnets kompetence og anvendte regelsæt

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, da nævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder dispensationer fra lokalplaner. Nævnet vurderede, at aktindsigtsanmodningen skulle behandles efter Miljøoplysningsloven, da oplysningerne om dispensation til udstykning af en ejendom udgør miljøoplysninger i lovens forstand, jf. Miljøoplysningsloven § 3. Dette skyldes, at en sådan dispensation kan påvirke miljøelementer som jord og landskaber. Nævnet bemærkede, at kommunen havde behandlet sagen efter Offentlighedsloven, idet klagerne ikke blev anset for parter i sagen, jf. Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Offentlighedsloven § 7, stk. 1.