Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i Silkeborg Kommunes korrespondance med bygherre

Silkeborg Kommune traf den 10. oktober 2023 afgørelse om aktindsigt i korrespondance mellem kommunen og en bygherre vedrørende dispensation fra lokalplan nr. 111.14 for en byggesag på A1. Klageren anmodede den 3. oktober 2023 om aktindsigt i denne korrespondance, og kommunen meddelte fuld aktindsigt den 10. oktober 2023. Klageren indgav dog en klage til Planklagenævnet den 16. oktober 2023, idet klageren mente, at der var tilbageholdt dokumenter, herunder telefonnotater, fra det udleverede materiale. Klageren anførte, at der ud fra det udleverede materiale kunne konstateres telefonsamtaler, som burde have resulteret i notater.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet vurderede sin kompetence til at behandle klagen. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigtsbegæringen vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. Tilsvarende følger af Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da anmodningen om aktindsigt vedrørte korrespondance i en byggesag, der omhandlede Silkeborg Kommunes dispensation fra en lokalplan, fandt Planklagenævnet, at dokumenterne havde indgået i en sag, hvor der var truffet afgørelse efter Planloven § 58. Nævnet konkluderede derfor, at det havde kompetence til at behandle klagen, uanset hvilket regelsæt der måtte finde anvendelse for aktindsigtsanmodningen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Klageren gjorde gældende, at der manglede telefonnotater fra samtaler mellem kommunen og bygherren. Planklagenævnet bemærkede, at retten til aktindsigt kun omfatter eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. En kommune er ikke forpligtet til at udarbejde dokumenter, der ikke allerede findes. Silkeborg Kommune havde oplyst, at der var meddelt aktindsigt i al eksisterende korrespondance, og at der ikke fandtes yderligere dokumenter, herunder telefonnotater. Planklagenævnet fandt ikke grundlag for at antage, at dette ikke var korrekt. Nævnet fandt derfor, at kommunen ikke havde overtrådt reglerne om aktindsigt ved ikke at udlevere telefonnotater, der ikke eksisterede.

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen over Silkeborg Kommunes afgørelse af 10. oktober 2023 om aktindsigt.

Begrundelse for afgørelsen

Planklagenævnet fandt, at Silkeborg Kommune ikke havde overtrådt reglerne om aktindsigt. Dette skyldtes, at retten til aktindsigt alene omfatter eksisterende dokumenter, og kommunen havde oplyst, at der ikke eksisterede yderligere korrespondance, herunder telefonnotater, ud over det allerede udleverede materiale. Nævnet fandt ikke grundlag for at betvivle kommunens oplysninger.

Forhold der ikke behandles

Planklagenævnet behandlede ikke klager over isolerede sagsbehandlingsspørgsmål, som ikke havde betydning for gyldigheden af den påklagede afgørelse. Dette omfattede klager over kommunens sagsbehandling af aktindsigtsanmodningen og spørgsmål om notatpligt. Tilsidesættelse af regler om notatpligt ville ikke i denne konkrete sag medføre ugyldighed af aktindsigtsafgørelsen. Nævnet henviste klageren til Ankestyrelsen for spørgsmål vedrørende kommunens notatpligt, da Ankestyrelsen har tilsynet med kommunerne.

Afsluttende bemærkninger

Afgørelsen blev truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4. Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. En eventuel retssag til prøvelse af afgørelsen skal være anlagt inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4.