Afgørelse om aktindsigt i mødereferat vedrørende dispensation fra lokalplan

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigtsbegæringen vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. Tilsvarende følger af Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da klagerens anmodning om aktindsigt vedrørte en sag om dispensation fra en lokalplan, som falder under Planklagenævnets klagekompetence efter Planloven § 58, kunne nævnet behandle klagen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Nævnet bemærkede, at retten til aktindsigt kun omfatter eksisterende dokumenter. En kommune er ikke forpligtet til at udarbejde nye dokumenter, såsom telefonnotater eller mødereferater, der ikke allerede findes. Egedal Kommune havde oplyst, at der ikke eksisterede flere dokumenter eller oplysninger omfattet af klagerens anmodning, og at beslutningen om politisk forelæggelse af sagen ikke noteres. Planklagenævnet fandt ikke grundlag for at antage, at dette var ukorrekt. Nævnet fandt det unødvendigt at tage stilling til, om kommunen havde anvendt det korrekte lovgrundlag for aktindsigtsanmodningen, da resultatet under alle omstændigheder ville være et afslag.

For så vidt angår klagerens anmodning om at få oplyst, hvem der havde truffet beslutning om politisk behandling af sagen, bemærkede Planklagenævnet, at dette specifikke spørgsmål ikke fremgik af den oprindelige anmodning. Nævnet videresendte derfor denne nye anmodning til Egedal Kommune, jf. Forvaltningsloven § 7, stk. 2, med henblik på kommunens besvarelse.

Planklagenævnets endelige afgørelse

Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. En eventuel retssag til prøvelse af afgørelsen skal være anlagt inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4. Afgørelsen blev truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.

Klagen til Planklagenævnet

Afgørelsen blev påklaget til Planklagenævnet den 8. september 2021. Klagerne anførte, at ikke alt relevant materiale var blevet udleveret.

Kommunens bemærkninger til klagen

Randers Kommune fastholdt sin afgørelse den 22. september 2021. Kommunen erkendte dog, at de ikke havde henvist til Miljøoplysningsloven i den oprindelige afgørelse, men vurderede, at en konkret afvejning efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3 var foretaget i forbindelse med overvejelserne om meroffentlighed. Kommunen oplyste desuden, at alle ønskede dokumenter fra perioden efter den 7. april 2020 var udleveret, bortset fra det undtagne interne dokument.

Planklagenævnets kompetence og anvendte regelsæt

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, da nævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder dispensationer fra lokalplaner. Nævnet vurderede, at aktindsigtsanmodningen skulle behandles efter Miljøoplysningsloven, da oplysningerne om dispensation til udstykning af en ejendom udgør miljøoplysninger i lovens forstand, jf. Miljøoplysningsloven § 3. Dette skyldes, at en sådan dispensation kan påvirke miljøelementer som jord og landskaber. Nævnet bemærkede, at kommunen havde behandlet sagen efter Offentlighedsloven, idet klagerne ikke blev anset for parter i sagen, jf. Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Offentlighedsloven § 7, stk. 1.