Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i udkast til dagsordenspunkt i Sønderborg Kommune

Planklagenævnet har behandlet klagen over Sønderborg Kommunes afslag på aktindsigt.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle sagen, da afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigten vedrører, jf. Lov om aktindsigt i miljøoplysninger § 4, stk. 6. Da sagen omhandlede kommunens stillingtagen til et projekt i relation til kommuneplanen og udarbejdelse af lokalplan, som falder under Planloven § 58, var Planklagenævnet den rette klageinstans.

Anvendelse af regelsæt for aktindsigt

Nævnet vurderede, at klageren var part i sagen, og anmodningen om aktindsigt skulle derfor behandles efter Forvaltningsloven § 9, stk. 1 eller Lov om aktindsigt i miljøoplysninger, hvis der var tale om miljøoplysninger. Planklagenævnet fandt, at de ønskede oplysninger udgjorde miljøoplysninger, da de vedrørte overvejelser om et kommuneplantillæg og en lokalplan, som kan påvirke miljøelementer som landskaber og jord, jf. Lov om aktindsigt i miljøoplysninger § 3, nr. 1 og Lov om aktindsigt i miljøoplysninger § 3, nr. 3. Kommunens behandling af sagen efter Forvaltningsloven, jf. Lov om aktindsigt i miljøoplysninger § 6, stk. 2, blev anset for korrekt.

Undtagelse fra aktindsigt og ekstraheringspligt

Dokumentet blev anset for et internt arbejdsdokument, der som udgangspunkt er undtaget fra aktindsigt, jf. Forvaltningsloven § 12, stk. 1 og Bekendtgørelse om aktindsigt i visse interne kommunale og regionale dokumenter § 2, stk. 1. Dog skal oplysninger af væsentlig betydning for sagens afgørelse, der alene findes i interne arbejdsdokumenter, udleveres (ekstraheringspligt), jf. Forvaltningsloven § 12, stk. 2. Nævnet bemærkede, at Forvaltningsloven § 14 a udvider adgangen til aktindsigt, så oplysninger om sagens faktiske grundlag, der er relevante for afgørelsen, skal udleveres. For miljøoplysninger skal der desuden foretages en konkret afvejning af offentlighedens interesser over for interesserne i at afslå udlevering, jf. Lov om aktindsigt i miljøoplysninger § 2, stk. 3.

Dokumentet indeholdt følgende typer af oplysninger:

• Faktuelle oplysninger om ansøgningen, området, zoneforhold og kommuneplanen.
• Oplysninger om sagens bevillingsmæssige konsekvenser.
• Forvaltningens vurdering af beslutningskompetence og krav til planlægning (kommuneplantillæg, lokalplan, kystnærhedszone).
• Forvaltningens indstilling til udvalget, herunder vurdering af projektets hensigtsmæssighed og forslag til proces.

Planklagenævnet fandt, at de faktuelle og bevillingsmæssige oplysninger (punkt 1 og 2) var ekstraheringspligtige, medmindre de allerede var udleveret. For vurderingerne under punkt 3 fandt nævnet det vanskeligt at se særlige interesser i at undtage dem, medmindre de allerede var kendte eller uomtvistede. Oplysninger om forvaltningens indstilling (punkt 4) kan som udgangspunkt undtages af hensyn til den interne beslutningsproces, men en konkret afvejning efter Lov om aktindsigt i miljøoplysninger § 2, stk. 3 er nødvendig.

Afgørelse og bemærkninger til ny behandling

Planklagenævnet ophæver og hjemviser Sønderborg Kommunes afgørelse af 1. september 2020 om aktindsigt. Dette betyder, at kommunen skal behandle sagen på ny i overensstemmelse med nævnets bemærkninger:

• Kommunen skal udlevere faktuelle oplysninger om ansøgningen, området, zoneforhold, kommuneplanen og bevillingsmæssige konsekvenser, medmindre de allerede er udleveret.
• Kommunen skal foretage en konkret vurdering efter Lov om aktindsigt i miljøoplysninger § 2, stk. 3 vedrørende forvaltningens vurderinger af beslutningskompetence og planlægningskrav. Afslag skal begrundes nærmere.
• Kommunen skal foretage en konkret vurdering efter Lov om aktindsigt i miljøoplysninger § 2, stk. 3 om udlevering af forvaltningens indstilling til udvalget. Afslag skal begrundes konkret i forhold til den nuværende situation.

Planklagenævnets afgørelse er endelig, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.

Spørgsmålet om, hvorvidt aktindsigtsanmodningen skulle behandles efter Forvaltningsloven § 9, stk. 1 (partsaktindsigt) eller Offentlighedsloven § 7, stk. 1 (aktindsigt til offentligheden), afhang af klagerens partsstatus. Planklagenævnet vurderede, at klageren ikke var part i sagen om vindmølleprojektet. Dette blev begrundet med, at klagerens bolig lå ca. 670 meter fra lokalplanområdet, og de tre vindmøller ville blive opstillet mellem ca. 750 meter og 1,2 kilometer fra boligen. Desuden overholdt vindmøllerne grænseværdierne for støj, hvilket betød en miljø- og sundhedsmæssig acceptabel støjbelastning. Partsstatus kræver en væsentlig og individuel interesse, der er værnet af de relevante bestemmelser, og naboskab alene er ikke tilstrækkeligt, medmindre der er konkrete og væsentlige gener.

Da klageren ikke havde partsstatus, skulle anmodningen behandles efter Offentlighedsloven eller Miljøoplysningsloven, hvis der var tale om miljøoplysninger. Planklagenævnet fastslog, at sagens dokumenter var omfattet af begrebet ”miljøoplysninger” i henhold til Miljøoplysningsloven § 3, som definerer miljøoplysninger bredt til at omfatte alle oplysninger, der kan påvirke miljøelementer, herunder planer. Nævnet fandt derfor, at kommunen korrekt havde behandlet anmodningen efter Miljøoplysningsloven, jf. den tidligere Offentlighedsloven.

Undtagelse fra aktindsigt

Efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1 gives aktindsigt under de betingelser og undtagelser, der følger af Offentlighedsloven. Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget efter Offentlighedsloven § 7, men oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning skal ekstraheres efter Offentlighedsloven § 11, stk. 1. Oplysninger om enkeltpersoners private forhold er undtaget efter Offentlighedsloven § 12, stk. 1, nr. 1, og der er pligt til at ekstrahere det øvrige indhold efter Offentlighedsloven § 12, stk. 2. For miljøoplysninger skal der desuden foretages en konkret afvejning af offentlighedens interesse i udlevering over for interessen i at afslå udlevering, og undtagelsesbestemmelser skal anvendes restriktivt, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3.

Kommunen havde undtaget eller delvist undtaget følgende dokumenter:

• Høringssvar fra borgere (dokumentnr. 3419850#0 og 3643381#0), der indeholdt oplysninger om enkeltpersoners private forhold.
• Et høringssvar fra en borger (dokumentnr. 3640864#0) og en e-mailkorrespondance (dokumentnr. 3648963#0), begge indeholdende private oplysninger og undtaget i deres helhed.
• En intern e-mailkorrespondance om status på dialog med Vejle Kommune (dokumentnr. 3568585#0).
• En intern e-mailkorrespondance om planlægning af borgermøder (dokumentnr. 3616519#0).

Planklagenævnet fandt, at kommunen ikke havde begrundet undtagelsen af dokumenter tilstrækkeligt og ikke havde foretaget en vurdering efter reglerne om ekstraheringspligt. For de to første høringssvar (3419850#0 og 3643381#0) fandt nævnet ikke en væsentlig retlig mangel, da de undtagne oplysninger var af privat karakter og ikke kunne udleveres. For de øvrige fire dokumenter (3640864#0, 3648963#0, 3568585#0 og 3616519#0) fandt nævnet, at der var passager, som ikke var private eller interne vurderinger, og som derfor kunne overvejes udleveret efter ekstraheringspligten eller miljøoplysningslovens regler. Kommunens manglende vurdering heraf udgjorde en væsentlig retlig mangel.