Search for a command to run...
Myndighed
Dato
Emner
Eksterne links
Planklagenævnet modtog en klage over Odder Kommunes afslag på aktindsigt i ikke-journaliserede telefonnotater, mødereferater og lignende, som klageren betegnede som "skyggedokumenter/skuffemateriale". Klagen omhandlede også et muligt brud på god forvaltningsskik, hvis dokumenterne var mistet.
Klageren anmodede den 27. august 2018 om aktindsigt i alt materiale vedrørende "rækkehusbyggeri i Hou Strandpark" (forslag til tillæg nr. 1 til lokalplan nr. 5025b). Odder Kommune traf den 31. august 2018 afgørelse om delvis aktindsigt, hvor et Excel-ark med CPR-numre blev undtaget. Kommunen oplyste, at bortset fra dette dokument var der givet fuld aktindsigt i journaliserede sager.
Efterfølgende anmodede klageren den 2. september 2018 om genfremsendelse af sagens dokumenter. Kommunen svarede den 10. september 2018, at alle journaliserede dokumenter var fremsendt, med undtagelse af den fortrolige adressefletteliste og nogle dokumenter under udarbejdelse. Kommunen beklagede desuden, at otte dokumenter ved en fejltagelse ikke var blevet medsendt og eftersendte disse. Kommunen havde overvejet meroffentlighed efter Offentlighedsloven § 14, men afviste det af hensyn til den interne arbejdsproces.
Den 12. september 2018 anmodede klageren telefonisk om aktindsigt i oplysninger om møder og samtaler vedrørende lokalplanændringen, herunder telefonnotater og mødereferater, som klageren mente ikke var journaliseret. Klageren klagede også over manglende notatpligt. Kommunen oplyste den 14. september 2018, at der ikke var ret til aktindsigt i kalenderoplysninger jf. Offentlighedsloven § 22, men at der var ret til aktindsigt i mødereferater. Kommunen henviste til, at alle udarbejdede og journaliserede mødereferater allerede var fremsendt. Klageren var enig i afslaget på aktindsigt i kalenderoplysninger.
Klageren fastholdt, at der var ikke-journaliseret materiale, som kommunen ikke ønskede at give aktindsigt i, herunder telefonnotater og mødeafholdelse mellem kommunens administration og et kapitalselskab samt mellem to navngivne personer og kommunens embedsværk. Formålet med aktindsigtsanmodningen var at undersøge kommunens arbejdsgange og eventuel usaglig indflydelse på beslutninger. Klageren henviste til en udtalelse fra en tidligere udvalgsformand om rækkehusbyggeri, der faldt inden den officielle sagsbehandling, og en manglende telefonnotat fra en samtale med kommunen som bevis på ufuldstændigt aktindsigtsmateriale.
Kommunen oplyste Planklagenævnet, at klageren havde modtaget samtlige journaliserede dokumenter, bortset fra den fortrolige CPR-fletteliste, som der ikke var klaget over. Kommunen fastholdt, at der ikke fandtes yderligere ikke-journaliserede dokumenter vedrørende sagen, herunder telefonnotater eller mødereferater, udover dem der allerede var fremsendt.
Planklagenævnet behandlede klagen over Odder Kommunes afslag på aktindsigt i ikke-journaliserede dokumenter.
Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder vedtagelse af tillæg til lokalplaner. Nævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, uanset om aktindsigtsanmodningen faldt under Forvaltningsloven § 16, stk. 4 (partsaktindsigt), Offentlighedsloven § 37, stk. 1 (aktindsigt for offentligheden), eller Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6, da resultatet ville være det samme.
Planklagenævnet lagde til grund, at kommunen havde givet aktindsigt i alle journaliserede dokumenter, bortset fra et enkelt dokument, som klageren ikke havde klaget over. Klagen vedrørte udelukkende ikke-journaliserede dokumenter, som kommunen oplyste ikke eksisterede. Nævnet fandt ikke grundlag for at antage, at kommunens oplysninger var ukorrekte.
Retten til aktindsigt omfatter kun eksisterende dokumenter, hvilket gælder for både offentlighedsloven, forvaltningsloven og miljøoplysningsloven. En kommune er derfor ikke forpligtet til at udarbejde telefonnotater, mødereferater eller lignende, som ikke allerede findes.
Planklagenævnet fandt, at Odder Kommune ikke havde overtrådt reglerne om aktindsigt ved ikke at udarbejde og udlevere telefonnotater og mødereferater, der ikke eksisterede. Nævnet kunne derfor ikke give medhold i klagen over Odder Kommunes afslag på aktindsigt i telefonnotater og mødereferater i sagen om tillæg nr. 1 til lokalplan nr. 5025b for et område til boligformål ved Hou Strandpark i Hov.
Såfremt klageren mener, at kommunen har tilsidesat reglerne om journal- eller notatpligt, henvises klageren til Ankestyrelsen (tilsynet med kommunerne). Spørgsmål om god forvaltningsskik henvises til Folketingets Ombudsmand.
Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. En eventuel retssag skal anlægges inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.
JustitsministerietRegeringen og flere partier nedsætter nu et lovforberedende udvalg, der skal foreslå ændringer til offentlighedsloven med fokus på politiske beslutningsprocesser.
DatatilsynetDatatilsynet
Sagen omhandler en klage over Sønderborg Kommunes afslag på aktindsigt i sager vedrørende et drivhus og en overdækket terrasse på en ejendom i Sønderborg. Klageren anmodede den 5. august 2021 om aktindsigt i kommunens sager (sagsnr. 18/23747 for drivhuset og 18/23738 for den overdækkede terrasse), men kommunen afslog anmodningen den 10. august 2021 med den begrundelse, at der ikke var tilkommet nye dokumenter siden en tidligere aktindsigtsafgørelse i december 2020.
Klageren påklagede afgørelsen til Planklagenævnet den 19. august 2021 og anførte, at flere dokumenter manglede i den udleverede aktindsigt, herunder:
Datatilsynet udtaler alvorlig kritik af en boligforening, der fejlagtigt afviste en beboers anmodning om indsigt under henvisning til offentlighedsloven i stedet for GDPR.
EU-Domstolens dom fra 2023 har medført en ny praksis for indsigt i logfiler, hvilket her afklares i en sag om adgang til CPR-registrets sikkerhedslog.
Klageren undrede sig desuden over, at notatet fra besigtigelsen den 19. juni 2018 var påført journaldato den 10. december 2018.
Sønderborg Kommune oplyste, at journaliseringsdatoerne for notaterne var forkerte, da dokumentet ikke var blevet låst ved afsendelse. Kommunen bekræftede, at notatet fra besigtigelsen den 19. juni 2018 tidligere var udleveret den 8. september 2020. Desuden oplyste kommunen, at der ikke fandtes et notat fra besigtigelsen den 9. november 2020, men kun billeder, som var udleveret.
Under sagens behandling oplyste kommunen, at en række dokumenter ikke var blevet udleveret i forbindelse med aktindsigten den 10. september 2021. Disse omfattede interne dokumenter og samlinger af tidligere udleverede dokumenter:
| Sagsnummer | Dokumentnummer | Beskrivelse - Pl Planklagenævnet AFGØRELSE i klagesag om Sønderborg Kommunes afgørelse om aktindsigt i sager om et drivhus og en overdækket terrasse på , Sønderborg
Sagen omhandler en klage over Randers Kommunes afgørelse om aktindsigt i dokumenter vedrørende en sag om udstykning af t...
Læs mereSagen omhandler en klage over Ikast-Brande Kommunes delvise afslag på aktindsigt i dokumenter vedrørende vindmølleprojek...
Læs mere