Annullation af kontrakttildeling grundet manglende dokumentation i udbud af kontormøbler

Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S og Finansministeriet udbød en rammeaftale om indkøb af kontormøbler. Efter at et tidligere udbud var blevet annulleret, blev der gennemført en hasteprocedure. Klageren, Labofa Munch A/S, var en af ti prækvalificerede virksomheder. Kontrakten blev tildelt Kinnarps A/S, Jesper Office A/S og EFG Partner A/S.

Klagesagens Kerne

Labofa Munch A/S klagede over tildelingsbeslutningen med påstand om, at de vindende tilbud var ukonditionsmæssige. Klager anførte, at de tre vindende virksomheder ikke havde indsendt den krævede dokumentation for, at deres produkter opfyldte en række tekniske standarder (DS/EN og DS/INF). Disse krav var i udbudsmaterialet specificeret som minimumskrav (MK).

Klageren mente, at ordregiver ved ikke at afvise disse tilbud havde handlet i strid med ligebehandlingsprincippet. Derudover blev det påstået, at udbudsmaterialet var uklart og uigennemsigtigt på flere punkter, herunder:

• Anvendelse af betegnelsen "ca." ved angivelse af minimumskrav til mål.
• Modstridende krav til kontorstole.
• Uklarhed om, hvornår dokumentation skulle indleveres.

Ordregivers Argumenter

De indklagede myndigheder erkendte, at den krævede dokumentation manglede i de vindende tilbud, men argumenterede for, at de ikke var forpligtede til at afvise tilbuddene. De henviste til, at udbudsmaterialet var uklart med hensyn til, om dokumentationen skulle foreligge ved tilbudsafgivelsen eller kunne eftersendes. På grund af denne uklarhed valgte de at lade tvivlen komme alle tilbudsgivere til gode, da de mente, at ingen af tilbuddene fuldt ud opfyldte dokumentationskravene. Endvidere blev det anført, at en annullation af de allerede indgåede kontrakter ville være uproportional.

Klagenævnet for Udbud gav klageren, Labofa Munch A/S, delvist medhold.

Manglende Dokumentation og Ukonditionsmæssige Tilbud

Nævnet fastslog, at udbudsmaterialet, herunder kontraktbilag og checklister, klart angav, at dokumentation for opfyldelse af tekniske standarder var et minimumskrav, der skulle indleveres samtidig med tilbuddet. Den omstændighed, at rammeaftalen indeholdt en bestemmelse om senere fremsendelse af dokumentation, ændrede ikke ved dette grundlæggende krav ved tilbudsafgivelsen.

Da tilbuddene fra Kinnarps A/S, Jesper Office A/S og EFG Partner A/S manglede den påkrævede dokumentation, var de ukonditionsmæssige og skulle have været afvist. Ved at undlade dette handlede ordregiver i strid med ligebehandlingsprincippet i Udbudsdirektivets artikel 2.