Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i Hedensted Kommunes lokalplanforslag

Regelsæt for aktindsigt

Planklagenævnet fastslog, at anmodningen om aktindsigt skulle behandles efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1, jf. Miljøoplysningsloven § 3, da et forslag til en lokalplan betragtes som en foranstaltning, der kan påvirke miljøelementer. Begrebet "miljøoplysninger" skal fortolkes bredt i overensstemmelse med praksis fra Folketingets Ombudsmand og EU-domstolen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter og identifikationskravet

Retten til aktindsigt omfatter kun oplysninger, der allerede er i myndighedens besiddelse. Myndigheden er ikke forpligtet til at tilvejebringe nye oplysninger. Klageren anførte, at kommunen ikke havde meddelt fuld aktindsigt i byggeprojektforslag, informationsskrivelser og dokumentation for udsendte høringsudkast. Kommunen oplyste, at byggeprojektforslaget og informationsskrivelserne ikke eksisterede. Planklagenævnet fandt ikke grundlag for at betvivle dette. Vedrørende høringsudkastene havde kommunen vedlagt en kvittering, som nævnet fandt tilstrækkelig.

Vedrørende identifikationskravet, jf. Offentlighedsloven § 4, stk. 3, bemærkede Planklagenævnet, at Hedensted Kommune ikke havde opfyldt sin forpligtelse til at gå i dialog med klageren for at identificere, hvad klageren konkret ønskede aktindsigt i vedrørende risikovurderingen (VVM).

Planklagenævnet traf følgende afgørelse i sagen:

Ophævelse og hjemvisning

Planklagenævnet ophævede den del af Hedensted Kommunes afgørelse, som vedrørte aktindsigt i risikovurdering (VVM), og hjemviste denne del af sagen til fornyet behandling i kommunen. Dette skyldtes, at kommunen ikke havde opfyldt sin forpligtelse til at gå i dialog med klageren for at identificere det ønskede materiale, jf. miljøoplysningsdirektivets artikel 3, stk. 3.

Planklagenævnet hjemviste desuden sagen til fornyet behandling i Hedensted Kommune for så vidt angår aktindsigt i et referat fra politisk udvalgsmøde og byrådets behandling af forslag til lokalplan nr. 1211, samt aktindsigt i e-mails, fax, telefonnotater, breve, al digitalpost, post-it sedler, interne og eksterne dataudvekslinger samt mødereferater vedrørende lokalplanforslaget. Dette skyldtes, at det ikke udtrykkeligt fremgik af kommunens afgørelse, at der var taget stilling til disse punkter.

Ikke medhold i klagen

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen for så vidt angår aktindsigt i:

• Informationsskrivelser: Kommunen havde oplyst, at disse ikke var sendt, da det ikke var et lovkrav, og nævnet fandt ikke grundlag for at antage andet.
• Oplysninger vedrørende et byggeprojektforslag fra en mulig køber: Kommunen havde oplyst, at et sådant forslag ikke fandtes, og nævnet fandt ikke grundlag for at antage andet.
• Fremsendte høringsudkast til andre organisationer og myndigheder m.m.: Kommunen havde vedhæftet en kvittering fra Plandata.dk, som nævnet fandt tilstrækkelig dokumentation.

Instruktioner for fornyet behandling

Planklagenævnet pålagde Hedensted Kommune at behandle de hjemviste dele af sagen i overensstemmelse med følgende:

• Kommunen skal gå i dialog med klageren om den nærmere forståelse af anmodningen om aktindsigt vedrørende risikovurderingen (VVM).
• Kommunen skal konkret tage stilling til, om der foreligger dokumenter/oplysninger omfattet af anmodningen, og om der kan meddeles aktindsigt i disse.
• Såfremt aktindsigt nægtes, skal afgørelsen ledsages af en konkret begrundelse, der beskriver overvejelser ved anvendelse af undtagelsesbestemmelser, ekstraheringspligtige oplysninger, afvejningsreglen i Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3, og princippet om meroffentlighed.

Planklagenævnet beklagede den lange sagsbehandlingstid. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, og er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.

Spørgsmålet om, hvorvidt aktindsigtsanmodningen skulle behandles efter Forvaltningsloven § 9, stk. 1 (partsaktindsigt) eller Offentlighedsloven § 7, stk. 1 (aktindsigt til offentligheden), afhang af klagerens partsstatus. Planklagenævnet vurderede, at klageren ikke var part i sagen om vindmølleprojektet. Dette blev begrundet med, at klagerens bolig lå ca. 670 meter fra lokalplanområdet, og de tre vindmøller ville blive opstillet mellem ca. 750 meter og 1,2 kilometer fra boligen. Desuden overholdt vindmøllerne grænseværdierne for støj, hvilket betød en miljø- og sundhedsmæssig acceptabel støjbelastning. Partsstatus kræver en væsentlig og individuel interesse, der er værnet af de relevante bestemmelser, og naboskab alene er ikke tilstrækkeligt, medmindre der er konkrete og væsentlige gener.

Da klageren ikke havde partsstatus, skulle anmodningen behandles efter Offentlighedsloven eller Miljøoplysningsloven, hvis der var tale om miljøoplysninger. Planklagenævnet fastslog, at sagens dokumenter var omfattet af begrebet ”miljøoplysninger” i henhold til Miljøoplysningsloven § 3, som definerer miljøoplysninger bredt til at omfatte alle oplysninger, der kan påvirke miljøelementer, herunder planer. Nævnet fandt derfor, at kommunen korrekt havde behandlet anmodningen efter Miljøoplysningsloven, jf. den tidligere Offentlighedsloven.

Undtagelse fra aktindsigt

Efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1 gives aktindsigt under de betingelser og undtagelser, der følger af Offentlighedsloven. Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget efter Offentlighedsloven § 7, men oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning skal ekstraheres efter Offentlighedsloven § 11, stk. 1. Oplysninger om enkeltpersoners private forhold er undtaget efter Offentlighedsloven § 12, stk. 1, nr. 1, og der er pligt til at ekstrahere det øvrige indhold efter Offentlighedsloven § 12, stk. 2. For miljøoplysninger skal der desuden foretages en konkret afvejning af offentlighedens interesse i udlevering over for interessen i at afslå udlevering, og undtagelsesbestemmelser skal anvendes restriktivt, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3.

Kommunen havde undtaget eller delvist undtaget følgende dokumenter:

• Høringssvar fra borgere (dokumentnr. 3419850#0 og 3643381#0), der indeholdt oplysninger om enkeltpersoners private forhold.
• Et høringssvar fra en borger (dokumentnr. 3640864#0) og en e-mailkorrespondance (dokumentnr. 3648963#0), begge indeholdende private oplysninger og undtaget i deres helhed.
• En intern e-mailkorrespondance om status på dialog med Vejle Kommune (dokumentnr. 3568585#0).
• En intern e-mailkorrespondance om planlægning af borgermøder (dokumentnr. 3616519#0).

Planklagenævnet fandt, at kommunen ikke havde begrundet undtagelsen af dokumenter tilstrækkeligt og ikke havde foretaget en vurdering efter reglerne om ekstraheringspligt. For de to første høringssvar (3419850#0 og 3643381#0) fandt nævnet ikke en væsentlig retlig mangel, da de undtagne oplysninger var af privat karakter og ikke kunne udleveres. For de øvrige fire dokumenter (3640864#0, 3648963#0, 3568585#0 og 3616519#0) fandt nævnet, at der var passager, som ikke var private eller interne vurderinger, og som derfor kunne overvejes udleveret efter ekstraheringspligten eller miljøoplysningslovens regler. Kommunens manglende vurdering heraf udgjorde en væsentlig retlig mangel.