Klage over Ikast-Brande Kommunes afgørelse om aktindsigt

Undtagelse fra aktindsigt

Efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1 gives aktindsigt under de betingelser og undtagelser, der følger af Offentlighedsloven. Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget efter Offentlighedsloven § 7, men oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning skal ekstraheres efter Offentlighedsloven § 11, stk. 1. Oplysninger om enkeltpersoners private forhold er undtaget efter Offentlighedsloven § 12, stk. 1, nr. 1, og der er pligt til at ekstrahere det øvrige indhold efter Offentlighedsloven § 12, stk. 2. For miljøoplysninger skal der desuden foretages en konkret afvejning af offentlighedens interesse i udlevering over for interessen i at afslå udlevering, og undtagelsesbestemmelser skal anvendes restriktivt, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3.

Kommunen havde undtaget eller delvist undtaget følgende dokumenter:

• Høringssvar fra borgere (dokumentnr. 3419850#0 og 3643381#0), der indeholdt oplysninger om enkeltpersoners private forhold.
• Et høringssvar fra en borger (dokumentnr. 3640864#0) og en e-mailkorrespondance (dokumentnr. 3648963#0), begge indeholdende private oplysninger og undtaget i deres helhed.
• En intern e-mailkorrespondance om status på dialog med Vejle Kommune (dokumentnr. 3568585#0).
• En intern e-mailkorrespondance om planlægning af borgermøder (dokumentnr. 3616519#0).

Planklagenævnet fandt, at kommunen ikke havde begrundet undtagelsen af dokumenter tilstrækkeligt og ikke havde foretaget en vurdering efter reglerne om ekstraheringspligt. For de to første høringssvar (3419850#0 og 3643381#0) fandt nævnet ikke en væsentlig retlig mangel, da de undtagne oplysninger var af privat karakter og ikke kunne udleveres. For de øvrige fire dokumenter (3640864#0, 3648963#0, 3568585#0 og 3616519#0) fandt nævnet, at der var passager, som ikke var private eller interne vurderinger, og som derfor kunne overvejes udleveret efter ekstraheringspligten eller miljøoplysningslovens regler. Kommunens manglende vurdering heraf udgjorde en væsentlig retlig mangel.

Planklagenævnet ophævede Ikast-Brande Kommunes afgørelse af 18. maj 2021 om aktindsigt i forhold til fire dokumenter (3640864#0, 3648963#0, 3568585#0 og 3616519#0) og hjemviste denne del af sagen til fornyet behandling i kommunen. Nævnet kunne ikke give medhold i forhold til to andre dokumenter (3419850#0 og 3643381#0).

Begrundelse for afgørelsen

Nævnet fandt, at kommunen ikke havde foretaget en tilstrækkelig vurdering af ekstraheringspligten for de fire hjemviste dokumenter. Der var passager i disse dokumenter, som ikke havde karakter af oplysninger om enkeltpersoners private forhold eller interne vurderinger, og som derfor potentielt kunne udleveres i henhold til Offentlighedsloven § 11, stk. 1 og Offentlighedsloven § 12, stk. 2 samt Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3. Kommunens manglende vurdering heraf udgjorde en væsentlig retlig mangel, der kunne have haft betydning for afgørelsens udfald.

Instruktioner til fornyet behandling

Planklagenævnet pålagde kommunen at foretage en konkret vurdering af de hjemviste dokumenter:

• For dokumentnr. 3640864#0 og 3648963#0 skal kommunen vurdere, om passager, der ikke indeholder private oplysninger, kan udleveres efter Offentlighedsloven § 12, stk. 2 og/eller Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3 eller meroffentlighedsprincippet.
• For dokumentnr. 3568585#0 og 3616519#0 skal kommunen vurdere, om passager kan udleveres efter Offentlighedsloven § 11, stk. 1 og/eller Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3 eller meroffentlighedsprincippet.
• Hvis kommunen fortsat afslår aktindsigt, skal afgørelsen ledsages af en konkret begrundelse.

Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.

Klagen til Planklagenævnet

Afgørelsen blev påklaget til Planklagenævnet den 8. september 2021. Klagerne anførte, at ikke alt relevant materiale var blevet udleveret.

Kommunens bemærkninger til klagen

Randers Kommune fastholdt sin afgørelse den 22. september 2021. Kommunen erkendte dog, at de ikke havde henvist til Miljøoplysningsloven i den oprindelige afgørelse, men vurderede, at en konkret afvejning efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3 var foretaget i forbindelse med overvejelserne om meroffentlighed. Kommunen oplyste desuden, at alle ønskede dokumenter fra perioden efter den 7. april 2020 var udleveret, bortset fra det undtagne interne dokument.

Planklagenævnets kompetence og anvendte regelsæt

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, da nævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder dispensationer fra lokalplaner. Nævnet vurderede, at aktindsigtsanmodningen skulle behandles efter Miljøoplysningsloven, da oplysningerne om dispensation til udstykning af en ejendom udgør miljøoplysninger i lovens forstand, jf. Miljøoplysningsloven § 3. Dette skyldes, at en sådan dispensation kan påvirke miljøelementer som jord og landskaber. Nævnet bemærkede, at kommunen havde behandlet sagen efter Offentlighedsloven, idet klagerne ikke blev anset for parter i sagen, jf. Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Offentlighedsloven § 7, stk. 1.