Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i sag om lokalplan nr. 7-1-107

Aalborg Kommune meddelte den 30. november 2017 delvis aktindsigt i en sag vedrørende lokalplan 7-1-107. Denne afgørelse blev efterfølgende påklaget til Planklagenævnet, som delvist gav medhold i klagen og hjemviste sagen for så vidt angår offentligt tilgængelige dokumenter. Nævnet gav ikke medhold i forhold til den resterende del af den meddelte aktindsigt. Klageren indgav den 6. maj 2018 en klage til Planklagenævnet. Klagen omhandlede navnlig, at kommunen kun havde givet aktindsigt i én miljøscreening, selvom det fremgik af kommunens bemærkninger til klagen over vedtagelse af lokalplan 7-1-107, at der var udarbejdet flere. Desuden blev det klaget over, at der ikke var givet aktindsigt i alle udkast til lokalplaner. Kommunen oplyste i sine bemærkninger til klagen, at ingen dokumenter var tilbageholdt. Kommunen havde ikke udarbejdet en skriftlig afgørelse om aktindsigt, men havde blot sendt dokumenterne. Kommunen forklarede, at de primo 2017 overgik til at udarbejde digitale lokalplaner, hvor miljøscreeningsskemaer ligger som en del af den digitale lokalplan. Det første miljøscreeningsskema, der blev oprettet inden overgangen til digitale lokalplaner, blev medsendt i aktindsigtssagen. Det endelige miljøscreeningsskema og det fremlagte forslag til lokalplan fremgik ifølge kommunen af den digitale lokalplan, hvilket fremgik af aktindsigtssagen. Klageren anførte, at der ikke var medsendt en tilhørende miljøscreening for lokalplanudkast fra henholdsvis juli og september 2016 samt august og september 2017. Klageren henviste til, at konklusionen i miljøscreeningen fra oktober 2015 var, at bebyggelsen skulle holdes oven for den naturlige 4 m højdekurve, og at det naturlige terræn skulle fastholdes især af hensyn til den karaktergivende skrænt, samt at der, såfremt dette ikke blev respekteret, ville være en væsentlig påvirkning på miljøet. Klageren henviste herefter til miljøscreeningen i forbindelse med det endelige lokalplanudkast fra oktober 2017, hvori det er anført, at der ikke er nogen væsentlige påvirkninger af miljøet, og anførte, at der i aktindsigtsmaterialet ikke fandtes tilstrækkelig dokumentation for, hvilke overvejelser kommunen lagde til grund for at tilsidesætte de klare konklusioner fra miljøscreeningen fra 2015. Kommunen fastholdt, at ingen dokumenter var tilbageholdt, og at der ikke fandtes andre udkast til lokalplaner eller miljøscreeningsskemaer udover det indledende og det endelige, som var offentligt tilgængeligt som en del af den digitale lokalplan. Planklagenævnet lagde til grund, at der ikke fandtes andre udkast til lokalplan eller miljøscreeningsskema, hvorfor der ikke kunne meddeles aktindsigt i dette. Nævnet fandt dog, at Aalborg Kommune skulle have oplyst over for ansøgeren om aktindsigt, at det endelige miljøscreeningsskema og udkast til lokalplanforslaget kunne findes på internettet, og hvor de kunne findes. Dette var ikke sket. Planklagenævnet beklagede den lange sagsbehandlingstid.

Baggrund for Sagen

Lokalplan nr. 7-1-107

Lokalplan nr. 7-1-107, "Boliger, Sønderhaven, Klarup", muliggør opførelse af cirka 139 parcelhuse på et tidligere landbrugsområde i Klarups sydvestlige udkant. Klagerens ejendom ligger op til dette område. Lokalplanen inkluderer vejadgang fra Kærhavegårdvej og tre stiadgange, hvoraf én er planlagt syd for klagerens ejendom.

Klage over Lokalplanens Vedtagelse

Klageren havde den 30. marts 2018 klaget over kommunens vedtagelse af lokalplanen. I kommunens bemærkninger til denne klage, dateret 13. april 2018, fremgik det, at der havde været "mange forskellige udstykningsplaner i spil for området og dermed flere forskellige lokalplanudkast. For hvert lokalplanudkast er der udarbejdet en ny miljøscreening."

Anmodning om Aktindsigt

Den 10. november 2017 anmodede klageren om aktindsigt i Aalborg Kommunes aftaler, korrespondancer og forarbejder vedrørende lokalplan 7-1-102, kommuneplantillæg nr. 7.009 og lokalplan nr. 7-1-107. Anmodningen omfattede en bred vifte af dokumenter, herunder notater, opgørelser, korrespondancer og mødenotater, med fokus på hensyn og krav vedrørende "område 1" i kommuneplantillæg 7.009 og udformningen af lokalplan 7-1-107.

Særlige interesseområder, der blev fremhævet, var:

• Grundvandsmæssige hensyn
• Landskabsmæssige hensyn
• Naturhensyn
• Hensyn til rekreative værdier af Klarup Banesti
• Trafikale hensyn, særligt på Sønderkæret mod Kochs Vase
• Byspredning vs. byfortætning
• Adgang til offentlig transport
• Overvejelser om infrastruktur Klageren anmodede desuden om journallister for sagerne.

Kommunens Svar og Klagerens Indvendinger

Aalborg Kommune oplyste, at ingen dokumenter var tilbageholdt, og at der ikke var udarbejdet en skriftlig afgørelse om aktindsigt, da alle anmodede dokumenter var udleveret. Kommunen forklarede, at de primo 2017 overgik til digitale lokalplaner, hvor miljøscreeningsskemaer er en integreret del. Det første miljøscreeningsskema, oprettet før overgangen, blev medsendt, og det endelige skema samt forslag til lokalplan fremgik af den digitale lokalplan, som ifølge kommunen var en del af aktindsigtssagen.

Klageren kritiserede, at kun én miljøscreening fra oktober 2015 var udleveret, på trods af kommunens tidligere udtalelser om flere screeninger for hvert udkast. Klageren påpegede, at den indledende screening fra 2015 konkluderede væsentlig miljøpåvirkning, hvis visse terrænkrav ikke blev respekteret, mens den endelige screening fra oktober 2017 angav ingen væsentlige påvirkninger. Klageren mente, at der manglede dokumentation for kommunens overvejelser ved tilsidesættelse af 2015-konklusionerne. Klageren fandt det tvivlsomt, at alt relevant materiale var udleveret.

Kommunen fastholdt, at ingen dokumenter var tilbageholdt, og at der ikke fandtes andre udkast til lokalplaner eller miljøscreeningsskemaer udover det indledende og det endelige, som var offentligt tilgængeligt som en del af den digitale lokalplan.

Planklagenævnet traf afgørelse i sagen efter en grundig vurdering af klagen og de relevante lovbestemmelser.

Planklagenævnets Kompetence

Nævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, da afgørelser om aktindsigt kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigten vedrører. Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder vedtagelse af lokalplaner og kommuneplantillæg. Dette gælder uanset om aktindsigtsanmodningen behandles efter Forvaltningsloven § 16, stk. 4, Offentlighedsloven § 37, stk. 1 eller Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6.

Vurdering af Partsstatus

Nævnet vurderede, om klageren havde partsstatus i sagen, hvilket ville afgøre, om anmodningen skulle behandles efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven. En part defineres som en person med en væsentlig og individuel interesse i afgørelsen, jf. Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Offentlighedsloven § 7, stk. 1.

• Væsentlig interesse: Nævnet fandt, at klagerens ejendom ville blive væsentligt berørt af lokalplanens vedtagelse, da den ikke længere ville ligge i udkanten af Klarup.
• Individuel interesse: Nævnet vurderede dog, at klageren, som ejer af én ud af 23 ejendomme ved lokalplanområdet, ikke havde en tilstrækkelig individuel interesse til at opnå partsstatus. Den øgede trafik og den planlagte sti syd for ejendommen blev ikke anset for tilstrækkeligt til at begrunde individuel berøring.

På baggrund af den samlede vurdering fandt Planklagenævnet, at klageren ikke havde partsstatus, og anmodningen om aktindsigt skulle derfor behandles efter offentlighedsloven.

Anvendelse af Miljøoplysningsloven

Planklagenævnet vurderede, at sagen om vedtagelse af lokalplan nr. 7-1-107 var omfattet af Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1, da en lokalplan er en foranstaltning, der kan påvirke miljøelementer som landskaber og naturområder, jf. Miljøoplysningsloven § 3. Aktindsigtsanmodningen skulle derfor behandles efter miljøoplysningsloven, med henvisning til offentlighedsloven fra 1985.

Manglende Dokumenter og Offentligt Tilgængelige Oplysninger

Nævnet lagde til grund, at der ikke fandtes yderligere udkast til lokalplaner eller miljøscreeningsskemaer udover de udleverede, og der kunne derfor ikke meddeles aktindsigt i ikke-eksisterende dokumenter.

For så vidt angår de offentligt tilgængelige dokumenter, herunder det endelige miljøscreeningsskema og lokalplanforslaget, fandt nævnet, at Aalborg Kommune var berettiget til at henvise til, at disse var offentligt tilgængelige, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 2, nr. 1. Dog fastslog nævnet, at kommunen ikke havde overholdt kravet om at give udtrykkelig og behørig vejledning om, hvor dokumenterne kunne findes på internettet. Dette krav er implicit i Miljøoplysningsloven § 4, stk. 2, nr. 1 og svarer til bestemmelser i Offentlighedsloven § 28, stk. 2, nr. 3 og Offentlighedsloven § 40, stk. 1.

Afgørelse

Planklagenævnet gav delvist medhold i klagen over Aalborg Kommunes afgørelse om aktindsigt. Nævnet hjemviste den del af afgørelsen, der vedrørte aktindsigt i de offentligt tilgængelige dokumenter, da kommunen ikke havde overholdt Miljøoplysningsloven § 4, stk. 2, nr. 1.

Kommunen skal nu:

• Enten give klageren de fornødne oplysninger (entydige søgeord, URL-adresse eller lignende) til at finde dokumenterne på internettet.
• Eller selv finde og sende dokumenterne til klageren, hvis klageren ikke har mulighed for at tilgå dem online.

Nævnet kunne ikke give medhold i den resterende del af klagen. Afgørelsen er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. Eventuel retssag skal anlægges inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4.