Mangelfuld begrundelse og manglende meroffentlighedsvurdering førte til hjemvisning af aktindsigtssag

En virksomhed klagede over Aarhus Kommunes delvise afslag på aktindsigt i dokumenter vedrørende den private fællesvej Bækhusvej. Kommunen havde undtaget syv dokumenter fra aktindsigt med henvisning til, at de var interne arbejdsdokumenter.

Kommunens afgørelse og klagen

Aarhus Kommune gav afslag på aktindsigt i syv dokumenter, som blev anset for at være interne mails og udkast. Kommunen begrundede afslaget med, at dokumenterne ikke indeholdt nye faktuelle oplysninger og derfor kunne undtages efter Offentlighedslovens § 23.

Klageren anførte, at kommunens afgørelse var mangelfuldt begrundet, da den ikke indeholdt en konkret begrundelse for hvert enkelt undtaget dokument. Desuden påpegede klageren, at kommunen ikke havde foretaget en vurdering af, om der kunne gives aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet i Offentlighedslovens § 14, stk. 1.

Vejdirektoratets vurdering

Vejdirektoratet fandt, at kommunens afgørelse led af væsentlige sagsbehandlingsfejl:

• Uklar hjemmel: Afgørelsen var uklar med hensyn til, om den var truffet efter Forvaltningsloven (for parter i en sag) eller Offentlighedsloven (for ikke-parter).
• Manglende meroffentlighedsvurdering: Kommunen havde undladt at foretage den lovpligtige vurdering af, om der kunne gives aktindsigt i videre omfang (meroffentlighed). En sådan vurdering skal foretages for hvert enkelt dokument, og afslaget skal begrundes, hvis der ikke gives meroffentlighed.
• Utilstrækkelig begrundelse: Afgørelsen levede ikke op til kravene i Forvaltningslovens §§ 22 og 24, da den manglede en specifik forklaring på, hvorfor hvert dokument blev undtaget.

Afgørelse og konsekvenser

På baggrund af de konstaterede fejl ophævede Vejdirektoratet kommunens afgørelse og hjemviste sagen til fornyet behandling. Aarhus Kommune blev pålagt at genbehandle anmodningen om aktindsigt for de resterende seks dokumenter (ét var i mellemtiden udleveret). Kommunen skal i den nye behandling foretage en konkret og begrundet vurdering efter meroffentlighedsprincippet for hvert enkelt dokument.

Vejdirektoratet ophæver kommunens afgørelse. Sagen hjemvises til fornyet behandling.