Afslag på klage over aktindsigt i interne dokumenter i en sag om landzonetilladelse og dispensation fra lokalplan

En borger klagede over Helsingør Kommunes afgørelse om delvist afslag på aktindsigt. Anmodningen vedrørte korrespondance mellem kommunen og Planklagenævnet om borgerens ejendom i perioden 1. maj 2019 til 12. juni 2023. Sagerne hos kommunen omhandlede blandt andet afslag på landzonetilladelse og dispensation fra en lokalplan.

Anmodning om aktindsigt og kommunens afgørelse

Borgeren anmodede oprindeligt Planklagenævnet om aktindsigt. Nævnet behandlede dele af anmodningen og videresendte resten til Helsingør Kommune, da kommunen var rette myndighed for de pågældende dokumenter. En tidligere række afgørelser fra kommunen blev ophævet af Planklagenævnet på grund af formelle mangler. Kommunen traf herefter den påklagede afgørelse den 19. december 2024, hvor der blev givet delvist afslag på aktindsigt med henvisning til tidligere afgørelser fra Planklagenævnet.

Klagen til Planklagenævnet

I klagen til Planklagenævnet anførte borgeren, at kommunen uberettiget havde undtaget oplysninger og tilbageholdt dokumenter. Klageren påpegede, at en række tekstpassager var gjort ulæselige, og at specifikke dokumenter manglede. Derudover blev det fremført, at mange sider i det udleverede materiale bestod af ulæselig, krypteret skrift, og at kommunens journalisering var mangelfuld.

Planklagenævnet gav ikke medhold i klagen, og Helsingør Kommunes afgørelse af 19. december 2024 om aktindsigt står derfor ved magt. Nævnet vurderede, at anmodningen skulle behandles efter reglerne i miljøoplysningsloven, da den vedrørte sager om landzonetilladelse og lokalplanforhold, som er omfattet af nævnets kompetence efter Planloven § 58.

Undtagelse af interne dokumenter

Planklagenævnet fandt, at Helsingør Kommune var berettiget til at undtage visse oplysninger. De undtagne dokumenter var interne arbejdsdokumenter, såsom udkast til svar og interne e-mails, som kan undtages fra aktindsigt efter Forvaltningsloven § 12, stk. 1. Nævnet lagde vægt på, at kommunens afslag var i overensstemmelse med nævnets tidligere afgørelser i lignende sager for borgeren. Kommunen havde desuden foretaget den påkrævede konkrete afvejning efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3, mellem offentlighedens interesse i udlevering og de beskyttelsesinteresser, der begrunder undtagelsen.

Manglende og ulæselige dokumenter

Nævnet konstaterede, at de dokumenter, klageren mente manglede, enten var blevet udleveret i kommunens afgørelse eller eftersendt under klagesagens behandling. De mange sider med ulæselig tekst skyldtes ifølge kommunens redegørelse en teknisk fejl i forbindelse med en tidligere konvertering af filer til PDF-format. Planklagenævnet fandt på den baggrund ikke, at kommunen havde tilbageholdt dokumenter.

Forhold uden for nævnets behandling

Planklagenævnet behandlede ikke klagepunktet om kommunens journaliseringspligt. Spørgsmål om en kommunes overholdelse af journaliseringspligten er et tilsynsspørgsmål, der henhører under Ankestyrelsen i henhold til Kommunestyrelsesloven. Ligeledes blev klagepunkter vedrørende sager, der ikke var omfattet af den påklagede afgørelse, afvist.