Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i Hedensted Kommunes lokalplanforslag

Hedensted Kommune traf den 16. december 2024 afgørelse om delvist afslag på aktindsigt i dokumenter vedrørende forslag til lokalplan nr. 1211, Mindre ændring af lokalplan 197 for Blandet erhvervsområde nord for Gesagervej i Hedensted. Planklagenævnet modtog to klager over denne afgørelse. Sagen omhandlede spørgsmålet, om kommunen havde taget stilling til alle dokumenter, der var anmodet om aktindsigt i. Klageren anmodede om aktindsigt i en række specifikke dokumenter og oplysninger, herunder en risikovurdering (VVM), en ejendomsmæglervurdering, informationsskrivelser til boligejere og erhvervsvirksomheder, et byggeprojektforslag fra en mulig køber, grænseværdier for støj, referater fra politiske udvalgsmøder og byrådsbehandling af lokalplanforslaget, samt diverse korrespondance som e-mails, fax, telefonnotater og mødereferater. Derudover blev der anmodet om dokumentation for fremsendelse af høringsudkast til andre organisationer og myndigheder.

Kommunens afgørelse

Hedensted Kommune meddelte delvist afslag på aktindsigt med henvisning til Miljøoplysningsloven § 3. Kommunen anførte, at planlægningen ikke var vurderet efter VVM-reglerne, men SMV-reglerne, og at der ikke blev planlagt for risikovirksomheder. Kommunen oplyste desuden, at der ikke var foretaget en ejendomsmæglervurdering, og at der ikke fandtes et byggeprojektforslag fra en mulig køber eller en VVM-undersøgelse af forureningstilvæksten. Kommunen henviste til, at grænseværdier for støj ikke ændrede sig, og at virksomheder skulle overholde Miljøstyrelsens vejledende støjgrænser. Som dokumentation for fremsendelse af høringsudkast vedlagde kommunen en kvittering fra PlanData.dk.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet vurderede sin kompetence i sagen. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigten vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6, Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter [Planloven § 58].

• Dokumenter reguleret af planloven: Dokumenter vedrørende lokalplan nr. 1211 og et byggeprojektforslag, der kræver byggetilladelse i overensstemmelse med lokalplanen, faldt inden for Planklagenævnets kompetence.
• Dokumenter reguleret af miljølovgivningen: Anmodningen om aktindsigt i grænseværdier for støj vedrørte miljøforhold reguleret af miljøbeskyttelsesloven og faldt ikke inden for Planklagenævnets kompetence. Denne del af klagen blev videresendt til Miljø- og Fødevareklagenævnet, jf. Forvaltningsloven § 7, stk. 2.
• Dokumenter vedrørende ejendomsmæglervurdering: Denne del af klagen faldt heller ikke inden for Planklagenævnets kompetence og blev videresendt til Ankestyrelsen, jf. Forvaltningsloven § 7, stk. 2.

Regelsæt for aktindsigt

Planklagenævnet fastslog, at anmodningen om aktindsigt skulle behandles efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1, jf. Miljøoplysningsloven § 3, da et forslag til en lokalplan betragtes som en foranstaltning, der kan påvirke miljøelementer. Begrebet "miljøoplysninger" skal fortolkes bredt i overensstemmelse med praksis fra Folketingets Ombudsmand og EU-domstolen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter og identifikationskravet

Retten til aktindsigt omfatter kun oplysninger, der allerede er i myndighedens besiddelse. Myndigheden er ikke forpligtet til at tilvejebringe nye oplysninger. Klageren anførte, at kommunen ikke havde meddelt fuld aktindsigt i byggeprojektforslag, informationsskrivelser og dokumentation for udsendte høringsudkast. Kommunen oplyste, at byggeprojektforslaget og informationsskrivelserne ikke eksisterede. Planklagenævnet fandt ikke grundlag for at betvivle dette. Vedrørende høringsudkastene havde kommunen vedlagt en kvittering, som nævnet fandt tilstrækkelig.

Vedrørende identifikationskravet, jf. Offentlighedsloven § 4, stk. 3, bemærkede Planklagenævnet, at Hedensted Kommune ikke havde opfyldt sin forpligtelse til at gå i dialog med klageren for at identificere, hvad klageren konkret ønskede aktindsigt i vedrørende risikovurderingen (VVM).

Planklagenævnet traf følgende afgørelse i sagen:

Ophævelse og hjemvisning

Planklagenævnet ophævede den del af Hedensted Kommunes afgørelse, som vedrørte aktindsigt i risikovurdering (VVM), og hjemviste denne del af sagen til fornyet behandling i kommunen. Dette skyldtes, at kommunen ikke havde opfyldt sin forpligtelse til at gå i dialog med klageren for at identificere det ønskede materiale, jf. miljøoplysningsdirektivets artikel 3, stk. 3.

Planklagenævnet hjemviste desuden sagen til fornyet behandling i Hedensted Kommune for så vidt angår aktindsigt i et referat fra politisk udvalgsmøde og byrådets behandling af forslag til lokalplan nr. 1211, samt aktindsigt i e-mails, fax, telefonnotater, breve, al digitalpost, post-it sedler, interne og eksterne dataudvekslinger samt mødereferater vedrørende lokalplanforslaget. Dette skyldtes, at det ikke udtrykkeligt fremgik af kommunens afgørelse, at der var taget stilling til disse punkter.

Ikke medhold i klagen

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen for så vidt angår aktindsigt i:

• Informationsskrivelser: Kommunen havde oplyst, at disse ikke var sendt, da det ikke var et lovkrav, og nævnet fandt ikke grundlag for at antage andet.
• Oplysninger vedrørende et byggeprojektforslag fra en mulig køber: Kommunen havde oplyst, at et sådant forslag ikke fandtes, og nævnet fandt ikke grundlag for at antage andet.
• Fremsendte høringsudkast til andre organisationer og myndigheder m.m.: Kommunen havde vedhæftet en kvittering fra Plandata.dk, som nævnet fandt tilstrækkelig dokumentation.

Instruktioner for fornyet behandling

Planklagenævnet pålagde Hedensted Kommune at behandle de hjemviste dele af sagen i overensstemmelse med følgende:

• Kommunen skal gå i dialog med klageren om den nærmere forståelse af anmodningen om aktindsigt vedrørende risikovurderingen (VVM).
• Kommunen skal konkret tage stilling til, om der foreligger dokumenter/oplysninger omfattet af anmodningen, og om der kan meddeles aktindsigt i disse.
• Såfremt aktindsigt nægtes, skal afgørelsen ledsages af en konkret begrundelse, der beskriver overvejelser ved anvendelse af undtagelsesbestemmelser, ekstraheringspligtige oplysninger, afvejningsreglen i Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3, og princippet om meroffentlighed.

Planklagenævnet beklagede den lange sagsbehandlingstid. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, og er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.