Afgørelse om aktindsigt i sms-kommunikation vedrørende lokalplan 9-9B i Ærø Kommune

Klageren anmodede den 9. maj 2024 Ærø Kommune om aktindsigt i sms-kommunikation mellem tre navngivne personer vedrørende lokalplan 9-9B, dækkende perioden fra januar 2021 til 9. maj 2024.

Sagsbehandlingstid og klageforløb

Efter klagerens rykker og klage over sagsbehandlingstiden den 30. maj 2024, forlængede Ærø Kommune fristen for besvarelse to gange, først til 2. august 2024 og derefter til 2. november 2024. Begrundelsen var, at kommunen behandlede en række ældre aktindsigtsanmodninger.

Planklagenævnet modtog den 3. juni 2024 en klage over kommunens sagsbehandlingstid. Nævnet gav den 16. august 2024 klageren medhold i denne klage og hjemviste sagen til kommunen med påbud om at træffe afgørelse hurtigst muligt, og senest inden for én måned.

Kommunens afslag på aktindsigt

Den 10. september 2024 traf Ærø Kommune afgørelse om afslag på aktindsigt. Kommunen begrundede afslaget med, at den ikke var i besiddelse af den efterspurgte sms-kommunikation.

Klage til Planklagenævnet

Klageren indbragte den 18. september 2024 kommunens afgørelse for Planklagenævnet. Klagen omhandlede primært spørgsmålet om, hvorvidt kommunen havde tilbageholdt oplysninger fra aktindsigt. Klageren anførte desuden, at kommunen havde pligt til at journalisere relevant sms-kommunikation.

Planklagenævnet har behandlet klagen over Ærø Kommunes afslag på aktindsigt i sms-kommunikation vedrørende lokalplan 9-9B. Nævnet kan ikke give medhold i klagen, hvilket betyder, at kommunens afgørelse står ved magt.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet vurderede sin kompetence til at behandle klagen. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigtsbegæringen vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6, Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da anmodningen om aktindsigt vedrørte oplysninger om en lokalplan, som falder under Planklagenævnets kompetence i henhold til Planloven § 58, fandt nævnet sig kompetent til at behandle klagen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Retten til aktindsigt omfatter kun eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. En kommune er ikke forpligtet til at udarbejde dokumenter, der ikke allerede findes. Ærø Kommune oplyste, at den efterspurgte sms-kommunikation ikke var journaliseret i kommunens sagssystemer og dermed ikke eksisterede i en form, der kunne udleveres. Planklagenævnet fandt ikke grundlag for at antage, at kommunens oplysning var ukorrekt. På den baggrund konkluderede nævnet, at kommunen ikke havde overtrådt reglerne om aktindsigt ved ikke at udlevere dokumenter, der ifølge kommunen ikke eksisterede. Nævnet fandt det unødvendigt at tage stilling til, hvilket specifikt regelsæt (offentlighedsloven, forvaltningsloven eller miljøoplysningsloven) der skulle anvendes, da det ikke ville ændre resultatet.

Forhold der ikke behandles

Planklagenævnet tog ikke stilling til klagerens anbringende om Ærø Kommunes journaliseringspligt. Nævnet bemærkede, at det ikke har kompetence til at behandle klager over isolerede sagsbehandlingsspørgsmål eller forvaltningsretlige normer og principper, der ikke har betydning for gyldigheden af en afgørelse, der er påklaget til nævnet. Spørgsmålet om journaliseringspligt henvises til Ankestyrelsen.

Afsluttende bemærkninger

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen over Ærø Kommunes afgørelse af 10. september 2024 om aktindsigt. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, og er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.