Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i Hvidovre Kommune vedrørende korrespondance og mødereferater

Sagen omhandler en klage over Hvidovre Kommunes afgørelse af 16. juli 2024 om aktindsigt i tidligere undtagne dokumenter, korrespondance og mødereferater. Afgørelsen blev truffet på baggrund af en tidligere afgørelse fra Planklagenævnet af 4. juli 2024, som ophævede kommunens oprindelige delvise afslag på aktindsigt og hjemviste sagen til fornyet behandling.

Indledende aktindsigtsanmodning og afslag

Klageren anmodede den 31. oktober 2022 om aktindsigt i dokumenter vedrørende udarbejdelse af en ny lokalplan, herunder arbejdsgruppens arbejde, Byplanvedtægt A14, forældede servitutter og tidligere korrespondance med en navngiven kommunal medarbejder fra 2021 og 2016. Hvidovre Kommune traf den 8. november 2022 afgørelse om delvist afslag på aktindsigt i en række dokumenter med henvisning til Offentlighedsloven § 23. Kommunen oplyste desuden, at den efterspurgte korrespondance med den navngivne medarbejder ikke kunne findes.

Planklagenævnets første afgørelse

Planklagenævnet modtog den 25. december 2023 en klage over kommunens afgørelse. Den 4. juli 2024 traf Planklagenævnet afgørelse i sagen og fandt, at undtagelsen af dokumenterne burde være vurderet efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1, og ophævede derfor kommunens afgørelse og hjemviste den til fornyet behandling. Nævnet bemærkede, at retten til aktindsigt udelukkende omfatter eksisterende dokumenter, og at der ikke var grundlag for at antage, at oplysningen om den manglende korrespondance var ukorrekt. Nævnet opfordrede desuden kommunen til at overveje yderligere aktindsigt som følge af klagerens supplerende bemærkninger af 3. juli 2024.

Ny anmodning og kommunens afgørelse

I sine supplerende bemærkninger af 3. juli 2024 anmodede klageren om aktindsigt i korrespondance med en navngiven medarbejder fra 2016 og 2021 samt mødereferater fra tre lokaludvalgsmøder. Hvidovre Kommune traf den 16. juli 2024 afgørelse om fuld aktindsigt i de tidligere undtagne dokumenter. Kommunen fastholdt dog, at den efterspurgte korrespondance med den navngivne ansatte ikke kunne fremfindes, og at der ikke forelå digitale mødereferater fra to af møderne, kun håndskrevne noter. Et digitalt notat fra et af møderne blev udleveret.

Klagen til Planklagenævnet

Planklagenævnet modtog den 21. august 2024 en klage over kommunens afgørelse af 16. juli 2024. Klageren anførte, at der fortsat manglede korrespondance med tre forskellige navngivne medarbejdere (fra 2016, 2021 og ca. 30 mails med en borgerrådgiver og en anden medarbejder) samt referater fra tre lokaludvalgsmøder. Klageren ønskede desuden oplysning om navnene på deltagerne i lokaludvalgsmøderne.

Planklagenævnet kan ikke give medhold i klagen over Hvidovre Kommunes afgørelse af 16. juli 2024 om aktindsigt. Dette betyder, at kommunens afgørelse gælder.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet er kompetent til at behandle klager over afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger, når disse vedrører kommunale afgørelser efter planloven. Nævnets kompetence er fastsat i Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6 og Planloven § 58.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Planklagenævnet bemærker, at retten til aktindsigt udelukkende omfatter eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1, og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. En kommune er ikke forpligtet til at udarbejde dokumenter, der ikke allerede findes.

• Korrespondance: Kommunen har oplyst, at den efterspurgte korrespondance med den første navngivne medarbejder fra 2016 og 2021 ikke findes. Planklagenævnet finder ikke grundlag for at antage, at dette er ukorrekt, og kommunen har derfor ikke overtrådt reglerne om aktindsigt.
• Mødereferater: Kommunen har oplyst, at referater fra to af lokaludvalgsmøderne ikke findes, da de var håndskrevne og ikke digitalt journaliseret. Nævnet finder ikke grundlag for at antage, at dette er ukorrekt, og lægger vægt på, at et digitalt notat fra ét møde er udleveret. Kommunen har derfor ikke overtrådt reglerne om aktindsigt.
• Anden korrespondance: For så vidt angår korrespondance med en anden navngiven sagsbehandler, har kommunen meddelt fuld aktindsigt, og nævnet har modtaget dokumenter, hvoraf korrespondancen fremgår som udleveret. Hvis der er tale om anden korrespondance, henvises klageren til at anmode om aktindsigt på ny.
• Tredje korrespondance: Vedrørende korrespondance med en tredje navngiven medarbejder, forstår nævnet kommunens bemærkninger således, at kommunen ikke er i besiddelse af yderligere materiale på de to sagsnumre, der er anmodet om aktindsigt i. Nævnet finder ikke grundlag for at antage, at dette er ukorrekt.
• Navne på deltagere: Klagerens ønske om oplysning om navne på deltagere ved de tre lokaludvalgsmøder anses som en ny anmodning om aktindsigt og oversendes til behandling hos Hvidovre Kommune.

Forhold der ikke behandles

Kommunens notat- og journaliseringspligt

Planklagenævnet har ikke kompetence til at tage stilling til klager over isolerede sagsbehandlingsspørgsmål eller forvaltningsretlige normer og principper, som ikke har betydning for gyldigheden af en afgørelse. Spørgsmålet om, hvorvidt håndskrevne notater burde være journaliseret, eller om der burde være skrevet referat fra møderne, falder uden for nævnets kompetence. Nævnet henviser i den forbindelse til Ankestyrelsen.

Konklusion

Planklagenævnet kan ikke give medhold i klagen over Hvidovre Kommunes afgørelse af 16. juli 2024 om aktindsigt. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4. Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.