Planklagenævnets afgørelse om sagsbehandlingstid i aktindsigtssag vedrørende lokalplan 9-9B i Ærø Kommune

Planklagenævnet behandlede en klage over Ærø Kommunes manglende stillingtagen til en anmodning om aktindsigt. Klageren havde den 9. maj 2024 anmodet om aktindsigt i sms-kommunikation mellem kommunaldirektør, teknikdirektør og/eller borgmester vedrørende lokalplan 9-9B i perioden fra januar 2021. Den 30. maj 2024 rykkede klageren kommunen og klagede samtidig over sagsbehandlingstiden.

Kommunens fristforlængelser

Ærø Kommune meddelte den 3. juni 2024, at aktindsigtsanmodningen blev behandlet efter reglerne i Miljøoplysningsloven og 1985-offentlighedsloven § 16, stk. 2. Kommunen oplyste, at det ikke var muligt at besvare anmodningen inden for 10 dage og forventede at færdigbehandle den inden den 2. august 2024. Begrundelsen var, at kommunen behandlede en række ældre aktindsigtsanmodninger. Den 20. juni 2024 orienterede kommunen om yderligere fristforlængelse til den 2. november 2024 med samme begrundelse.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet vurderede sin kompetence til at behandle klagen over sagsbehandlingstiden. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigten vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6, Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder lokalplaner, og da det anmodede materiale sandsynligvis vedrører en sag under planloven, fandt nævnet sig kompetent til at behandle klagen over sagsbehandlingstiden.

Anvendelse af regelsæt for aktindsigt

Nævnet overvejede, om sms-kommunikation om en lokalplan udgør miljøoplysninger. Ifølge Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1 og Miljøoplysningsloven § 3 defineres miljøoplysninger bredt til at omfatte oplysninger, der indirekte vedrører miljøet, herunder politikker, lovgivning og planer. Med henvisning til praksis fra Folketingets Ombudsmand og EU-Domstolen (sag C-321/96, Mecklenburg) fastslog nævnet, at korrespondance om lokalplaner som udgangspunkt er miljøoplysninger. Da Ærø Kommune selv havde vurderet, at anmodningen skulle behandles efter Miljøoplysningsloven, skulle aktindsigten behandles efter denne lovs regler.

Planklagenævnet behandlede klagen over Ærø Kommunes sagsbehandlingstid. Selvom hverken Forvaltningsloven, Offentlighedsloven § 4, stk. 1 (1985-versionen) eller Miljøoplysningsloven indeholder hjemmel til særskilt at påklage sagsbehandlingstiden, følger det af Offentlighedsloven § 39, stk. 1, at en myndigheds sagsbehandlingstid kan påklages særskilt, hvis anmodningen ikke er færdigbehandlet inden 14 dage. Planklagenævnet fandt, at Offentlighedsloven (2013-versionen) skulle anvendes, da den medfører en bedre retsstilling for aktindsigt i miljøoplysninger, idet Miljøoplysningsloven er en minimumslov.

Manglende overholdelse af frister

Nævnet vurderede, at Ærø Kommune ikke havde behandlet anmodningen om aktindsigt i overensstemmelse med fristerne i Miljøoplysningsloven § 4, stk. 3. Denne bestemmelse kræver, at sager afgøres hurtigst muligt og senest én måned efter modtagelsen, eller to måneder for komplekse sager. EU-Domstolen (sag C-186/04, Housieau) har fastslået, at to-måneders fristen er ufravigelig.

Planklagenævnet lagde vægt på, at anmodningen blev sendt den 9. maj 2024, og kommunen først den 3. juni 2024 meddelte en forventet færdigbehandling den 2. august 2024, og senere den 20. juni 2024 forlængede fristen til den 2. november 2024. Nævnet fandt, at der ikke var tale om et særligt komplekst tilfælde, der kunne begrunde en udskydelse ud over to-måneders fristen, da anmodningen var præcist afgrænset. Utilstrækkelige ressourcer hos myndigheden kan ikke begrunde en forlængelse af sagsbehandlingstiden.

Afgørelse og hjemvisning

Planklagenævnet gav klageren medhold i klagen over sagsbehandlingstiden og hjemviste sagen til behandling i Ærø Kommune. Kommunen skal nu hurtigst muligt, og senest inden for én måned, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 3, træffe en afgørelse i sagen.

Ærø Kommune skal i sin videre behandling:

• Konkret tage stilling til, om der findes dokumenter omfattet af anmodningen, og om der kan meddeles aktindsigt efter Miljøoplysningsloven.
• Hvis aktindsigt nægtes, skal afgørelsen begrundes konkret, herunder med overvejelser om undtagelsesbestemmelser, afvejningsreglen i Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3, og princippet om meroffentlighed.

Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4. Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.