Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i Helsingør Kommunes korrespondance

Sagen omhandler en klage over Helsingør Kommunes afgørelser om aktindsigt i korrespondance mellem Planklagenævnet og kommunen vedrørende en ejendom i Hellebæk. Klageren anmodede oprindeligt i marts 2019 Helsingør Kommune om aktindsigt i alt materiale vedrørende ejendommen fra august 2013. Kommunen meddelte delvis aktindsigt i april 2019, hvilket klageren påklagede til Planklagenævnet i juli 2020. Planklagenævnet ophævede kommunens afgørelse i juli 2021 og hjemviste sagen til fornyet behandling.

I juni 2023 anmodede klageren Planklagenævnet om aktindsigt i nævnets kommunikation med Helsingør Kommune vedrørende ejendommen i perioden fra maj 2019 til juni 2023. Planklagenævnet meddelte delvis aktindsigt i september 2023 og oversendte dele af anmodningen til Helsingør Kommune, da kommunen blev vurderet som rette myndighed til at behandle disse dele. Med oversendelsen fulgte aktlister, der markerede de relevante dokumenter.

Kommunens afgørelser og klagepunkter

Helsingør Kommune traf i perioden december 2023 til februar 2024 i alt 64 afgørelser om helt eller delvis aktindsigt. Det fremgik af kommunens afgørelser, at Planklagenævnets aktliste var vedlagt, men det fremsendte aktindsigtsmateriale var ikke påført dokumenttitler eller sidetal. Klageren anmodede i december 2023 om at få tilsendt Planklagenævnets aktliste, som kommunen udleverede i februar 2024.

Klageren indgav klage til Planklagenævnet i marts 2024 med følgende hovedpunkter:

• De filnavne, der var angivet i Helsingør Kommunes afgørelser, var ikke tilstrækkeligt identificerbare eller beskrivende.
• Det udleverede materiale manglede dokumentnumre, hvilket gjorde det umuligt at verificere, hvilke dokumenter der var meddelt aktindsigt i.
• En række sider i det udleverede materiale bestod af krypteret skrift, hvilket klageren opfattede som tilbageholdte dokumenter.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet vurderede sin kompetence til at behandle klagen. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigtsbegæringen vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. Tilsvarende regler findes i Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, og anmodningen om aktindsigt vedrørte kommunikation om klagerens ejendom, fandt nævnet sig kompetent til at behandle klagen.

Planklagenævnet har behandlet klagen over Helsingør Kommunes afgørelser om aktindsigt og har truffet afgørelse om to hovedspørgsmål: kommunens overholdelse af reglerne om udlevering af aktliste og spørgsmålet om tilbageholdte dokumenter.

Manglende udlevering af aktlister og utilstrækkelig identifikation

Planklagenævnet bemærkede, at Helsingør Kommune først udleverede Planklagenævnets oversendelsesbrev med aktlister i februar 2024 efter klagerens anmodning. Desuden oplyste kommunen, at det fremsendte aktindsigtsmateriale ikke var påført dokumenttitler eller sidetal. Dette er i strid med principperne for aktindsigt, som følger af Forvaltningsloven § 9, stk. 2 og [Offentlighedsloven § 7, stk. 2), samt Forvaltningsloven § 10, stk. 1 og Offentlighedsloven § 5, stk. 1 for miljøoplysninger, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. Disse bestemmelser indebærer, at myndigheden på eget initiativ skal meddele aktindsigt i sagens aktliste for at give den aktindsigtssøgende mulighed for at kontrollere, om alle relevante dokumenter er udleveret. På baggrund heraf fandt Planklagenævnet, at klageren ikke havde haft mulighed for at identificere og kontrollere det udleverede materiale.

Spørgsmål om tilbageholdte dokumenter

Vedrørende klagerens anførelse om "krypteret skrift" i det udleverede materiale, forklarede Helsingør Kommune, at dette skyldtes en teknisk fejl under konvertering af filer til PDF i forbindelse med en tidligere oversendelse af sager til Planklagenævnet. Kommunen oplyste, at filen, som blev sendt til nævnet, havde dette indhold, og at den samme fil var udleveret til klageren. Planklagenævnet fandt på baggrund af kommunens forklaring, at der ikke var tilbageholdt dokumenter fra aktindsigt, og kunne derfor ikke give medhold i dette klagepunkt.

Afgørelse

Planklagenævnet ophæver Helsingør Kommunes afgørelser af 13. december 2023, 15. december 2023, 5. februar 2024, 6. februar 2024, 7. februar 2024, 8. februar 2024 og 9. februar 2024 om aktindsigt og hjemviser sagen til fornyet behandling i kommunen. Kommunens nye behandling af sagen skal sikre, at aktliste og aktindsigtsmateriale udleveres på en måde, der gør det muligt for klageren at kontrollere, om alle relevante dokumenter er modtaget. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, og er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.