Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i Helsingør Kommunes sag vedrørende afslag på landzonetilladelse og dispensation

Helsingør Kommune meddelte den 6. oktober 2023 et delvist afslag på aktindsigt i en sag (sagsnr. 16/20716) vedrørende kommunens afslag på landzonetilladelse og lovliggørende dispensation fra lokalplan nr. 4.33. Sagen omhandlede en parkeringsplatform, solkrog, skur og halvtag på ejendommen A1 samt et påbud om fysisk lovliggørelse af forholdene. Klageren indbragte afgørelsen for Planklagenævnet.

Sagens tidligere forløb

Klageren anmodede den 12. marts 2019 Helsingør Kommune om aktindsigt i alt materiale vedrørende ejendommen A1 fra 1. august 2013. Kommunen identificerede 32 sager og gav den 25. april 2019 helt eller delvist afslag på aktindsigt i 14 af disse. Planklagenævnet ophævede den 16. juli 2021 kommunens afgørelse og hjemviste sagen til fornyet behandling, da kommunen ikke havde foretaget en tilstrækkelig konkret afvejning efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3.

Den 20. juli 2022 gav Helsingør Kommune igen delvist afslag på aktindsigt i sag 16/201716 med henvisning til Miljøoplysningsloven, jf. den tidligere gældende Forvaltningsloven, da klageren var part i sagen. Kommunen undtog en række dokumenter helt eller delvist fra aktindsigt, herunder dokument nr. 1, 11, 101, 102 og 148.

Undtagne dokumenter og kommunens begrundelse

Kommunen begrundede afslaget med, at de undtagne dokumenter var interne arbejdsdokumenter, som ikke var afgivet til udenforstående, jf. Forvaltningsloven § 12, stk. 1. Kommunen anførte, at hensynet til beskyttelsen af kommunens interne arbejdsproces var tungtvejende, da dokumenterne indeholdt juridiske overvejelser og vurderinger af sagen. Kommunen fandt heller ikke, at der var ekstraheringspligtige oplysninger, jf. Forvaltningsloven § 12, stk. 2, og afviste at give aktindsigt efter princippet om meroffentlighed, jf. Forvaltningsloven § 10, stk. 1.

• Dokument nr. 1: Bestod af en e-mail af 20. september 2016 mellem fire kommunale medarbejdere med to bilag. Bilag 2 (internt notatudkast af 19. september 2016 med skema og fotos) blev delvist undtaget.
• Dokument nr. 11: Bestod af en e-mail af 15. november 2016 mellem fire kommunale medarbejdere med fem bilag. E-mailen og bilag 1 (afgørelsesudkast) blev undtaget i deres helhed, og bilag 3 (notatudkast med skema og fotos) delvist.
• Dokument nr. 101 og 102: Begge dokumenter indeholdt en e-mail af 21. januar 2018 fra klageren om legalitetskontrol samt en intern e-mailkorrespondance fra 22.-24. januar 2018 vedrørende besvarelse af klagerens henvendelse. Et bilag med kommunens udkast til besvarelse var vedhæftet. Kommunen undtog begge dokumenter i deres helhed.
• Dokument nr. 148: Indeholdt e-mails fra klageren og den daværende ejer samt en intern e-mailkorrespondance fra 30. april 2018 til 4. maj 2018 vedrørende besvarelse af henvendelserne. Bilag 2 (svarudkast af 23. april 2018 på genoptagelsesanmodning) blev undtaget i sin helhed.

Kommunens genvurdering

Helsingør Kommune foretog den 6. oktober 2023 en genvurdering og fandt grundlag for at udlevere en række tidligere undtagne dokumenter og oplysninger, dog med undtagelse af dele af dokument nr. 1, 11 og 148 samt hele dokument nr. 101 og 102. Kommunen fastholdt sin begrundelse om beskyttelse af interne overvejelser og vurderinger.

Planklagenævnet behandlede klagen over Helsingør Kommunes afgørelse om aktindsigt. Nævnet fastslog sin kompetence til at behandle sagen, da den omhandlede en kommunal afgørelse efter Planloven § 58 vedrørende landzonetilladelse og dispensation fra lokalplan.

Anvendt regelsæt

Nævnet vurderede, at klageren var part i sagen, og at anmodningen om aktindsigt derfor skulle behandles efter Forvaltningsloven § 9, stk. 1 eller Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1, jf. Forvaltningsloven. Da oplysningerne i sagen om afslag på retlig lovliggørelse og påbud om fysisk lovliggørelse af byggeri udgjorde miljøoplysninger i henhold til Miljøoplysningsloven § 3, skulle aktindsigtsanmodningen behandles efter miljøoplysningslovens regler.

Planklagenævnets vurdering af undtagne dokumenter

Nævnet gennemgik de undtagne dokumenter og foretog en konkret afvejning af offentlighedens interesser over for de interesser, der varetages ved at afslå udlevering, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3.

Dokument nr. 1 og 11

Planklagenævnet fandt, at bilag 2 i dokument nr. 1 og bilag 3 i dokument nr. 11 var interne dokumenter, jf. Forvaltningsloven § 12, stk. 1. Nævnet vurderede dog, at de undtagne oplysninger indeholdt faktuelle oplysninger, som var ekstraheringspligtige, jf. Forvaltningsloven § 12, stk. 2, og derfor skulle udleveres. Desuden fandt nævnet, at de øvrige undtagne oplysninger i disse bilag kunne udleveres efter den konkrete afvejning i Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3, da størstedelen af oplysningerne var identiske med allerede udleverede dokumenter. Nævnet fastholdt dog kommunens ret til at undtage foreløbige juridiske vurderinger.

Dokument nr. 101 og 102

Nævnet fastslog, at klagerens e-mail af 21. januar 2018 i dokument nr. 101 og 102 ikke var omfattet af Forvaltningsloven § 12, stk. 1, og derfor skulle udleveres. Den interne e-mailkorrespondance og det vedhæftede bilag blev anset for interne dokumenter. Nævnet fandt, at størstedelen af disse oplysninger ikke kunne undtages efter den konkrete afvejning i Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3, da de enten var identiske med allerede udleverede dokumenter eller ikke indeholdt beskyttelsesværdige overvejelser. Enkelte sætninger og interne vurderinger, der vedrørte kommunens interne beslutningsproces, kunne dog fortsat undtages.

Dokument nr. 148

Planklagenævnet fandt, at den interne e-mailkorrespondance og bilag 2 (svarudkast) var interne dokumenter, jf. Forvaltningsloven § 12, stk. 1, og ikke indeholdt ekstraheringspligtige faktuelle oplysninger. Nævnet henviste til en tidligere afgørelse (sagsnr. 23/12252), hvor kommunen var blevet pålagt at udlevere disse oplysninger. På baggrund heraf skulle kommunen udlevere e-mailkorrespondancen i dens helhed og dele af bilag 2.

Afgørelse

Planklagenævnet ændrede Helsingør Kommunes afgørelse om delvist afslag på aktindsigt for dokument nr. 1, 11, 101, 102 og 148. Kommunen blev pålagt at udlevere yderligere oplysninger som specificeret i nævnets vurdering. Afgørelsen er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.