Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i oplysninger om dispensationer fra lokalplaner

Københavns Kommune traf den 24. november 2022 afgørelse om afslag på aktindsigt i oplysninger vedrørende kommunens behandling af ansøgninger om dispensationer fra lokalplaner. Klageren anmodede specifikt om aktindsigt i køen for sagsnummer 963255, antallet af sager foran i samme kategori, samt ansøgnings- og afgørelsesdatoer for den senest afsluttede sag i samme kategori, herunder selve ansøgningen og afgørelsen for denne sag.

Kommunen orienterede klageren om, at de ikke var i besiddelse af statistikker over enkelte sagstyper, og at sagsbehandlingstiden varierede. De oplyste dog, at der var 2-3 sager foran den konkrete sag, og at klageren kunne forvente svar inden for 2 uger. Klageren præciserede efterfølgende sin anmodning til at omfatte faktuelle oplysninger om ansøgnings- og svardato for den senest afsluttede sag samt dennes ansøgning og afgørelse.

Kommunens afslag på aktindsigt

Københavns Kommune afslog aktindsigt med henvisning til identifikationskravet i Offentlighedsloven § 9, stk. 1. Kommunen begrundede afslaget med, at anmodningen var for generelt formuleret, og at deres sags- og journaliseringssystemer udelukkende var baseret på stedsangivelse (f.eks. adresser og matrikelnumre), hvilket gjorde det umuligt at søge på sagstype. Kommunen fandt heller ikke, at princippet om meroffentlighed kunne føre til, at konkretiseringskravet kunne fraviges.

Planklagenævnet har behandlet klagen over Københavns Kommunes afslag på aktindsigt. Nævnet fastslog sin kompetence til at behandle sagen, da anmodningen om aktindsigt vedrørte oplysninger om kommunens behandling af ansøgninger om dispensationer fra lokalplaner, hvilket falder under nævnets klagekompetence i henhold til Planloven § 58. Dette gælder uanset, hvilket regelsæt aktindsigtsanmodningen skulle behandles efter, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6, Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4.

Regelsæt for aktindsigt

Nævnet konstaterede, at Københavns Kommune havde truffet afgørelse efter Offentlighedsloven uden at vurdere, om oplysningerne udgjorde miljøoplysninger. Planklagenævnet fandt, at de anmodede oplysninger potentielt kunne udgøre miljøoplysninger i henhold til Miljøoplysningsloven § 3, da en dispensation fra en lokalplan kan påvirke miljøelementer. Dette indebærer, at anmodningen muligvis skulle have været behandlet efter Miljøoplysningsloven, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1, hvilket udgjorde en retlig mangel ved kommunens afgørelse.

Identifikationskrav og vejledningspligt

Kommunen havde afslået aktindsigt med henvisning til, at anmodningen var for generel, jf. Offentlighedsloven § 9, stk. 1 og 1985-offentlighedsloven § 4, stk. 3. Planklagenævnet fremhævede, at selvom der gælder et identifikationskrav, har myndighederne en pligt til at bistå den aktindsigtssøgende med at præcisere anmodningen, især når det drejer sig om miljøoplysninger, jf. miljøoplysningsdirektivets artikel 3, stk. 3. Denne vejledningspligt følger også af almindelige retsgrundsætninger, god forvaltningsskik og Forvaltningsloven § 7, stk. 1.

Planklagenævnet vurderede, at Københavns Kommune ikke i tilstrækkeligt omfang havde opfyldt sin forpligtelse til at gå i dialog med klageren for at identificere de ønskede oplysninger, før afslag blev givet. Dette gjaldt uanset, om sagen skulle behandles efter Miljøoplysningsloven eller Offentlighedsloven.

Afgørelse og hjemvisning

På baggrund af de konstaterede mangler ophævede Planklagenævnet Københavns Kommunes afgørelse af 24. november 2022 og hjemviste sagen til fornyet behandling i kommunen. Kommunen skal i den fornyede behandling:

• Gå i dialog med klageren for at opnå en nærmere forståelse og afgrænsning af aktindsigtsanmodningen.
• Vurdere, om de anmodede oplysninger og dokumenter er miljøoplysninger, og om anmodningen derfor skal behandles efter Miljøoplysningsloven, jf. 1985-offentlighedsloven.
• Hvis aktindsigt fortsat afslås, skal afgørelsen ledsages af en konkret begrundelse, der inkluderer kommunens overvejelser vedrørende anvendelse af undtagelsesbestemmelser, afvejningsreglen i Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3, og princippet om meroffentlighed.

Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, og er endelig, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.