Afgørelse om aktindsigt i sag om etablering af hestepension/ridebane

Favrskov Kommune traf den 22. december 2021 afgørelse om aktindsigt i en sag vedrørende etablering af hestepension og ridebane på en specifik adresse. Planklagenævnet modtog en klage over denne afgørelse og behandlede to hovedspørgsmål: om kommunen havde taget stilling til alle anmodede dokumenter, og om reglerne for udlevering af en aktliste var overholdt. Nævnet kunne ikke give medhold i klagen, men udleverede dog aktlisten i kommunens sag.

Anmodning om aktindsigt

Klageren, repræsenteret ved advokat, anmodede den 7. december 2021 Favrskov Kommune om aktindsigt i flere dokumenter. Disse omfattede ansøgninger om landzonetilladelse til etablering af ridebane og hestepension, ansøgning om ændring af vilkår for landzonetilladelsen, byggetilladelse til ridebanen, håndtering af underlag til ridebanen samt en oversigt og redegørelse for alternative placeringer af ridebanen.

Kommunens afgørelse og klagen

Favrskov Kommune meddelte den 22. december 2021 fuld aktindsigt i sagen. Klagen blev modtaget af Planklagenævnet den 25. maj 2022. Kommunen oplyste den 23. januar 2023, at der var meddelt fuld aktindsigt, og at ingen notater eller mødereferater var undtaget eller udeladt. Kommunen bekræftede også at have udleveret en aktliste i forbindelse med afgørelsen om aktindsigt og fremsendte denne til nævnet.

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen over Favrskov Kommunes afgørelse om aktindsigt, men udleverede dog aktlisten i kommunens sag.

Planklagenævnets kompetence

Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigten vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. Tilsvarende følger af Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder landzonetilladelser, fandt nævnet sig kompetent til at behandle klagen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Klageren anførte, at den meddelte aktindsigt ikke var fyldestgørende, da mange akter, herunder telefonnotater og mødereferater, manglede. Retten til aktindsigt omfatter kun eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. En kommune er ikke forpligtet til at udarbejde nye dokumenter. Favrskov Kommune oplyste, at de havde meddelt fuld aktindsigt og ikke var i besiddelse af yderligere dokumenter. Planklagenævnet fandt ikke grundlag for at antage, at dette var ukorrekt, og kommunen havde derfor ikke overtrådt reglerne.

Aktlister

Klageren anførte også, at der ikke var modtaget en aktliste. Det fremgår af Forvaltningsloven § 9, stk. 2 og Offentlighedsloven § 7, stk. 2, at aktindsigt omfatter indførelser i journaler og fortegnelser. Tilsvarende gælder for Forvaltningsloven § 10, stk. 1 og Offentlighedsloven § 5, stk. 1 ved miljøoplysninger, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. Formålet er at give den aktindsigtssøgende mulighed for at kontrollere, om alle relevante dokumenter er udleveret. Planklagenævnet konstaterede, at Favrskov Kommune havde fremsendt en aktliste til klageren. Selvom klageren angav ikke at have modtaget den, fandt nævnet, at kommunen ikke havde overtrådt reglerne, men valgte dog at udlevere aktlisten til klageren.

Forhold, som ikke behandles

Planklagenævnet har ikke kompetence til at behandle klager over isolerede sagsbehandlingsspørgsmål, der ikke påvirker gyldigheden af en afgørelse. Klagerens anbringende om manglende overholdelse af notatpligten ville ikke medføre ugyldighed af kommunens aktindsigtsafgørelse, og nævnet tog derfor ikke stilling hertil.