Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i Jammerbugt Kommunes byggesag vedrørende sommerhus

Jammerbugt Kommune traf den 29. september 2021 afgørelse om aktindsigt i en byggesag vedrørende en tilbygning og kælder til et eksisterende sommerhus på en specifik adresse. Klagerne anmodede den 30. august 2021 om aktindsigt i sagen, da de ønskede indsigt i årsagerne til et langt sagsforløb med tre sagsbehandlinger. Efter en rykker fra klagerne den 27. september 2021, meddelte kommunen fuld aktindsigt den 29. september 2021 med henvisning til forvaltningsloven.

Planklagenævnet modtog klagen den 20. februar 2023. Klagen omhandlede primært, at kommunen angiveligt havde tilbageholdt dokumenter fra aktindsigten, herunder korrespondance mellem kommunen og arkitekten vedrørende afklaring af passage mellem sommerhuset og tilbygningen.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet vurderede sin kompetence til at behandle sagen. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigten vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. Tilsvarende følger af Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder byggetilladelser der vurderes i forhold til lokalplaner, fandt nævnet sig kompetent til at behandle klagen, uanset hvilket regelsæt der måtte finde anvendelse for aktindsigtsanmodningen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Klagerne gjorde gældende, at kommunen ikke havde fremsendt alt relevant materiale. Retten til aktindsigt omfatter kun eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og [Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1]. Kommunen er således ikke forpligtet til at udarbejde nye dokumenter, der ikke allerede findes. Jammerbugt Kommune oplyste, at de havde meddelt fuld aktindsigt i sagen og ikke var i besiddelse af yderligere dokumenter, herunder den efterspurgte korrespondance. Planklagenævnet fandt ikke grundlag for at antage, at dette ikke var korrekt.

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen over Jammerbugt Kommunes afgørelse om aktindsigt. Nævnet fandt, at kommunen ikke havde overtrådt reglerne om aktindsigt ved ikke at udlevere yderligere dokumenter, da kommunen havde oplyst, at sådanne dokumenter ikke eksisterede i sagen. Nævnet fandt ikke grundlag for at betvivle kommunens oplysninger.

Forhold der ikke blev behandlet

Planklagenævnet valgte ikke at behandle visse klagepunkter:

• Sagsbehandlingstid: Klagen over, at kommunen ikke havde overholdt fristen for behandling af aktindsigtsanmodningen, blev ikke behandlet. Dette skyldtes, at kommunen allerede havde behandlet anmodningen, og en behandling af dette klagepunkt ville ikke kunne medføre ugyldighed af kommunens afgørelse.
• Notat- og journaliseringspligt: Klagen over, at Jammerbugt Kommune ikke havde overholdt notat- og journaliseringspligten, blev heller ikke behandlet. Planklagenævnet har ikke kompetence til at tage stilling til isolerede sagsbehandlingsspørgsmål, der ikke har betydning for gyldigheden af en afgørelse, der er påklaget til nævnet. Tilsidesættelse af offentlighedslovens regler om notatpligt ville i den konkrete sag ikke kunne medføre ugyldighed af kommunens afgørelse om aktindsigt.

Afgørelsen blev truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.