Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i sag om kommuneplantillæg i Sorø Kommune

Sorø Kommune traf den 9. juni, 22. juni og 1. juli 2022 afgørelse om aktindsigt i en sag vedrørende et nyt kommuneplantillæg for [adresse1]. Klageren indgav en klage til Planklagenævnet over disse afgørelser.

Baggrund for aktindsigtsanmodninger

Klageren havde i december 2020 anmodet om aktindsigt i dokumenter vedrørende kommuneplantillægget. Efterfølgende konstaterede klageren, at et mødereferat fra den 19. juni 2020 manglede, hvilket Sorø Kommune fremsendte den 16. maj 2022.

Klagerens anmodninger om aktindsigt

Klageren indgav tre yderligere anmodninger om aktindsigt:

• Første anmodning (30. maj 2022): Anmodning om fornyet aktindsigt i oplysninger om mødet den 19. juni 2020, herunder referat, samt øvrige mødereferater og notater fra møder mellem Sorø Kommune og bygherre, samt et møde den 18. marts 2022.
• Anden anmodning (13. juni 2022): Anmodning om fornyet aktindsigt i oplysninger meddelt ejeren af [adresse1] og dennes rådgivere af kommunens embedsværk og politikere, afgrænset til perioden marts 2020 til marts 2022. Desuden oplysninger om projektets bebyggelsesprocent, byggehøjde, etageboligbyggeri og søbeskyttelseslinje.
• Tredje anmodning (28. juni 2022): Anmodning om fornyet aktindsigt i mødereferater af 19. juni 2020 og 29. oktober 2020, samt oplysninger om, hvordan Sorø Kommune havde sikret, at Sorø Bevaringsforenings bemærkninger var indarbejdet i projektet. Endvidere noter og referater fra efterfølgende møder, herunder et møde omkring den 1. juli 2021, samt oplysninger om oprindelses- og journaliseringsdato for et allerede modtaget referat og spørgsmål om ejendomsskat.

Sorø Kommunes afgørelser

Sorø Kommune traf følgende afgørelser som svar på klagerens anmodninger:

• Afgørelse af 9. juni 2022: Afslag på aktindsigt i et internt arbejdsdokument af 27. oktober 2020 med henvisning til Offentlighedsloven § 23, stk. 1. Kommunen vurderede, at dokumentet ikke var omfattet af undtagelsesbestemmelsen i Offentlighedsloven § 26, stk. 1, og at meroffentlighedsprincippet ikke fandt anvendelse. Fuld aktindsigt blev meddelt i øvrige sagsakter.
• Afgørelse af 22. juni 2022: Afslag på aktindsigt i oplysninger meddelt ejeren af [adresse1], da det foreliggende materiale allerede var udleveret den 9. juni 2022. Kommunen vurderede, at der ikke manglede dokumentation i sagen. Aktindsigt blev dog meddelt i materiale fra borgmesterens e-mail.
• Afgørelse af 1. juli 2022: Afslag på aktindsigt i anmodningen af 28. juni 2022. Kommunen oplyste med henvisning til Offentlighedsloven § 7, at den ikke var i besiddelse af de ønskede dokumenter eller oplysninger om ejendomsskat og indarbejdelse af Sorø Bevaringsforenings bemærkninger. Kommunen henviste til, at øvrige dele af anmodningen allerede var behandlet den 22. juni 2022, og fastholdt, at der ikke manglede dokumentation på den materielle sag.

Klageren klagede over, at kommunens afgørelser var mangelfulde, og at der fortsat manglede aktindsigt i dokumenter, herunder et mødereferat fra 1. juli 2021, som kommunen angiveligt havde begrundet afslag med "fejlagtig arkivering" eller "ikke eksisterende".

Planklagenævnet behandlede klagen over Sorø Kommunes afgørelser om aktindsigt.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet er klageinstans for afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger, når anmodningen vedrører en sag, hvor der er truffet afgørelse efter planloven eller anden lovgivning under nævnets kompetence, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6, Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da klagerens anmodning omhandlede dokumenter vedrørende kommunens udarbejdelse af et kommuneplantillæg, som falder under Planloven § 58, fandt nævnet sig kompetent til at behandle klagen.

Vurdering af aktindsigt i eksisterende dokumenter

Planklagenævnet forstod klagen som en indsigelse mod, at klageren ikke havde fået aktindsigt i dokumenter, som kommunen anførte ikke eksisterede eller var fejlagtigt arkiveret, herunder specifikt mødereferatet af 1. juli 2021. Nævnet tog ikke stilling til kommunens afgørelse om at undtage det interne arbejdsdokument af 27. oktober 2020.

Retten til aktindsigt omfatter kun eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. En kommune er ikke forpligtet til at udarbejde dokumenter, der ikke allerede findes. Sorø Kommune havde oplyst, at alle dokumenter i sagen om kommuneplantillægget, bortset fra et internt arbejdsdokument, var udleveret. Planklagenævnet fandt ikke grundlag for at antage, at dette var ukorrekt, og vurderede derfor, at kommunen ikke havde mulighed for at imødekomme klagerens anmodning om aktindsigt i de ønskede dokumenter, der ikke eksisterede.

Planklagenævnet fandt derfor, at Sorø Kommune ikke havde overtrådt reglerne om aktindsigt ved ikke at udlevere mødereferater og lignende, herunder mødereferatet fra juli 2021. Nævnet fandt det ikke nødvendigt at tage stilling til, hvilket regelsæt (offentlighedsloven, forvaltningsloven eller miljøoplysningsloven) der skulle anvendes, da dette ikke ville ændre resultatet.

Forhold der ikke blev behandlet

Planklagenævnet havde ikke kompetence til at behandle klager over isolerede sagsbehandlingsspørgsmål, såsom manglende overholdelse af notatpligten eller lang sagsbehandlingstid, da disse ikke havde betydning for gyldigheden af kommunens aktindsigtsafgørelse. Nævnet henviste til, at sådanne spørgsmål eventuelt kunne behandles af Ankestyrelsen.

Afsluttende bemærkninger

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen over Sorø Kommunes afgørelser af 9. juni 2022, 22. juni 2022 og 1. juli 2022 om aktindsigt. Afgørelsen er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3.