Landsskatteretten: Manglende kontrol med udbetaling af skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse medfører indberetningspligt som A-indkomst

Sagen omhandler et entreprenørfirma, [virksomhed1] A/S, og dets forpligtelse til at indberette udbetalte skattefri rejse- og befordringsgodtgørelser som A-indkomst for indkomstårene 2019-2022. Selskabet, der primært beskæftiger sig med nedgravning af kabler, har udbetalt betydelige beløb i skattefri godtgørelse til sine medarbejdere og til hovedaktionæren, [person1].

Selskabet har anvendt forskellige procedurer for udbetaling af godtgørelser, herunder Excel-regneark og tidsregistreringssystemet [x1]. Ifølge selskabets personalehåndbøger og interne regler blev rejsegodtgørelse udbetalt baseret på en "11-timers regel" og en "1,25-times kørsel" regel, især for polske medarbejdere, der antoges at have fast bopæl i Polen. Selskabet oplyste at have foretaget løbende stikprøvekontrol ved hjælp af GPS-tracking i firmabilerne og et dynamisk tavlesystem til at holde styr på medarbejdernes placering. For hovedaktionæren [person1] blev befordringsgodtgørelse udbetalt baseret på kalenderoplysninger.

Skattestyrelsen pålagde selskabet at indberette de udbetalte godtgørelser som A-indkomst, da styrelsen fandt, at selskabet ikke havde ført tilstrækkelig effektiv kontrol med udbetalingerne. Dette skyldtes manglende detaljerede bogføringsbilag, der ikke opfyldte kravene i Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 1 og Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 2. Specifikt manglede oplysninger om CPR-nr., rejsens erhvervsmæssige formål, præcise start- og sluttidspunkter for rejser, fulde adresser for rejsemål, anvendte satser og beregning af godtgørelsen. Skattestyrelsen bemærkede også, at selskabets generelle regler for udbetaling ikke erstattede den krævede konkrete, individuelle vurdering af hver enkelt rejse og medarbejders mulighed for at overnatte på sædvanlig bopæl. Desuden var der konstateret uoverensstemmelser mellem registrerede arbejdsdage og udbetalte diæter, samt at selskabet havde stillet fri morgenmad og frokost til rådighed uden at reducere kostsatsen, hvilket ifølge Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 1, stk. 3 medfører, at hele beløbet bliver skattepligtigt. For befordringsgodtgørelsen til hovedaktionæren blev der lagt vægt på den skærpede bevisbyrde og manglende detaljer i kørselsoplysningerne.

Selskabet fastholdt, at betingelserne var opfyldt, og at den samlede dokumentation, herunder GPS-data og tidsregistreringer, muliggjorde en effektiv kontrol. De argumenterede for, at polske medarbejdere havde fast bopæl i Polen, og at danske medarbejderes lange arbejdsdage og transporttid gjorde overnatning uden for bopælen nødvendig, under henvisning til arbejdsmiljøregler, jf. Bekendtgørelse om hvileperiode og fridøgn m.v. § 3, og Skatterådets praksis (SKM 2007.145 SR). Selskabet mente, at Skattestyrelsens afgørelse var uproportional og baseret på et uoplyst grundlag for visse indkomstår. Selskabet henviste desuden til tidligere praksis fra Landsskatteretten, SKM2018.240.LSR, hvor arbejdsgiver havde påvist tilstrækkelig kontrol, selvom bilagene enkeltvis ikke indeholdt alle oplysninger.

Landsskatterettens afgørelse

Landsskatteretten stadfæstede Skattestyrelsens afgørelse for alle indkomstår (2019-2022) vedrørende rejsegodtgørelse og for indkomståret 2019 vedrørende befordringsgodtgørelse.

Rejsegodtgørelse

Retten fandt, at selskabet ikke havde ført en effektiv kontrol med udbetalingen af skattefri rejsegodtgørelse, hvilket er en grundlæggende betingelse i henhold til Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 1. Begrundelsen herfor var flere forhold:

• Mangelfuld dokumentation: De fremlagte timesedler og rejsebilag manglede afgørende oplysninger som modtagerens CPR-nr., rejsens erhvervsmæssige formål, præcise start- og sluttidspunkter for rejser (kun arbejdstid var angivet), fulde adresser for rejsemål (kun bynavne eller udeladt), anvendte satser og beregning af godtgørelsen. For nogle medarbejdere manglede endda adresse eller var kun angivet "Polen". Funktionærlignende ansatte havde slet ikke udfyldt rejsebilag.
• Utilstrækkelig kontrolprocedure: Selvom selskabet oplyste at anvende GPS-tracking og et dynamisk tavlesystem til kontrol, kunne der ikke fremlægges dokumentation for den konkrete kontrolprocedure for de specifikke rejser, herunder hvem der kørte i bilerne på de pågældende tidspunkter. Dette forhindrede en effektiv kontrol af, om rejserne var afbrudt, f.eks. ved overnatning på sædvanlig bopæl.
• Generelle regler frem for individuel vurdering: Selskabet havde interne regler (f.eks. "11-timers regel" og "1,25-times kørsel" regel) og antog uden videre, at polske medarbejdere havde fast bopæl i Polen. Retten understregede, at der skal foretages en konkret, individuel vurdering af hver enkelt medarbejder og rejse for at afgøre, om betingelserne for at være på rejse er opfyldt, herunder om det var umuligt at overnatte på sædvanlig bopæl. Arbejdsmiljøregler om hvileperioder, jf. Bekendtgørelse om hvileperiode og fridøgn m.v. § 3, kunne ikke alene begrunde skattemæssig rejse.
• Uoverensstemmelser og for høj udbetaling: Skattestyrelsen havde konstateret uoverensstemmelser mellem registrerede arbejdsdage/rejsedøgn og faktiske udbetalte diæter for flere medarbejdere. Selskabet havde selv bekræftet, at der fejlagtigt var udbetalt for meget.
• Fri kost uden reduktion: Selskabet havde frem til den 16. september 2021 stillet morgenmad og frokost til rådighed uden at reducere den udbetalte kostgodtgørelse, hvilket er i strid med Ligningsloven § 9 A, stk. 3. Dette medfører, at hele den udbetalte godtgørelse anses for skattepligtig i henhold til Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 1, stk. 3.

Retten afviste selskabets henvisning til SKM2018.240.LSR, da fejlene i nærværende sag ikke blev anset for bagatelagtige. Konsekvensen af den manglende effektive kontrol og de øvrige fejl var, at hele den udbetalte rejsegodtgørelse for indkomstårene 2019-2022 blev anset som skattepligtig A-indkomst, jf. Ligningsloven § 9, stk. 4, Kildeskatteloven § 43, stk. 1 og Arbejdsmarkedsbidragsloven § 2, stk. 1. Selskabet blev pålagt at foretage korrekt indberetning til eIndkomst, jf. Skatteindberetningsloven § 1, stk. 1 og Indkomstregisterloven § 3.

Befordringsgodtgørelse

For befordringsgodtgørelsen udbetalt til hovedaktionæren [person1] i indkomståret 2019 stadfæstede Landsskatteretten ligeledes Skattestyrelsens afgørelse. Retten lagde vægt på den skærpede bevisbyrde, der gælder ved interessefællesskab, jf. SKM2022.493.VLR. Den fremlagte kalenderudskrift fra [person1] var ikke tilstrækkelig, da den manglede oplysninger om navn, adresse, CPR-nr., kørslens erhvervsmæssige formål, præcise adresser for kørslen, anvendt sats, beregning af godtgørelsen og hvilket befordringsmiddel der var anvendt. Dette betød, at selskabet ikke havde ført effektiv kontrol med de kørte kilometer på udbetalingstidspunktet, som krævet i Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 2. Hele den udbetalte befordringsgodtgørelse blev derfor anset som skattepligtig A-indkomst, jf. Ligningsloven § 9, stk. 4 og Kildeskatteloven § 43, stk. 1.

Officialprincippet

Landsskatteretten fandt, at officialprincippet var overholdt for samtlige indkomstår. Sagen blev anset for tilstrækkeligt oplyst, og Skattestyrelsen havde foretaget sædvanlige og rimelige bestræbelser på at indhente materiale. Det forhold, at selskabet ikke havde fremsendt alt efterspurgt materiale, men ønskede at redegøre mundtligt, kunne ikke føre til, at princippet var tilsidesat. Skattestyrelsens skøn blev ikke anset for åbenbart urimeligt.