Delvis ændring i sag om afslag på aktindsigt i korrespondance mellem Ringsted Kommune

En klager anmodede den 17. juni 2021 Ringsted Kommune om aktindsigt i et dokument med titlen "SV: Portalsvar: opfølgende om Etablering af ny offentlig sti gennem privat grund". Dokumentet vedrørte kommunens sagsnummer 21/007520.

Ringsted Kommune afslog oprindeligt anmodningen den 21. juni 2021 med henvisning til Offentlighedsloven § 23, stk. 1. Klager påklagede afgørelsen og anmodede kommunen om at genbehandle sagen efter miljøoplysningsloven. Kommunen traf en ny afgørelse den 7. juli 2021, hvor de igen afslog aktindsigt med henvisning til Offentlighedsloven § 7, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3. Kommunen begrundede afslaget med, at dokumentet var internt, indeholdt drøftelser mellem administrationen og et byrådsmedlem, og at beskyttelsen af den interne beslutningsproces var tungtvejende. Kommunen fandt heller ikke grundlag for meroffentlighed efter Offentlighedsloven § 4, stk. 1 eller ekstrahering af faktiske oplysninger efter Offentlighedsloven § 11.

Miljø- og Fødevareklagenævnets kompetence

Miljø- og Fødevareklagenævnet vurderede sin kompetence i sagen. Ifølge Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6 kan afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigten vedrører. Det omhandlede dokument indeholdt drøftelser om en sag vedrørende adgangsforhold, hvor Ringsted Kommune havde truffet afgørelse efter Naturbeskyttelsesloven § 73, stk. 5. Selvom kommunens tilsynsafgørelser efter Naturbeskyttelsesloven § 78, stk. 1 normalt ikke kan påklages til nævnet, kan nævnet behandle klager over tilsynsafgørelser vedrørende fortolkning af lovgrundlaget. Nævnet fandt derfor, at det havde kompetence til at behandle klagen over afslag på aktindsigt i oplysninger og dokumenter, der indgik i denne sag.

Miljøoplysningslovens anvendelsesområde

Nævnet fandt, at dokumentet indeholdt miljøoplysninger som defineret i Miljøoplysningsloven § 3, herunder oplysninger om anvendelsesområdet for Naturbeskyttelsesloven § 24 i relation til adgangsforhold og etablering af en sti, samt oplysninger om dyre- og plantearter. Anmodningen skulle derfor behandles efter miljøoplysningslovens regler.

Aktindsigt og undtagelser

Anmodningen om aktindsigt skulle behandles efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1, jf. Forvaltningsloven § 12, stk. 1 og Forvaltningsloven § 12, stk. 2, da klager var part i den underliggende afgørelsessag. Dokumentet blev anset for et internt arbejdsdokument, da det var en korrespondance mellem kommunens administration og et byrådsmedlem, som ikke var udvekslet med udenforstående. Nævnet vurderede dog, at dokumentet indeholdt faktiske omstændigheder, herunder oplysninger om adgangsforhold og uddrag fra kommunens afgørelse, som skulle ekstraheres og udleveres, da de ikke fremgik af andre udleverede dokumenter, jf. Forvaltningsloven § 12, stk. 2. Desuden fandt nævnet, at oplysninger om den praktiske proces for besvarelse af byrådsmedlemmets henvendelse, som havde ren administrativ karakter, ikke kunne undtages fra aktindsigt efter en konkret afvejning, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3.

Miljø- og Fødevareklagenævnet traf afgørelse efter Forvaltningsloven § 12, stk. 1 og Forvaltningsloven § 12, stk. 2, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1 og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6.

Nævnet stadfæstede Ringsted Kommunes afslag på aktindsigt for så vidt angår oplysninger om interne overvejelser om behandlingen og udfaldet af Ringsted Kommunes sag vedrørende adgangsforhold på klagers ejendom. Nævnet fandt, at hensynet til beskyttelsen af kommunens interne beslutningsproces var tungtvejende, især da sagen fortsat verserede.

Nævnet ændrede Ringsted Kommunes afgørelse for så vidt angår oplysninger om faktiske omstændigheder og oplysninger om proces i forbindelse med besvarelse af spørgsmål fra et byrådsmedlem, samt oplysninger, som allerede fremgik af kommunens afgørelse i den underliggende sag. Ringsted Kommune blev pålagt at udlevere disse dele af det omhandlede dokument. Afgørelsen er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Miljø- og Fødevareklagenævnet § 17.