Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt vedrørende en aftale om Skarrev-området

Aabenraa Kommune afviste den 8. september 2021 en anmodning om aktindsigt i en aftale indgået mellem Aabenraa Kommune, Planstyrelsen, Overfredningsnævnet og Sønderjyllands Amt vedrørende området ved Skarrev. Kommunen begrundede afslaget med, at den ikke var i besiddelse af et specifikt aftalepapir, og at en gennemgang af fysiske arkiver fra 1980'erne og 90'erne ikke havde afsløret et sådant dokument. Afgørelsen blev truffet med henvisning til Offentlighedsloven § 7.

Klageren indbragte sagen for Planklagenævnet den 12. september 2021 og kritiserede kommunens sagsbehandling og påstand om manglende besiddelse af dokumentet.

Klagerens anbringender

Klageren fastholdt, at den ønskede aktindsigt vedrørte det præcise indhold af en aftale, der skulle være indgået op til vedtagelsen af regionsplan 1997-2008. Klageren mente, at Aabenraa Kommune måtte være i besiddelse af aftalen. Derudover kritiserede klageren kommunens eftersøgning, idet det angiveligt viste sig, at kommunen ikke havde søgt i de arkiverede amtslige dokumenter ved Rigsarkivet. Klageren kritiserede også den lange sagsbehandlingstid og behovet for adskillige aktindsigtsanmodninger, før kommunen traf en afgørelse.

Kommunens bemærkninger

Aabenraa Kommune fastholdt, at den ikke var i besiddelse af det efterspurgte dokument. Kommunen oplyste, at den havde rekvireret en række sager og dokumenter fra blandt andet Sønderjyllands Amt og Rigsarkivets afdeling i Aabenraa, men at det ønskede dokument ikke var blandt disse.

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen over Aabenraa Kommunes afslag på aktindsigt. Nævnet vurderede, at kommunen ikke havde overtrådt reglerne om aktindsigt, da det efterspurgte dokument ikke var i kommunens besiddelse.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, da aktindsigtsanmodningen omfattede oplysninger og/eller dokumenter i en sag, hvori der er eller vil blive truffet en afgørelse af kommunen efter planloven. Nævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder vedtagelse af lokalplaner og kommuneplaner. Nævnet bemærkede, at afgørelser om partsaktindsigt kan påklages særskilt til den klageinstans, der behandler den sag, anmodningen vedrører, jf. Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Tilsvarende gælder for aktindsigt for offentligheden, jf. Offentlighedsloven § 37, stk. 1, og aktindsigt i miljøoplysninger, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6.

Sagsbehandlingstid

Planklagenævnet tog ikke stilling til klagepunktet vedrørende kommunens manglende overholdelse af lovfastsatte frister for besvarelse af aktindsigt. Nævnet fandt, at dette klagepunkt var uaktuelt, da kommunen havde behandlet klagerens anmodning, og en behandling af spørgsmålet derfor ikke ville føre til en ændret retsstilling for klageren.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Nævnet understregede, at retten til aktindsigt kun omfatter eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1, og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. Da Aabenraa Kommune havde oplyst, at den ikke var i besiddelse af den efterspurgte aftale, og nævnet ikke fandt grundlag for at antage, at dette var ukorrekt, kunne kommunen ikke imødekomme anmodningen. Nævnet vurderede desuden, at kommunens bestræbelser på at eftersøge dokumentet havde været tilstrækkelige. På denne baggrund fandt nævnet, at kommunen ikke havde overtrådt reglerne om aktindsigt.

Endelig afgørelse

Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. En eventuel retssag til prøvelse af afgørelsen skal være anlagt inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.