Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt vedrørende lokalplan nr. 08-065 i Aalborg Kommune

Sagen omhandler en klage over Aalborg Kommunes afgørelse om aktindsigt i dokumenter vedrørende udmøntningen af lokalplan nr. 08-065, som omfatter boliger og rekreative områder ved Zeusvej.

Klageren anmodede den 28. marts 2021 Aalborg Kommune om aktindsigt i dokumenter, der vedrører den omstændighed, at storparcellen D9 ikke har et byggefelt, samt at sokkelgrundene ikke er placeret som bestemt i lokalplanen, herunder eventuelle dispensationer som følge heraf.

Kommunens afgørelse om aktindsigt

Den 19. maj 2021 meddelte Aalborg Kommune klageren aktindsigt i fire identificerede sager. Dokumenterne blev sendt fysisk, og der blev desuden givet et link til kommunens weblager, hvor sagerne kunne tilgås.

Klagerens indsigelser

Klageren indgav den 24. maj 2021 en klage til Planklagenævnet. Klageren anførte navnlig, at den meddelte aktindsigt var mangelfuld, da det ikke var muligt at konstatere, hvem eller hvor i den administrative og/eller politiske organisation i Aalborg Kommune det var besluttet at fravige bestemmelserne i lokalplan nr. 08-065. Klageren mente, at der måtte findes yderligere dokumenter som indkaldelser til møder, dagsordener, referater og beslutningsreferater.

Klageren fremførte desuden, at den medfølgende klagevejledning var fejlagtig, da den ikke gjaldt for klager over aktindsigt. Endvidere blev det anført, at kommunen ikke havde underrettet klageren om årsagen til overskridelse af fristen for besvarelse af aktindsigt eller hvornår en besvarelse kunne forventes.

Kommunens bemærkninger til klagen

Aalborg Kommune oplyste den 16. september 2021, at kommunen ikke var i besiddelse af de yderligere efterspurgte dokumenter. Kommunen fastholdt, at klageren havde fået aktindsigt i alt materiale, som kommunen var i besiddelse af.

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen over Aalborg Kommunes afgørelse om aktindsigt. Dette betyder, at kommunens afgørelse står ved magt.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, da anmodningen om aktindsigt omfattede oplysninger og/eller dokumenter i en sag, hvori der er eller vil blive truffet en afgørelse af kommunen efter planloven. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans i forhold til den sag, begæringen om aktindsigt vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. Tilsvarende følger af Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder vedtagelse af lokalplaner.

Klagevejledning og sagsbehandlingstid

Planklagenævnet behandlede ikke klagepunktet vedrørende den fejlagtige klagevejledning. Nævnet har ikke kompetence til at tage stilling til isolerede sagsbehandlingsspørgsmål eller forvaltningsretlige normer og principper, som ikke har betydning for gyldigheden af en afgørelse. Da afgørelsen om aktindsigt blev påklaget og behandlet af nævnet, medførte den fejlagtige vejledning ikke ugyldighed.

Klagepunktet vedrørende kommunens manglende overholdelse af frister for besvarelse af aktindsigt blev heller ikke behandlet, da nævnet fandt det uaktuelt, idet kommunen havde behandlet klagerens anmodning om aktindsigt.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Planklagenævnet bemærkede, at retten til aktindsigt kun omfatter eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1, og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. En kommune er ikke forpligtet til at oprette nye dokumenter, herunder telefonnotater eller mødereferater, som ikke allerede findes. Da Aalborg Kommune havde oplyst, at klageren havde modtaget kopi af alt eksisterende materiale, fandt Planklagenævnet ikke grundlag for at antage, at kommunen havde overtrådt reglerne om aktindsigt ved ikke at udlevere yderligere materiale. Nævnet fandt det derfor ikke nødvendigt at tage stilling til, hvilket regelsæt der måtte finde anvendelse, da det ikke ville ændre resultatet.

Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. En eventuel retssag til prøvelse af afgørelsen skal være anlagt inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.