Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i sag vedrørende lokalplan nr. 369, Hellerup Havn og Strandpark, og kommuneplantillæg nr. 13

Sagen omhandler en klage over Gentofte Kommunes afgørelser om aktindsigt i dokumenter vedrørende lokalplan nr. 369, Hellerup Havn og Strandpark, samt kommuneplantillæg nr. 13. Klageren, der bor ca. 40 meter syd for lokalplanområdet, har anmodet om aktindsigt i to omgange.

Baggrund for aktindsigtsanmodningerne

Den første anmodning om aktindsigt blev indgivet den 14. november 2019 og omhandlede samtlige sagsakter vedrørende forslag til lokalplan nr. 369 og kommuneplantillæg nr. 13. Efter en rykker og en henvendelse til Planklagenævnet meddelte Gentofte Kommune fuld aktindsigt den 3. januar 2020.

Den anden anmodning blev indgivet den 11. november 2020 og vedrørte alle dokumenter og al korrespondance, der var tilgået og registreret på sagen siden den seneste afgørelse om aktindsigt den 3. januar 2020. Gentofte Kommune meddelte fuld aktindsigt den 26. november 2020.

Klagerens anbringender

Klageren har påklaget kommunens håndtering af aktindsigtsanmodningerne og henviste i den forbindelse til en klage indgivet til Folketingets Ombudsmand. Klagerens primære anbringender var:

• Formkrav: Sagsmaterialet blev sendt med almindelig følge-e-mail/-brev, hvilket klageren mente var en manglende overholdelse af formkrav.
• Slettede dokumenter: Klageren konstaterede, at kommunens planchef havde slettet dokumenter på klageportalen den 31. oktober 2020, hvilket var baggrunden for den anden aktindsigtsbegæring. Kommunen oplyste senere, at de slettede dokumenter var ufærdige kladde, som ikke skulle have været lagt på klageportalen.
• Huller i dokumentrækken: Klageren gjorde gældende, at der var ”huller” i dokumentrækken bedømt ud fra dokumentnumrene i aktlisten, hvilket gjorde det umuligt at vurdere, om der reelt var givet fuld aktindsigt. Kommunen forklarede, at spring i nummereringen skyldes løbende tildeling af akt-id’er til dokumenter i kommunens journalsystem, hvor der konstant oprettes dokumenter på andre sager.
• Fristoverskridelse: Klageren påklagede kommunens manglende overholdelse af 7-dages fristen for besvarelse af aktindsigt.

Planklagenævnet har behandlet klagen over Gentofte Kommunes afgørelser om aktindsigt af 3. januar 2020 og 26. november 2020. Nævnet har ikke taget stilling til klagepunktet vedrørende kommunens manglende overholdelse af de lovfastsatte frister for besvarelse af aktindsigt, da dette punkt blev anset for uaktuelt, idet kommunen på nuværende tidspunkt har behandlet klagerens anmodning om aktindsigt.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet er klageinstans for afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. Tilsvarende følger af Forvaltningsloven § 16, stk. 4 og Offentlighedsloven § 37, stk. 1. Da Planklagenævnet er klageinstans i forhold til kommunernes afgørelser efter Planloven § 58, herunder afgørelser om vedtagelse af lokalplaner og kommuneplantillæg, kan nævnet behandle klagen, uanset hvilket regelsæt der gælder for behandlingen af aktindsigtsanmodningen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Retten til aktindsigt omfatter kun eksisterende dokumenter. En kommune er ikke forpligtet til at udarbejde nye dokumenter som følge af aktindsigtsreglerne. Gentofte Kommune har oplyst, at klageren har modtaget kopi af alt materiale indgået i sagen siden 3. januar 2020, og at der ikke eksisterer mere materiale omfattet af anmodningen. Planklagenævnet finder ikke grundlag for at antage, at dette ikke er korrekt, og accepterer kommunens forklaring vedrørende ”huller” i rækken af dokumentnumre.

Nævnet bemærkede, at kommunen har truffet afgørelse om aktindsigt efter reglerne i offentlighedsloven, selvom sager om lokalplanvedtagelser efter nævnets opfattelse er omfattet af miljøoplysningsloven. Dette udgør en retlig mangel ved afgørelsen. Planklagenævnet fandt dog ikke anledning til at hjemvise sagen til fornyet behandling i kommunen, da klageren ikke ville få en bedre retsstilling, eftersom kommunen allerede har meddelt fuld aktindsigt i alle dokumenter på sagen siden den seneste afgørelse af 3. januar 2020.

Planklagenævnets afgørelse

Planklagenævnet kan ikke give medhold i klagen over Gentofte Kommunes afgørelser af 3. januar 2020 og 26. november 2020 om aktindsigt. Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. Eventuel retssag til prøvelse af afgørelsen skal være anlagt inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.