Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i dialogmøder vedrørende Hollænderhal-området

Sagen omhandler en klage over Dragør Kommunes afslag på aktindsigt i oplysninger vedrørende dialogmøder om udvidelse af sportsanlæg i Hollænderhal-området. Klageren, en nabo til området, anmodede den 21. december 2019 om fuld aktindsigt i invitationer til interessenter, specifikke e-mailkorrespondancer med fulde e-mailadresser og navne, samt en liste over inviterede og fremmødte til dialogmøderne. Klageren bemærkede, at vedkommende ikke selv var inviteret til møderne, på trods af at være nabo til det berørte område.

Kommunens oprindelige afgørelse

Dragør Kommune afslog den 7. januar 2020 aktindsigt med den begrundelse, at alt relevant materiale allerede var fremsendt, og at der ikke var fremkommet nye dokumenter. Kommunen oplyste, at klageren ikke var inviteret til dialogmøderne (dog til dialogmøde nr. 2), og at kommunen ikke var i besiddelse af de efterspurgte e-mailadresser for Grundejerforeningen Skippergården, da denne ikke var inviteret. Desuden anførte kommunen, at der ikke var oprettet en fortegnelse over alle inviterede og fremmødte deltagere, som klageren havde anmodet om aktindsigt i. Kommunen vurderede, at der ikke kunne meddeles meroffentlighed, jf. Offentlighedsloven § 14, da der ikke var nye oplysninger.

Nye oplysninger under sagsbehandlingen

Under Planklagenævnets behandling af sagen oplyste Dragør Kommune den 28. maj 2020, at sagen vedrørte en uformel brugerinddragelsesproces for at kvalificere en politisk beslutning om placering af en tennishal. Kommunen fremhævede, at beslutningen endnu ikke var truffet, og at klageren ikke blev anset som part på nuværende tidspunkt. Kommunen fremsendte desuden referater fra to dialogmøder, som indeholdt en liste over de fremmødte deltagere.

Planklagenævnet har behandlet klagen over Dragør Kommunes afslag på aktindsigt i oplysninger om dialogmøder vedrørende Hollænderhal-området. Nævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder vedtagelse af lokalplaner, og kan derfor behandle klagen uanset det specifikke regelsæt for aktindsigt.

Planklagenævnets vurdering

Nævnet konstaterede, at Dragør Kommune ikke havde taget tilstrækkelig stilling til klagerens anmodning. Kommunen havde afvist aktindsigt med henvisning til, at den ikke var i besiddelse af de efterspurgte oplysninger, jf. Offentlighedsloven § 7. Planklagenævnet fandt imidlertid, at kommunen var i besiddelse af de to e-mails, som klageren havde anmodet om aktindsigt i, og at disse e-mails også ville besvare anmodningen om, hvem der var inviteret til dialogmøderne. Desuden indeholdt de referater, som kommunen fremsendte til nævnet under sagsbehandlingen, en liste over de fremmødte til dialogmøderne, hvilket ville besvare klagerens anmodning om en deltagerliste. På baggrund af disse væsentlige retlige mangler fandt nævnet kommunens afgørelse ugyldig.