Ugyldig afgørelse om aktindsigt på grund af manglende oplysninger om undtagne dokumenter og forkert retsgrundlag

En borger anmodede Brønderslev Kommune om aktindsigt i en sag vedrørende mulige overtrædelser af lokalplaner på borgerens ejendom. Sagen omhandlede etablering af stensætning, terrænændringer, fældning af træer og opførelse af et brændeskur.

Kommunen behandlede flere anmodninger om aktindsigt i perioden februar til maj 2019 og meddelte borgeren, at der var givet fuld aktindsigt.

Klagen til Planklagenævnet

Borgeren klagede til Planklagenævnet og anførte, at aktindsigten var ufuldstændig. Klagen beroede navnlig på:

• At kommunen ikke havde udleveret notater fra to telefonsamtaler mellem kommunens sagsbehandlere og henholdsvis en anden borger og klageren selv.
• At kommunen havde tilsidesat sin notatpligt efter Offentlighedslovens § 13 eller Forvaltningslovens § 9 og § 10.

Kommunens bemærkninger

Kommunen fastholdt i første omgang, at der var givet fuld aktindsigt, og at de efterspurgte telefonnotater ikke eksisterede. Under klagesagens behandling oplyste kommunen dog til Planklagenævnet, at der var undtaget interne dokumenter fra aktindsigten i henhold til Forvaltningslovens § 12, hvilket ikke var blevet meddelt til klageren i de oprindelige afgørelser.

Planklagenævnet ophæver Brønderslev Kommunes afgørelser om aktindsigt og hjemviser sagen til fornyet behandling. Nævnet fandt, at afgørelserne var ugyldige på grund af meget væsentlige retlige mangler.

Retsgrundlaget for aktindsigt

Planklagenævnet fastslog, at anmodningen om aktindsigt skulle behandles efter reglerne i Miljøoplysningsloven, da sagen vedrørte forhold, der kunne påvirke miljøelementer som landskaber og naturområder, jf. Miljøoplysningslovens § 3. Dette indebærer, at aktindsigt skal gives i overensstemmelse med forvaltningsloven fra 2012.

Manglende telefonnotater

Nævnet fandt ikke grundlag for at tilsidesætte kommunens oplysning om, at de efterspurgte telefonnotater ikke eksisterede. Da retten til aktindsigt kun omfatter eksisterende dokumenter, har kommunen ikke på dette punkt handlet i strid med reglerne om aktindsigt.

Væsentlige mangler ved afgørelserne

Planklagenævnet konstaterede, at kommunens afgørelser led af afgørende mangler:

• Tilbageholdelse af dokumenter uden oplysning: Kommunen undlod at oplyse klageren om, at der var undtaget interne dokumenter. Dette er i klar strid med aktindsigtsreglerne, da det fratog klageren muligheden for at påklage undtagelserne.
• Manglende afvejning efter miljøoplysningsloven: Kommunen foretog ikke den påkrævede konkrete afvejning efter Miljøoplysningslovens § 2, stk. 3. Denne bestemmelse forpligter myndigheden til at afveje offentlighedens interesse i udlevering over for de interesser, der varetages ved et afslag. Kommunen havde fejlagtigt kun overvejet meroffentlighed, hvilket er en mindre vidtgående regel.

På grund af disse fejl blev kommunens afgørelser anset for ugyldige, og sagen blev hjemvist til en ny, korrekt behandling.