Afvisning af prækvalifikationsansøgning på grund af manglende overholdelse af sprogkrav

Sagen omhandler Rigspolitiets udbud af en rammeaftale om levering af transporttasker. Grandt Defense ApS (Grandt) indgav en ansøgning om prækvalifikation, som blev afvist af Rigspolitiet med den begrundelse, at ansøgningen var udfyldt på engelsk i strid med udbudsmaterialets krav om, at ansøgninger skulle være på dansk.

Udbuddets betingelser

I udbudsbekendtgørelsen var det specificeret, at ansøgninger og tilbud skulle afgives på dansk. Udbudsbetingelserne gentog dette krav og tilføjede, at dokumentation og certifikater dog kunne vedlægges på dansk, norsk, svensk eller engelsk. Undervejs i udbudsprocessen bekræftede Rigspolitiet som svar på et spørgsmål, at ansøgninger skulle være på dansk.

Grandts ansøgning og Rigspolitiets afvisning

Grandt indgav sin ansøgning ved at udfylde den engelsksprogede version af ESPD-skabelonen, som var tilgængelig i udbudssystemet EU-Supply. Alle tekstfelter, som Grandt og den virksomhed, Grandt støttede sig på, skulle udfylde, var på engelsk. Rigspolitiet afviste ansøgningen som ukonditionsmæssig med henvisning til, at den ikke overholdt sprogkravet.

Parternes anbringender

Grandt argumenterede for, at afvisningen var i strid med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet i Udbudslovens § 2. Grandt mente, at der var tale om en bagatelagtig fejl, og at Rigspolitiet burde have givet dem mulighed for at berigtige ansøgningen i henhold til Udbudslovens § 159, stk. 5. Desuden hævdede Grandt, at sprogkravet var uklart, da Rigspolitiet selv anvendte engelske fagtermer i udbudsmaterialet. Grandt påstod også, at en anden prækvalificeret virksomhed, 37,3 Grader A/S, ikke opfyldte mindstekravene til referencer.

Rigspolitiet fastholdt, at sprogkravet var et klart og sagligt formkrav, og at de var berettigede til at afvise ansøgningen for at sikre ligebehandling af alle ansøgere. Rigspolitiet anførte, at de ikke havde pligt til at anmode om berigtigelse, og at en sådan anmodning kunne give Grandt en uberettiget fordel. Vedrørende 37,3 Grader A/S mente Rigspolitiet, at virksomheden opfyldte alle krav til referencer.

Klagenævnet for Udbud fandt ikke grundlag for at give Grandt medhold i klagen.

Afvisning på grund af sprogkrav

Klagenævnet fastslog, at det klart fremgik af udbudsmaterialet, at ansøgninger skulle affattes på dansk. Da Grandt havde udfyldt sin ansøgning (ESPD-dokumentet) på engelsk, havde Rigspolitiet handlet korrekt. Klagenævnet bemærkede, at ansøgeren bærer risikoen for ikke at overholde formelle krav. Rigspolitiet var berettiget til at afvise ansøgningen og var ikke forpligtet til at anvende den fakultative bestemmelse i til at anmode om en berigtigelse. Afvisningen var derfor ikke i strid med de udbudsretlige principper.