Stadfæstelse af afgørelse om afslag på aktindsigt i eksternt advokatnotat

Klager anmodede den 12. januar 2016 Københavns Kommune om aktindsigt i et juridisk notat udarbejdet af kommunens eksterne advokat. Notatet vedrørte en sag om anvendelse af en ejendom, hvor Natur- og Miljøklagenævnet tidligere havde ophævet kommunens dispensation til indretning af et kulturcenter og hjemvist sagen til lovliggørelse efter Planlovens § 58, stk. 1, nr. 4. Klager påklagede, at kommunen – efter en tidligere hjemvisning fra Natur- og Miljøklagenævnet – igen havde truffet afgørelse om ikke at meddele aktindsigt i notatet. Sagen blev pr. 1. februar 2017 overført til Planklagenævnet, jf. Lov om Planklagenævnet § 14, stk. 2.

Kommunens første afslag og klage

Københavns Kommune afviste den 21. januar 2016 aktindsigt med den begrundelse, at retten til aktindsigt ikke omfatter brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, jf. Offentlighedslovens § 27, stk. 1, nr. 4. Kommunen anførte, at notatet indeholdt advokatens overvejelser om retlige skridt, herunder en eventuel retssag. Klager påklagede dette afslag den 5. marts 2016 og gjorde gældende, at notatet snarere handlede om at drage nævnets afgørelse i tvivl eller omgå den, frem for at overveje en retssag.

Natur- og Miljøklagenævnets hjemvisning

Natur- og Miljøklagenævnet (nu Planklagenævnet) vurderede i sin afgørelse af 20. maj 2016, at det eksterne notat var omfattet af Miljøoplysningslovens § 3, nr. 1 og nr. 3, hvilket betød, at miljøoplysningslovens bestemmelser fandt anvendelse. Nævnet hjemviste sagen til fornyet behandling hos Københavns Kommune, da kommunen havde truffet afgørelse på et forkert retsgrundlag ved at anvende den gældende offentlighedslovs bestemmelser i stedet for miljøoplysningsloven.

Kommunens fornyede afslag og klage

Københavns Kommune traf den 9. juni 2016 en ny afgørelse, hvor de igen afviste aktindsigt i notatet. Denne gang anvendte kommunen miljøoplysningslovens bestemmelser og henviste til, at notatet indeholdt juridiske overvejelser væsentlige for kommunens vurdering af Natur- og Miljøklagenævnets afgørelse og en eventuel retssag. Kommunen foretog en konkret afvejning efter Miljøoplysningslovens § 2, stk. 3 og vurderede, at hensynet til kommunens adgang til at søge vejledning uden offentliggørelse vejede tungere end offentlighedens adgang til oplysningerne, især da notatet kunne være relevant for andre lignende sager. Kommunen overvejede også meroffentlighed efter Offentlighedslovens § 14, men afviste dette. Klager påklagede kommunens fornyede afslag den 9. juni 2016 og understregede vigtigheden af at klarlægge de juridiske overvejelser bag kommunens fremgangsmåde.

Planklagenævnet bemærkede indledningsvist, at afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages særskilt til den klageinstans, der er kompetent i forhold til den sag, aktindsigtsbegæringen vedrører, jf. Miljøoplysningslovens § 4, stk. 6. Dette medfører, at spørgsmålet om aktindsigt er omfattet af Planklagenævnets kompetence, i modsætning til tilsynsspørgsmål, der hører under Statsforvaltningen, jf. Kommunestyrelseslovens § 47 og Kommunestyrelseslovens § 48.

Anvendelse af miljøoplysningsloven

Nævnet bekræftede, at det eksterne notat indeholder miljøoplysninger, jf. Miljøoplysningslovens § 3, nr. 1 og 3. Det følger af Miljøoplysningslovens § 2, stk. 1, at der er ret til aktindsigt med de begrænsninger, der følger heraf. Nævnet understregede, at den konkrete og generelle afvejningsregel i Miljøoplysningslovens § 2, stk. 3, kun har et formål, hvis myndigheden forinden har konstateret, at den pågældende aktindsigt er omfattet af en eller flere af undtagelsesbestemmelserne i den gamle offentlighedslov eller forvaltningsloven.

Vurdering af undtagelsesbestemmelse

Københavns Kommune havde i sin afgørelse af 9. juni 2016 ikke indledningsvist konstateret, om en undtagelsesbestemmelse fandt anvendelse, men havde alene benyttet afvejningsreglen til at afvise aktindsigt. Nævnet vurderede dog, at notatet, som er udarbejdet af kommunens eksterne advokat med henblik på juridisk bistand og overvejelser om retssag, er omfattet af undtagelsesbestemmelsen i Offentlighedsloven (gammel) § 10, nr. 4. Denne bestemmelse undtager brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres.

Konkret afvejning og stadfæstelse

På trods af kommunens procedurefejl i den indledende vurdering, fandt Planklagenævnet, at kommunens konkrete afvejning efter Miljøoplysningslovens § 2, stk. 3, opfyldte de stillede krav. Nævnet, der som led i sin vurdering havde indhentet og gennemgået det undtagne notat, var enig i kommunens vurdering af, at der ikke forelå en pligt til at meddele aktindsigt. Dette blev begrundet i notatets vejledende karakter i forhold til spørgsmålet om førelse af retssag og dets relevans for lignende sager i kommunen. Nævnet vurderede endvidere, at notatet ikke indeholdt oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning, hvorfor der ikke skulle ske ekstrahering af oplysninger i dokumentet, jf. Offentlighedsloven (gammel) § 11.

Planklagenævnet stadfæstede med disse bemærkninger Københavns Kommunes afgørelse af 9. juni 2016 om afslag på aktindsigt. Afgørelsen er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. Eventuel retssag skal anlægges inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.