Afslag på aktindsigt i dokumenter vedrørende lokalplan, da de ikke kunne findes i kommunens arkiver

Sagen omhandler en klage over Hedensted Kommunes afgørelse om aktindsigt. En borger anmodede om aktindsigt i den politiske behandling, der angiveligt skulle have ændret en beslutning fra 1995 vedrørende lokalplan 39.

Kommunens afgørelser

Hedensted Kommune afslog i første omgang anmodningen med henvisning til, at en eftersøgning ville være for ressourcekrævende, da det ville tage mere end 25 timer, jf. Offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1. Efterfølgende fastholdt kommunen afslaget, men med den begrundelse, at en gennemgang af arkiverne efter miljøoplysningslovens regler var foretaget, og at det ikke havde været muligt at finde dokumenter om en sådan politisk behandling.

Klagen til Planklagenævnet

Klageren mente, at kommunen uberettiget tilbageholdt oplysningerne, da den oprindelige beslutning fra 1995 ikke blev efterlevet.

Planklagenævnet gav ikke medhold i klagen og stadfæstede Hedensted Kommunes afgørelse. Nævnet lagde vægt på, at retten til aktindsigt kun omfatter eksisterende dokumenter.

Nævnets vurdering

Planklagenævnet fastslog, at en myndighed ikke er forpligtet til at udlevere dokumenter, den ikke er i besiddelse af. Dette princip gælder uanset, om anmodningen behandles efter Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1, Offentlighedsloven § 7, stk. 1 eller Forvaltningsloven § 9, stk. 1.

Da Hedensted Kommune havde oplyst, at de efterspurgte dokumenter ikke kunne findes i kommunens arkiver, og da Planklagenævnet ikke fandt grundlag for at betvivle denne oplysning, konkluderede nævnet, at kommunen ikke havde handlet i strid med reglerne om aktindsigt.

Nævnet fandt det ikke nødvendigt at tage stilling til, hvilket specifikt regelsæt der skulle anvendes, da resultatet ville være det samme. Nævnets kompetence til at behandle sagen fulgte af, at aktindsigtsanmodningen vedrørte en sag om en lokalplan, hvilket hører under Planlovens § 58.