Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt vedrørende landzonetilladelse til gittermast

Lolland Kommune traf den 14. april 2023 afgørelse om aktindsigt i en sag vedrørende landzonetilladelse til opførelse af en gittermast på en ejendom i Horslunde. Afgørelsen blev efterfølgende påklaget til Planklagenævnet.

Anmodning om aktindsigt

Klageren anmodede den 11. april 2023 Lolland Kommune om aktindsigt i alle dokumenter på sagen, der var indkommet efter den 3. november 2022. Dette inkluderede specifikt oplysninger tilføjet i forbindelse med kommunens svar til Planklagenævnet.

Kommunens afgørelse

Lolland Kommune gav aktindsigt i henhold til Forvaltningsloven § 9. Kommunen vedlagde en liste over sagsakter og oplyste, at personhenførbare oplysninger i visse sagsakter kunne være blokeret i overensstemmelse med Offentlighedsloven § 30, stk. 1, nr. 1.

Klagen til Planklagenævnet

Planklagenævnet modtog klagen over aktindsigtsafgørelsen den 10. maj 2023. Klageren anførte, at der var udeladt flere sider og vedhæftninger fra dokumenter med ID 7230943#0, 7253779#0 og 7266680#0. Specifikt blev det nævnt, at billedfiler (jpg og png) og en PDF-vedhæftning manglede.

Klageren gjorde desuden gældende, at kommunen ikke havde givet aktindsigt i samtlige sagsakter, og at der burde have eksisteret telefonnotater, sms-notater og mødereferater i sagen, da kommunen er notatpligtig i henhold til forvaltningsloven.

Kommunens bemærkninger

Lolland Kommune oplyste, at de blanke sider i aktindsigtsdokumentet skyldtes tekniske årsager ved dannelse af PDF-dokumentet og ikke var et udtryk for undtagne oplysninger. Kommunen bekræftede desuden, at de manglende png- og jpg-filer alene indeholdt logoer, og at den nævnte PDF-vedhæftning allerede var udleveret. Vedrørende de efterspurgte telefonnotater, sms-notater og mødereferater oplyste kommunen, at sådanne dokumenter ikke eksisterede i sagen.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, da afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigten vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6, Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da anmodningen om aktindsigt vedrørte en sag om landzonetilladelse, som Planklagenævnet er klageinstans for i henhold til Planloven § 58 og Planloven § 35, stk. 1, kunne nævnet behandle klagen.

Planklagenævnet ændrede delvist Lolland Kommunes afgørelse om aktindsigt og stadfæstede den i øvrigt.

Udlevering af manglende vedhæftninger

Planklagenævnet ændrede Lolland Kommunes afgørelse for så vidt angår dokumenterne med ID 7253779#0 og 7266680#0. Nævnet udleverede de manglende vedhæftninger (logoer) til klageren. Dette blev begrundet med, at det er mest hensigtsmæssigt at udlevere alt relevant materiale for at undgå uklarhed for modtageren af aktindsigten, selvom de udeladte dokumenter vurderes at være uden betydning. Nævnet fandt det ikke betænkeligt at udlevere logoerne, selvom kommunen ikke havde haft lejlighed til at tage stilling til spørgsmålet om aktindsigt i disse specifikke filer. Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører sagen, jf. Forvaltningsloven § 9, stk. 2, Offentlighedsloven § 7, stk. 2, Forvaltningsloven § 10, stk. 1, Offentlighedsloven § 5, stk. 1 og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen vedrørende manglende telefonnotater, sms-notater og mødereferater. Nævnet fastslog, at retten til aktindsigt kun omfatter eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. Da Lolland Kommune havde oplyst, at de efterspurgte dokumenter ikke eksisterede, fandt nævnet ikke grundlag for at antage, at kommunen havde overtrådt aktindsigtsreglerne.

Notatpligt og nævnets kompetence

Planklagenævnet bemærkede, at det ikke har kompetence til at behandle klager over isolerede sagsbehandlingsspørgsmål, som ikke har betydning for gyldigheden af en afgørelse, der er påklaget til nævnet. Tilsidesættelse af offentlighedslovens regler om notatpligt ville ikke i den konkrete sag medføre ugyldighed af Lolland Kommunes aktindsigtsafgørelse. Spørgsmålet om kommunens notatpligt kunne eventuelt behandles af Ankestyrelsen, som fører tilsyn med kommunerne.

Afsluttende bemærkninger

Afgørelsen blev truffet af formanden på nævnets vegne i henhold til Lov om Planklagenævnet § 4. Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. En eventuel retssag til prøvelse af afgørelsen skal være anlagt inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4.