Delvist afslag på aktindsigt i advokatrapport og bestyrelsesreferater hos forsyningsselskab

Sagen omhandler en anmodning om aktindsigt fra et medlem af kommunalbestyrelsen i Ringkøbing-Skjern Kommune hos Ringkøbing-Skjern Forsyning A/S. Anmodningen vedrørte en advokatrapport udarbejdet på baggrund af whistleblowerindberetninger samt referater fra forsyningens bestyrelsesmøder i perioden 2020-2023.

Forsyningen meddelte oprindeligt afslag på dele af anmodningen, men denne afgørelse blev ophævet af Miljø- og Fødevareklagenævnet og hjemvist til fornyet behandling. Nævnet fastslog, at sagen skulle behandles efter Miljøoplysningsloven, da dokumenterne indeholdt miljøoplysninger.

Forsyningens fornyede afgørelse

Efter hjemvisningen traf Ringkøbing-Skjern Forsyning A/S en ny afgørelse, hvor de igen meddelte afslag på aktindsigt i advokatrapporten og visse punkter i bestyrelsesreferaterne. Afslaget blev begrundet med henvisninger til 1985-offentlighedsloven:

• Advokatrapport og relaterede dagsordenspunkter: Undtaget med henvisning til, at de var en del af en personalesag og udarbejdet med henblik på at vurdere selskabets retlige handlemuligheder i en sag, der kunne føre til en retssag.
• Dagsordenspunkter om køb af ejendom: Undtaget med henvisning til, at offentliggørelse ville medføre et betydeligt økonomisk tab for forsyningen og svække deres forhandlingsposition.

Klagens hovedpunkter

Klageren anførte, at forsyningen burde have meddelt aktindsigt ud fra princippet om meroffentlighed, eventuelt med anonymisering af personoplysninger. Klageren fremhævede en særlig interesse i håndteringen af whistleblower-sagen og påpegede, at forhandlingerne om ejendomskøb var afsluttede.

Miljø- og Fødevareklagenævnet stadfæster delvist og ændrer delvist Ringkøbing-Skjern Forsyning A/S’ afgørelse.

Personalesag og advokatrapport

Nævnet anerkender, at advokatrapporten og de tilknyttede dagsordenspunkter vedrører en konkret personalesag og derfor som udgangspunkt er undtaget fra aktindsigt i henhold til 1985-offentlighedslovens § 2, stk. 2. Sagen omhandlede overvejelser om disciplinære reaktioner mod en medarbejder i en chefstilling.

Nævnet finder dog, at advokatrapporten og et af dagsordenspunkterne indeholder oplysninger af den karakter, som er oplistet i 1985-offentlighedslovens § 2, stk. 3, 1. pkt. (f.eks. den ansattes navn, stilling, arbejdsopgaver mv.). Disse specifikke oplysninger er ikke undtaget og skal derfor udleveres. Afslaget på aktindsigt i resten af advokatrapporten og to af dagsordenspunkterne stadfæstes.

Køb af fast ejendom

Nævnet ændrer forsyningens afslag på aktindsigt i dagsordenspunkterne vedrørende køb af fast ejendom. Forsyningen havde henvist til 1985-offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 2, som beskytter private virksomheders økonomiske interesser. Nævnet fastslår, at denne bestemmelse var forkert anvendt. Da Ringkøbing-Skjern Forsyning A/S i denne sammenhæng agerer som en offentlig myndighed, skulle en eventuel undtagelse af hensyn til selskabets egne økonomiske interesser have været vurderet efter § 13, stk. 1, nr. 5. Da afslaget var baseret på et forkert retsgrundlag, blev det ophævet.

Ringkøbing-Skjern Forsyning A/S skal derfor udlevere bestyrelsesmødereferaterne vedrørende køb af ejendom i deres helhed samt de nævnte oplysninger fra advokatrapporten.