Klage over aktindsigt i sager om udstykning af ejendom

Aarhus Kommune traf den 21. marts 2023 afgørelse om aktindsigt i to sager vedrørende en forespørgsel om udstykning af ejendommen [A2], 8340 Malling, matr.nr. [PN1], [PN2], [PN3] og [PN4] Østerlavet, Malling. Denne afgørelse blev truffet med henvisning til miljøoplysningsloven og forvaltningsloven.

Klageren anmodede den 15. marts 2023 om aktindsigt i kommunens tidligere sager vedrørende udstykning af matr.nr. [PN5] Østerlavet Malling, [A2], 8340 Malling, da klageren mente, at det var relevant for en verserende sag om dispensation til udstykningen. Kommunen havde den 13. marts 2023 meddelt dispensation fra byplanvedtægt nr. 6 til udstykning af ejendommen.

Planklagenævnet modtog klagen den 22. maj 2023. Klagen omhandlede primært spørgsmålet om, hvorvidt kommunen havde tilbageholdt dokumenter fra aktindsigten, specifikt telefonnotater fra samtaler mellem kommunen og ejeren af ejendommen. Planklagenævnet har i denne sag udelukkende taget stilling til klagen over kommunens afgørelse om aktindsigt af 21. marts 2023 og ikke den separate klagesag vedrørende dispensationen.

Planklagenævnet har behandlet klagen over Aarhus Kommunes afgørelse om aktindsigt og kan ikke give medhold i klagen, hvilket betyder, at kommunens afgørelse fastholdes.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet er klageinstans for afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger, når anmodningen omfatter oplysninger eller dokumenter i en sag, hvor der er truffet afgørelse efter planloven eller anden lovgivning under nævnets kompetence. Dette følger af Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6, Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da der var anmodet om aktindsigt i sager vedrørende udstykning, hvor kommunen efterfølgende har meddelt dispensation fra byplanvedtægten efter Planloven § 58, fandt nævnet, at dokumenterne indgik i en sag, hvor der var truffet afgørelse efter planloven. Nævnet havde derfor kompetence til at behandle klagen, uanset hvilket regelsæt der måtte finde anvendelse for aktindsigtsanmodningen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Klageren anførte, at kommunens afgørelse om aktindsigt var mangelfuld, da der ikke var udleveret telefonnotater fra samtaler mellem Aarhus Kommune og ejeren af ejendommen. Planklagenævnet vurderede, at retten til aktindsigt kun omfatter eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. Kommunen havde oplyst, at der ikke fandtes yderligere telefonnotater, og at de få usystematiserede samtaler alene havde udgjort vejledning. Nævnet fandt ikke grundlag for at antage, at dette var ukorrekt, og konkluderede derfor, at kommunen ikke havde overtrådt reglerne om aktindsigt.

Notatpligt

Klagerens repræsentant havde endvidere anført, at kommunen ikke havde overholdt sin notatpligt, hvis telefonnotaterne ikke eksisterede. Planklagenævnet har ikke kompetence til at behandle klager over isolerede sagsbehandlingsspørgsmål, som ikke har betydning for gyldigheden af en afgørelse, der er påklaget til nævnet. En tilsidesættelse af notatpligten ville ikke i den konkrete sag kunne medføre ugyldighed af kommunens afgørelse om aktindsigt. Nævnet henviste klageren til Ankestyrelsen for spørgsmål vedrørende kommunens notatpligt.

Afsluttende bemærkninger

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen over Aarhus Kommunes afgørelse af 21. marts 2023 om aktindsigt. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1, og er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. Eventuel retssag skal anlægges inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4.