Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i orienteringsskrivelser vedrørende fritidsboliger i Ærøskøbing

En klager anmodede den 4. oktober 2022 Ærø Kommune om aktindsigt i orienteringsskrivelser sendt til husejere i Ærøskøbing. Disse skrivelser informerede husejerne om, at anvendelsen af deres ejendomme som fritidsboliger var i strid med lokalplan nr. 9-9B. Klageren henviste til en lignende orienteringsskrivelse, som klageren selv havde modtaget fra kommunen.

Kommunens afslag på aktindsigt

Ærø Kommune afslog den 12. oktober 2022 anmodningen om aktindsigt. Begrundelsen for afslaget var, at kommunen siden den 4. maj 2022 havde modtaget 19 anmodninger om aktindsigt fra klageren, hvilket samlet set udgjorde et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug. Kommunen henviste til Offentlighedsloven § 9, stk. 2, nr. 1 som grundlag for afslaget. Kommunen oplyste desuden, at klageren fremadrettet skulle forvente afslag på aktindsigt i anmodninger, der skulle behandles efter offentlighedsloven. Dog bemærkede kommunen, at anmodninger omfattet af Forvaltningsloven og/eller Miljøoplysningsloven ville blive behandlet i overensstemmelse hermed.

Klagen til Planklagenævnet

Klageren indbragte sagen for Planklagenævnet den 19. oktober 2022. Klagen vedrørte både kommunens afslag på aktindsigt og meddelelsen om, at fremtidige anmodninger under offentlighedsloven ikke ville blive besvaret.

Planklagenævnet behandlede klagen over Ærø Kommunes afslag på aktindsigt i orienteringsskrivelser vedrørende anvendelse af ejendomme som fritidsboliger i strid med lokalplan nr. 9-9B.

Planklagenævnets kompetence

Nævnet fastslog sin kompetence til at behandle sagen. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigtsbegæringen vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. Tilsvarende følger af Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder dispensationer fra lokalplaner, og de anmodede skrivelser kan indgå i sager om dispensation fra lokalplan nr. 9-9B, fandt nævnet sig kompetent.

Anvendelse af korrekt regelsæt

Planklagenævnet vurderede, at de anmodede oplysninger udgjorde miljøoplysninger i henhold til Miljøoplysningsloven § 3. Nævnet lagde vægt på, at en anvendelsesændring af en bolig fra fritidsbolig til helårsbeboelse potentielt kan påvirke miljøelementer som jord, landskaber og naturområder, jf. Miljøoplysningsloven § 3, nr. 1 og Miljøoplysningsloven § 3, nr. 3. Derfor skulle anmodningen om aktindsigt behandles efter miljøoplysningslovens regler, jf. Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1.

Kommunens afgørelse, der var truffet efter offentlighedsloven, udgjorde en væsentlig retlig mangel. Dette skyldtes, at kommunen selv havde anført, at anmodninger under miljøoplysningsloven ville blive imødekommet.

Afgørelse og hjemvisning

Planklagenævnet ophævede Ærø Kommunes afslag på aktindsigt og hjemviste sagen til fornyet behandling i kommunen. Hjemvisningen gjaldt dog kun de orienteringsskrivelser, som ikke allerede var indgået i en klagesag hos Planklagenævnet. Nævnet bemærkede, at det selv var rette myndighed til at træffe afgørelse om aktindsigt i de skrivelser, der indgik i de 2 af 6 verserende klagesager hos nævnet, jf. Forvaltningsloven § 16, stk. 1 og Offentlighedsloven § 15, stk. 1.

Kommunen skal i den fornyede behandling konkret tage stilling til, om der foreligger dokumenter omfattet af anmodningen, og om disse kan udleveres i henhold til miljøoplysningsloven. Hvis aktindsigt nægtes, skal kommunen give en konkret begrundelse og henvise til den relevante bestemmelse.

Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. Eventuel retssag skal anlægges inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4.