Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i Fredensborg Kommune vedrørende lokalplan nr. 72

Sagen omhandler en klage over Fredensborg Kommunes manglende udlevering af dokumenter i forbindelse med en anmodning om aktindsigt vedrørende lokalplan nr. 72. Klageren anmodede oprindeligt den 12. december 2019 om aktindsigt i en liste over potentielle overtrædelser af lokalplanen. Denne anmodning blev fulgt op den 22. juni 2020 med en bredere anmodning om aktindsigt i "akter indenfor 2 år herunder listen med vurderede overtrædelser fra besigtigelsen 2019".

Fredensborg Kommune imødekom den 16. september 2020 delvist anmodningen ved at give aktindsigt i en liste over ejendomme med potentielle uoverensstemmelser. Klageren præciserede dog den 28. september 2020, at anmodningen omfattede alle akter vedrørende lokalplan nr. 72 to år tilbage, herunder brevveksling med borgere, grundejerforeningen, myndigheder og udvalgsreferater.

Kommunens håndtering og Planklagenævnets bemærkninger

Kommunen oplyste den 19. januar 2021, at den ikke førte en generel sag om lokalplan nr. 72, og at der derfor ikke var en sag at søge aktindsigt i. Desuden fastholdt kommunen den 15. februar 2021, at en e-mail sendt til grundejerforeningen, som indeholdt listen over potentielle overtrædelser, ikke ville blive udleveret, da kommunen mente, at klageren allerede havde fået aktindsigt i det ønskede dokument (listen).

Planklagenævnet fandt, at klagerens anmodning af 28. september 2020 skulle forstås som omfattende alle sager vedrørende lokalplan nr. 72 inden for de seneste to år, og ikke kun den specifikke liste. Nævnet bemærkede, at kommunen ikke havde taget fuldt ud stilling til aktindsigtsanmodningen, idet den hverken havde udleveret den omtalte e-mail eller truffet en begrundet afgørelse om afslag på udlevering heraf. Ligeledes havde kommunen ikke undersøgt, om der var andre konkrete sager vedrørende lokalplanen, som faldt inden for anmodningens omfang.

Planklagenævnet hjemviste sagen til fornyet behandling i Fredensborg Kommune.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet fastslog sin kompetence til at behandle klagen, da afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigtsbegæringen vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. Dette følger også af Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder håndhævelse af lokalplaner, kunne nævnet behandle klagen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Nævnet understregede, at retten til aktindsigt kun omfatter eksisterende dokumenter. Kommunen burde have afklaret omfanget af klagerens anmodning af 22. juni 2020. Klagerens præcisering af 28. september 2020 blev af nævnet tolket som en anmodning om aktindsigt i alle akter vedrørende lokalplan nr. 72 inden for de seneste to år. Kommunen havde uretmæssigt undladt at udlevere en e-mail til grundejerforeningen eller træffe en begrundet afgørelse om afslag herpå. Kommunen havde heller ikke undersøgt, om der var andre relevante sager.

Afgørelse og bemærkninger til fornyet behandling

Planklagenævnets afgørelse om hjemvisning er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. En eventuel retssag skal anlægges inden 6 måneder, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 4. Afgørelsen blev truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.

Ved den fornyede behandling skal Fredensborg Kommune:

• Afklare, om kommunen er i besiddelse af dokumenter omfattet af aktindsigtsanmodningerne af 22. juni 2020 og 28. september 2020. Hvis der er tvivl om omfanget, skal kommunen afklare dette med klageren.
• Konkret tage stilling til, om der kan gives aktindsigt i de pågældende dokumenter. Dette skal ske efter miljøoplysningsloven, jf. offentlighedsloven. Hvis klageren er part i en sag, skal behandlingen dog ske efter miljøoplysningsloven, jf. forvaltningsloven.
• Hvis dokumenter eller oplysninger undtages fra aktindsigt, skal kommunen give en begrundelse, der henviser til de relevante retsregler, jf. Forvaltningsloven § 22.