Datatilsynet kritiserer Odense Kommune for manglende overholdelse af tidsfrister ved behandling af indsigtsanmodninger

Datatilsynet foretog i 2019 et planlagt tilsyn hos Odense Kommune for at undersøge kommunens overholdelse af reglerne om den registreredes indsigtsret, særligt med fokus på overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 15 og artikel 12. Tilsynet omfattede en gennemgang af kommunens retningslinjer, procedurer og håndtering af indsigtsanmodninger.

Odense Kommunes procedurer og retningslinjer

• Kommunen har udarbejdet procedurer for håndtering af indsigtsanmodninger, hvor anmodninger typisk sendes til databeskyttelsesrådgiveren, som videresender dem til de relevante forvaltninger.
• Forvaltningerne har 14 dage til at fremsende oplysninger til databeskyttelsesrådgiveren, som herefter besvarer anmodningen.
• Kommunen kontakter borgeren for at afklare, om der ønskes aktindsigt eller indsigt.
• Procedurerne indeholder ikke konkret information om reglerne om indsigt, men medarbejderne har modtaget undervisning.

Odense Kommunes standardtekster

• Kommunen har udarbejdet standardskrivelser til intern brug ved fremsøgning af oplysninger om den registrerede.
• Datatilsynet anbefaler, at kommunen udarbejder skabeloner til brug i kommunikationen med den registrerede.

Odense Kommunes håndtering af anmodninger om indsigt

• Kommunen har behandlet 9 indsigtsanmodninger i perioden 25. maj 2018 til 16. april 2019.
• I tre tilfælde er anmodningerne besvaret senere end en måned efter modtagelsen.
• Kommunen har begrundet forsinkelserne med sommerferie, en fejl ved vedhæftning af dokumenter og anmodningens kompleksitet.
• Datatilsynet bemærker, at kommunen generelt bruger lang tid på at besvare anmodningerne, og at forvaltningerne standardmæssigt gives en frist på 14 dage til at fremsøge oplysninger.

Datatilsynet udtaler kritik af Odense Kommunes behandling af personoplysninger, da behandlingen ikke er sket i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 3.

Begrundelse for kritikken:

• I tre ud af ni behandlede indsigtsanmodninger er tidsfristen på én måned for besvarelse overskredet.
• I et tilfælde blev fristen overskredet på grund af sommerferieafvikling, hvilket ikke er en gyldig begrundelse for forlængelse ifølge Datatilsynet.
• I et andet tilfælde skyldtes forsinkelsen en fejl ved vedhæftning af dokumenter.