Afslag på klage over aktindsigt i lokalplansag, da yderligere dokumenter ikke fandtes

En borger anmodede Halsnæs Kommune om aktindsigt i materiale vedrørende et lokalplanarbejde for boliger på Hundested Havn. Efter at have rykket for svar og inddraget Folketingets Ombudsmand, modtog borgeren svar fra kommunen.

Kommunens afgørelse

Halsnæs Kommune meddelte den 13. juli 2020 fuld aktindsigt. Kommunen oplyste, at anmodningen efter en telefonisk aftale var blevet afgrænset til at omfatte et facebookopslag fra borgmesteren om andelsboliger på havnen. Kommunen fremsendte en e-mail, som de mente var kilden til borgmesterens oplysning, og anførte, at de ikke var i besiddelse af yderligere dokumenter, da ejerforhold ikke reguleres i en lokalplan.

Klagens indhold

Borgeren klagede til Planklagenævnet over sagsbehandlingstiden og kommunens afgørelse. Klageren var utilfreds med, at kommunen først havde oplyst, at der ingen dokumenter var, for derefter at fremsende en e-mail fra et møde. Klageren mente desuden, at der måtte eksistere yderligere materiale, baseret på udtalelser fra borgmesteren i Frederiksborg Amts Avis, som indikerede, at lokalplanen alligevel blev politisk behandlet kort tid efter.

Planklagenævnet gav ikke medhold i klagen, hvilket betyder, at Halsnæs Kommunes afgørelse om aktindsigt står ved magt.

Planklagenævnets kompetence

Nævnet fastslog sin kompetence til at behandle sagen, da anmodningen om aktindsigt vedrørte en sag om en lokalplan, som hører under Planloven § 58. Klageadgangen følger af reglerne i både Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6, Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4.

Retten til aktindsigt omfatter kun eksisterende dokumenter

Planklagenævnet lagde til grund, at retten til aktindsigt kun omfatter materiale, der allerede eksisterer. En myndighed er ikke forpligtet til at udarbejde nye dokumenter, såsom telefon- eller mødereferater, for at imødekomme en anmodning om aktindsigt. Nævnet fandt ikke grundlag for at betvivle kommunens oplysning om, at der ikke fandtes yderligere dokumenter omfattet af anmodningen.

Selvom kommunen havde begået en formel fejl ved ikke at angive lovgrundlaget for sin afgørelse, vurderede nævnet, at en hjemvisning ikke ville føre til et andet resultat, og stadfæstede derfor afgørelsen.

Afgørelsen er endelig og kan ikke indbringes for en anden administrativ myndighed, jf. § 3, stk. 3, i lov om Planklagenævnet. En eventuel retssag skal anlægges inden seks måneder, jf. § 3, stk. 4, i lov om Planklagenævnet.