Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i dispensationer og habilitetsvurderinger i Silkeborg Kommune

Klageren anmodede den 9. december 2019 om aktindsigt i flere oplysninger fra Silkeborg Kommune. Anmodningen omfattede materiale vedrørende politisk meddelte dispensationer fra lokalplaner siden 1. januar 2018, oplysninger om et byrådsmedlems mulige inhabilitet (herunder to notater fra kommunens jurister og eventuel ekstern rådgivning), samt oplysninger om borgmesterens afbud til byrådsmøde og EU-valg og indberetning af gaver til SKAT.

Kommunens afgørelse

Silkeborg Kommune meddelte den 18. december 2019 delvist afslag på aktindsigt. Kommunen behandlede anmodningen efter reglerne i offentlighedsloven.

• Dispensationer fra lokalplaner: Kommunen henviste klageren til selv at fremsøge oplysningerne på kommunens hjemmeside, da disse var offentligt tilgængelige, jf. Offentlighedsloven § 28, stk. 2, nr. 3.
• Habilitetsnotater: Kommunen undtog de to notater som interne dokumenter efter Offentlighedsloven § 23, stk. 1, nr. 1, men meddelte aktindsigt i de faktiske oplysninger i notaterne, jf. Offentlighedsloven § 28, stk. 1. De juridiske vurderinger og konklusioner blev undtaget for at beskytte kommunens interne beslutningsproces. Desuden undtog kommunen oplysninger om byrådsmedlemmets virksomheds forretningshemmeligheder efter Offentlighedsloven § 30, nr. 2, da offentliggørelse potentielt kunne medføre væsentlig økonomisk skade for virksomheden.
• Ekstern rådgivning: Kommunen oplyste, at der ikke var indhentet ekstern vurdering vedrørende byrådsmedlemmets habilitet.
• Borgmesterens afbud: Kommunen henviste til, at stedfortræderindkaldelsen var en del af dagsordenen til byrådsmødet og kunne tilgås via et link, jf. Offentlighedsloven § 28, stk. 2, nr. 3.
• Skatteindberetning: Kommunen meddelte afslag på aktindsigt, da den ikke var i besiddelse af de ønskede oplysninger, idet der enten ikke forelå en gave, eller kommunen ikke havde været involveret i indberetningen.

Kommunen vurderede desuden, at der ikke kunne meddeles meroffentlighed i de undtagne oplysninger, jf. Offentlighedsloven § 14, da hensynet til den frie og uformelle arbejdstilrettelæggelse samt hensynet til virksomhedens konkurrencesituation vejede tungere end hensynet til aktindsigt.

Klagerens bemærkninger

Klageren fastholdt, at de ønskede dokumenter og oplysninger ikke var modtaget, og udtrykte utilfredshed med, at kommunen havde undtaget oplysninger i habilitetsnotaterne uden en lovlig begrundelse. Klageren bemærkede også, at kommunen let kunne fremsende de specifikke dispensationer fra lokalplaner, der var givet til borgmesterens ven. Endelig var klageren utilfreds med manglende aktindsigt i materiale vedrørende borgmesterens afbud og beskatning af modtagne gaver.

Planklagenævnet har behandlet klagen over Silkeborg Kommunes delvise afslag på aktindsigt.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder afgørelser om dispensationer fra lokalplaner. Nævnet fandt derfor, at det havde kompetence til at behandle den del af klagen, der vedrørte aktindsigt i dispensationer fra lokalplaner og kommunens behandling af et byrådsmedlems habilitet i forbindelse hermed. Nævnet havde derimod ikke kompetence til at behandle klagen vedrørende borgmesterens afbud til byrådsmødet eller indberetning af gaver til skattemyndighederne, da disse ikke udgør afgørelser efter planloven eller aktindsigtsregler, som nævnet har kompetence over.

Regelsæt for aktindsigt

Planklagenævnet vurderede, at de oplysninger, der var anmodet om aktindsigt i, i vidt omfang udgjorde miljøoplysninger i henhold til Miljøoplysningsloven § 3, nr. 1, jf. Miljøoplysningsloven § 3, nr. 3. Anmodningen om aktindsigt skulle derfor som udgangspunkt behandles efter reglerne i Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1, jf. Miljøoplysningsloven § 6, stk. 2, som henviser til 1985-offentlighedsloven.

Aktindsigt i dispensationer fra lokalplaner

Nævnet fandt, at Silkeborg Kommune ikke havde besvaret klagerens anmodning om aktindsigt i overensstemmelse med Miljøoplysningsloven § 4, stk. 2. Kommunen havde blot henvist til sin hjemmeside i stedet for at fremsende direkte links til de specifikke sager, hvilket ikke udgjorde en let tilgængelig måde at give adgang til oplysningerne på. Nævnet vurderede desuden, at klagerens anmodning var tilstrækkelig specifik. På den baggrund ophævede Planklagenævnet kommunens afgørelse om aktindsigt i dispensationer fra lokalplaner og hjemviste sagen til fornyet behandling i kommunen.

Aktindsigt i habilitetsnotater

Interne dokumenter

Planklagenævnet fandt, at notaterne om byrådsmedlemmets habilitet var interne dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, nr. 1 (1985-loven) og Offentlighedsloven § 23, stk. 1, nr. 1 (2013-loven). Nævnet vurderede, at der ikke var yderligere oplysninger i dokumentet, som var omfattet af ekstraheringspligten i Offentlighedsloven § 28, stk. 1.

Forretningshemmeligheder

Nævnet vurderede, at oplysningerne kunne undtages fra aktindsigt med henvisning til Offentlighedsloven § 12, stk. 1, nr. 2 (1985-loven), da de undtagne oplysninger udgjorde drifts- og forretningsforhold, og kommunen i tilstrækkelig grad havde belyst risikoen for, at aktindsigt ville påføre virksomheden et tab.

Undtagelse efter miljøoplysningsloven

Kommunen havde truffet afgørelse om aktindsigt efter reglerne i 2013-offentlighedsloven og ikke 1985-offentlighedsloven, jf. miljøoplysningsloven. Dette udgjorde en retlig mangel ved afgørelsen. Kommunen havde ikke foretaget den konkrete afvejning af offentlighedens interesser over for de interesser, der varetages ved at afslå udleveringen, som kræves af Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3, 1. pkt. og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 3, 2. pkt.. Da denne mangel var væsentlig og kunne have haft betydning for afgørelsens udfald, fandt Planklagenævnet, at afgørelsen var ugyldig.

Planklagenævnets afgørelse

Planklagenævnet ophæver Silkeborg Kommunes afgørelse af 18. december 2019 om aktindsigt og hjemviser sagen til fornyet behandling i kommunen. Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4, stk. 1.