Miljø- og Fødevareklagenævnets afgørelse om aktindsigt i Odense Letbane P/S bestyrelsesreferater

En klager anmodede den 30. november 2018 om aktindsigt i Odense Letbane P/S' bestyrelsesreferater i henhold til miljøoplysningsloven. Odense Letbane P/S afslog anmodningen den 11. december 2018 med henvisning til, at referaterne var interne arbejdsdokumenter, jf. 1985-offentlighedsloven § 7, stk. 1, nr. 1 og § 8, samt miljøoplysningslovens § 2, stk. 3. Selskabet vurderede, at selvom dele af dokumenterne indeholdt miljøoplysninger omfattet af miljøoplysningslovens § 3, vejede hensynet til bestyrelsens mulighed for at drøfte anlægsprojektets fremdrift i et lukket forum tungere end offentlighedens interesse i aktindsigt. Selskabet bemærkede desuden, at klager ikke ville opnå bedre rettigheder i medfør af 2013-offentlighedslovens § 23.

Klagerens argumenter

Klager påklagede afgørelsen den 13. december 2018 til Miljø- og Fødevareklagenævnet. Klager anførte, at Odense Letbane P/S burde udlevere bestyrelsesreferaterne og henviste til Miljøoplysningsdirektivets artikel 1, litra a og b, som sikrer offentlig adgang til miljøoplysninger. Klager fremhævede, at der skal meddeles aktindsigt i dokumenter omfattet af miljøoplysningslovens § 3, uanset form, og at selskabet havde meddelt et generelt afslag uden at henvise til Miljøoplysningsdirektivets artikel 4 om undtagelsesbestemmelser, som skal fortolkes indskrænkende. Klager mente, at afslaget manglede en konkret begrundelse for de enkelte forhold, der var nægtet aktindsigt i, især da bestyrelsen måtte have drøftet miljøspørgsmål som støj og miljøpåvirkning.

Odense Letbane P/S' bemærkninger

Odense Letbane P/S fastholdt den 3. januar 2019, at bestyrelsesreferaterne var interne dokumenter, jf. 1985-offentlighedslovens § 7, stk. 1. Selskabet henviste til forarbejderne til loven, der understøtter beskyttelsen af interne drøftelser. De bemærkede, at de havde foretaget en konkret afvejning af hvert enkelt referat i henhold til miljøoplysningslovens § 3, men at afvejningen var den samme for alle dokumenter. Selskabet anførte, at beslutninger, der fremgik af referaterne, kunne genfindes i andre dokumenter, hvilket gjorde offentliggørelse af referaterne unødvendig.

Miljø- og Fødevareklagenævnet traf afgørelse efter miljøoplysningslovens § 2, stk. 1, jf. 1985-offentlighedslovens § 7, jf. miljøoplysningslovens § 4 a. Nævnet ophævede Odense Letbane P/S' afgørelse af 11. december 2018 om afslag på aktindsigt i bestyrelsesreferater og hjemviste sagen til fornyet behandling. Afgørelsen er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Miljø- og Fødevareklagenævnet § 17.

Miljøoplysningslovens anvendelsesområde

Nævnet fastslog, at Odense Letbane P/S er omfattet af miljøoplysningslovens § 1, stk. 2, da selskabet varetager funktioner, der kan påvirke miljøet, og er underlagt offentlig kontrol i kraft af Odense Kommunes 100 % ejerskab, jf. Lov om Odense Letbane § 1, stk. 1 og § 2. Nævnet vurderede, at oplysningerne i bestyrelsesreferaterne var omfattet af begrebet 'miljøoplysninger' som defineret i miljøoplysningslovens § 3, herunder oplysninger om økonomiske forhold, anlægsarbejder, udbud og kontrakter, samt beslutninger, der kan påvirke faktorer som energi, støj og emissioner, jf. miljøoplysningslovens § 3, nr. 1, nr. 2, nr. 3 og nr. 5. Dette skyldes den brede fortolkning af miljøoplysningsbegrebet, som også omfatter indirekte oplysninger og foranstaltninger.

Aktindsigt i interne dokumenter

Nævnet var enig med Odense Letbane P/S i, at bestyrelsesreferaterne er interne arbejdsdokumenter i henhold til 1985-offentlighedslovens § 7, nr. 1, og at de ikke er omfattet af 1985-offentlighedslovens § 8, da de ikke gengiver endelige beslutninger. Dog fremgår det af miljøoplysningslovens § 2, stk. 3, at der i sager om aktindsigt i miljøoplysninger, der er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i 1985-offentlighedsloven § 2, § 7, § 10, § 12, stk. 1 og § 13, stk. 1, skal foretages en konkret afvejning af offentlighedens interesser over for interesserne ved at afslå udlevering. Disse bestemmelser skal anvendes restriktivt under hensyntagen til samfundets interesse i offentliggørelse.

Nævnets vurdering og hjemvisning

Miljø- og Fødevareklagenævnet vurderede, at Odense Letbane P/S ikke i tilstrækkelig grad havde foretaget en konkret afvejning af oplysningerne i de undtagne dokumenter, men generelt havde undtaget dem i deres helhed. Nævnet fandt det vanskeligt at forstå, at afvejningsreglerne i miljøoplysningslovens § 2, stk. 3, skulle føre til et fuldstændigt afslag på aktindsigt, i hvert fald i dele af referaterne. Nævnet vurderede, at klagers interesse i aktindsigt i dele af bestyrelsesreferaterne kunne veje tungere end Odense Letbane P/S' interesse i at afslå udlevering, især på grund af den store offentlige bevågenhed omkring anlægsprojektet. Sagen blev derfor hjemvist til fornyet behandling, hvor Odense Letbane P/S skal overveje at meddele aktindsigt i videre omfang på baggrund af princippet om meroffentlighed, jf. 1985-offentlighedslovens § 4, stk. 1, 2. pkt., som er videreført i 2013-offentlighedslovens § 14. Ved et eventuelt fornyet afslag skal dette ledsages af en konkret og uddybende begrundelse samt en klagevejledning, jf. miljøoplysningslovens § 4, stk. 4, 1. pkt..