Nægtet fradrag for kilometerpenge og telefonudgifter grundet manglende dokumentation

Sagen omhandler en enkeltmandsvirksomheds klage over SKATs afgørelse om nægtet fradrag for udgifter til kilometerpenge og telefon i indkomståret 2015. Klageren, der driver en arkitektvirksomhed, havde fratrukket henholdsvis 11.595 kr. for kilometerpenge og 4.822 kr. for telefonudgifter.

Faktiske oplysninger

Virksomheden havde en nettoomsætning på 186.559 kr. og et resultat før afskrivninger og renter på -31.864 kr. i 2015. Klageren havde bogført 11.595 kr. til kilometerpenge og 4.822 kr. til telefon. Klageren erkendte, at kravene til en kørebog ikke var opfyldt, men havde fremlagt et Excel-ark med kørselsregnskab. For telefonudgifterne var en del af udgiften (1.114 kr. ekskl. moms) benævnt "betaling 3. part", som SKAT ikke anerkendte som telefonudgift. Klageren oplyste, at telefonen var et erhvervsabonnement og primært brugt til kunder og samarbejdspartnere.

SKATs afgørelse og begrundelse

SKAT nægtede fradrag for kilometerpenge med 11.595 kr. med henvisning til, at der ikke forelå et fyldestgørende kørselsregnskab, der opfyldte kravene i Juridisk Vejledning afsnit C.A.4.3.3.3.3.3. Disse krav inkluderer daglig notering af kilometertæller, dato, fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel samt bestemmelsessteder. SKAT henviste også til Højesterets dom i TfS1999, 878 HRD.

Vedrørende telefonudgifterne nægtede SKAT fradrag for 1.114 kr. (betaling til 3. part) med henvisning til Statsskatteloven § 6, stk. 1, litra a. SKAT anså disse udgifter for private og virksomheden uvedkommende, da det ikke fremgik, hvad de vedrørte. SKAT foretog desuden en skønsmæssig fordeling af momsen på telefonudgifterne, hvor kun 50% blev anset for fradragsberettiget i henhold til Momsloven § 38, stk. 2. SKAT fastholdt, at beskatning af fri telefon vedrører rådighedsbeskatning af samtaleudgiften og ikke andre udgifter på telefonregningen.

Klagerens opfattelse

Klageren nedlagde påstand om godkendelse af fuldt fradrag for begge poster. Klageren anførte, at hun havde stolet på sin revisor og ikke havde kendskab til de specifikke krav til kørebog. Hun mente, at det fremlagte Excel-ark med kundebesøg, dato og kilometerafstand burde være tilstrækkeligt, da kørsel var en grundlæggende del af driften, især pga. en samarbejdspartner i [by1]. Klageren oplyste, at hun nu havde anskaffet en digital kørebog. Vedrørende telefonen argumenterede klageren for, at da den var oprettet under et erhvervsabonnement og brugt til kundekontakt, burde alle udgifter være fradragsberettigede.

Landsskatterettens afgørelse

Landsskatteretten indledte med at fastslå, at udgifter afholdt i årets løb for at erhverve, sikre og vedligeholde indkomsten er fradragsberettigede i henhold til Statsskatteloven § 6, stk. 1, litra a. Det kræver en direkte og umiddelbar forbindelse mellem udgiften og indkomsten, og udgiften må ikke være af privat karakter. Bevisbyrden for afholdelsen, størrelsen og fradragsberettigelsen af en udgift påhviler som udgangspunkt den skattepligtige, jf. Højesterets dom af 19. marts 2004, offentliggjort i SKM2004.162.HR.

Fradrag for kørselsudgifter

Landsskatteretten bemærkede, at selvstændige erhvervsdrivende kan fradrage udgifter til erhvervsmæssig befordring efter Statsskatteloven § 6, stk. 1, litra a, hvis de er afholdt for at erhverve, sikre og vedligeholde indkomsten. Erhvervsmæssig befordring defineres i Ligningsloven § 9 B, stk. 1.

For at et kørselsregnskab kan danne grundlag for fradrag, skal det opfylde specifikke formkrav, herunder:

• Angivelse af kilometertællerens stand ved begyndelsen og afslutningen af den daglige kørsel.
• Dato for kørslen.
• Fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel.
• Bestemmelsessted for den erhvervsmæssige kørsel og lignende notater, der kan sandsynliggøre regnskabets rigtighed.

Landsskatteretten fandt, at klagerens fremlagte Excel-regneark var mangelfuldt, da det ikke indeholdt visning af kilometertælleren, manglende fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel, og manglende sandsynliggørelse/dokumentation for regnskabets rigtighed. Desuden var der ikke fremlagt bilag i form af brændstofkvitteringer, der kunne underbygge den erhvervsmæssige kørsel. På denne baggrund stadfæstede Landsskatteretten SKATs afgørelse om at nægte fradrag for kørselsudgifterne.

Fradrag for telefonudgifter

Vedrørende telefonudgifterne havde SKAT godkendt fradrag for den generelle telefoni, men ikke for beløb vedrørende betaling via mobil til 3. part (1.499 kr. inkl. moms). Landsskatteretten fandt, at der kunne godkendes fradrag for udgifter til telefonnummeret, da det fremgik af virksomhedens hjemmeside og selskabsrapport fra Erhvervsstyrelsen.

Imidlertid stadfæstede Landsskatteretten SKATs afgørelse vedrørende 3. parts betalingerne. Retten lagde vægt på, at det ikke fremgik af fakturaerne, hvad disse udgifter vedrørte, og det var derfor ikke muligt at konstatere, i hvilket omfang der var tale om en fradragsberettiget udgift i henhold til Statsskatteloven § 6, stk. 1, litra a.