Høring over udkast til opdateret vejledning om beregning af klagefrister i lyset af ændrede forhold på postmarkedet og øget digitalisering

• Justitsministeriet foreslår en opdateret vejledning om beregning af klagefrister med virkning fra 1. januar 2026.
• Opdateringen skyldes primært PostNords ophør med brevomdeling i Danmark pr. 30. december 2025.
• For fysiske breve ændres udgangspunktet for fristens begyndelse til at basere sig på den valgte postdistributørs leveringsbetingelser (f.eks. længste angivne leveringstid).
• For digitale meddelelser regnes klagefristen fra det tidspunkt, meddelelsen er tilgængelig i modtagerens postløsning, uanset tidspunktet på døgnet.
• Klagefrister, der udløber på en weekend eller helligdag, forlænges til den førstkommende hverdag for både fysiske og digitale forsendelser.
• Rettidig klage via digital post kan indgives frem til kl. 23:59 på udløbsdagen, mens fysiske breve skal være fremme inden kontortids ophør.
• Vejledningen præciserer regler om bevisbyrde, hvor myndigheden som udgangspunkt skal bevise, hvornår en afgørelse er kommet frem.
• Der indføres retningslinjer for sager med flere parter, hvor frister kan udløbe på forskellige tidspunkter afhængigt af kommunikationsform (digital/fysisk).
• Myndigheder opfordres til at fastsætte præcise datoer og klokkeslæt for fristudløb i deres afgørelser for at undgå tvivl.

Rettidig fremkomst

Der er væsentlig forskel på kravet til rettidighed afhængigt af mediet:

• Fysiske breve: Skal være myndigheden i hænde senest ved kontortids ophør den dag, fristen udløber.
• Digitale meddelelser: Skal være modtaget i myndighedens it-system senest kl. 23:59 på udløbsdagen.

"Det betyder, at hvis en frist for at indsende en klage udløber den 1. maj 2024, skal den digitale meddelelse være kommet frem til myndigheden [...] senest den 1. maj 2024 kl. 23:59."

Bevisbyrde og forsendelsesrisiko

Det er myndigheden, der har bevisbyrden for, hvornår en afgørelse er kommet frem til parten (starttidspunktet). Myndigheden kan løfte dette ved et såkaldt "systembevis", f.eks. via journalnotater eller postlister.

Omvendt bærer parten risikoen for, at en klage når frem rettidigt. Ved digital forsendelse er det partens ansvar, at klagen er modtaget i it-systemet inden midnat. Dog gælder det, at:

"Det bør således ikke komme afsenderen til skade, at en klage modtages efter fristens udløb, hvis dette skyldes systemnedbrud hos myndigheden."

Særlige opmærksomhedspunkter

• Forskellige frister: I sager med flere parter, hvor én er fritaget for Digital Post, kan klagefristen udløbe på forskellige tidspunkter for de involverede parter.
• Præcisering: Myndigheder opfordres til i deres afgørelser at angive en præcis dato (og evt. klokkeslæt) for fristens udløb frem for blot at angive "14 dage" eller "4 uger", for at minimere tvivl.