Afslag på prækvalifikation grundet mangelfulde oplysninger i referencer

Sagen omhandler Københavns Kommunes udbud af en kontrakt om et system til forenkling af arbejdstid på det pædagogiske område. Greenbyte ApS ansøgte om prækvalifikation, men fik afslag med den begrundelse, at virksomhedens ansøgning ikke opfyldte minimumskravene til teknisk og faglig formåen.

Udbudsbetingelsernes krav til referencer

For at blive prækvalificeret skulle ansøgere fremlægge mindst tre referencer, der havde "lighed med kontraktens genstand". Denne lighed var defineret ved syv specifikke karakteristika, som referencen skulle dokumentere, herunder:

• Understøttelse af vagtplanlægning, tidsregistrering og ressourcestyring.
• Mulighed for konfiguration og lokal tilpasning.
• Integration med eksisterende it-systemer, især lønsystemer.
• Tilpasning til overenskomster og arbejdstidsaftaler.
• Inkludering af support, vedligehold, drift og uddannelse.

Greenbytes ansøgning og afslag

Greenbyte indsendte en ansøgning via eESPD med tre referencer til andre kommuner. Beskrivelserne af referencerne var meget kortfattede og angav blot, at systemet "Kalenda" var leveret til "daginstitutioner og lignende med tilhørende services og ydelser". Københavns Kommune vurderede, at disse beskrivelser var utilstrækkelige til at fastslå, om de syv krævede karakteristika var opfyldt, og afviste derfor ansøgningen.

Klagerens anbringender

Greenbyte klagede til Klagenævnet for Udbud og gjorde gældende, at kommunens afslag var i strid med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet i Udbudslovens § 2. Greenbyte mente, at deres referencer var tilstrækkelige, og at kommunen burde have inddraget viden fra et tidligere præsentationsmøde eller kontaktet referencekunderne for at få bekræftet oplysningerne. Desuden påpegede Greenbyte, at kommunen i udbudsmaterialet havde opfordret til kortfattede referencer.

Klagenævnet for Udbud fandt, at Københavns Kommunes afslag på at prækvalificere Greenbyte ApS var berettiget og ikke i strid med udbudsreglerne.

Vurdering af ansøgningens indhold

Klagenævnet fastslog, at en ordregiver skal vurdere en ansøgning udelukkende på baggrund af de oplysninger, der er fremlagt i selve ansøgningen, i dette tilfælde eESPD'et. Ifølge udbudsbetingelserne udgjorde referencelisten i eESPD'et den endelige dokumentation for ansøgerens tekniske og faglige formåen. Kommunen var derfor hverken berettiget eller forpligtet til at inddrage oplysninger fra tidligere møder eller selv indhente supplerende oplysninger hos referencekunderne.