Analyse: Strenge krav til dokumentation og klagefrister i erhvervssager mod det offentlige

Nye afgørelser understreger: Procedure, dokumentation og frister er afgørende i sager mod det offentlige

Nylige afgørelser fra Energiklagenævnet og Miljø- og Fødevareklagenævnet kaster et skarpt lys over de formelle krav, som virksomheder møder i deres interaktion med offentlige myndigheder. Sagerne, der spænder fra ansøgninger om energitilskud til klager over påbud, viser med al tydelighed, at en sags materielle indhold kan blive irrelevant, hvis de processuelle spilleregler ikke overholdes til punkt og prikke. Denne analyse dykker ned i tre principielle afgørelser, der illustrerer vigtigheden af fuldstændig dokumentation, myndighedernes sagsoplysningspligt og den absolutte karakter af klagefrister.

Tema 1: Dokumentationskravet som omdrejningspunkt i tilskudssager

To afgørelser fra Energiklagenævnet illustrerer to sider af samme mønt: betydningen af korrekt sagsoplysning. Mens den ene sag viser konsekvensen for en virksomhed, der ikke leverer tilstrækkelig dokumentation, viser den anden, at også myndighederne kan fejle i deres sagsbehandling, hvilket kan give virksomheden en ny chance.

Manglende dokumentation førte til afslag

I en sag om tilskud fra Erhvervspuljen til et energibesparende vandingsanlæg fik en virksomhed afslag fra Energistyrelsen, fordi den ikke kunne dokumentere dimensionerne på de eksisterende vandingsslanger. Uden disse oplysninger kunne styrelsen ikke validere beregningerne for den forventede energibesparelse. Energiklagenævnet stadfæstede afgørelsen og understregede, at dokumentation for 'før-situationen' er en fundamental forudsætning for at opnå tilskud. Nævnet fastslog: "Klager har ikke fremsendt den efterspurgte dokumentation, hvorfor Energiklagenævnet finder, at Energistyrelsen ikke kun[ne] vurdere før-forbrug for det årlige energiforbrug i før-situationen." Sagen er en klar påmindelse til ansøgere om, at bevisbyrden for projektets grundlag påhviler dem fuldt ud. Interessant er det også, at nævnet accepterede Energistyrelsens meget korte svarfrist på tre dage, da den var begrundet i finanslovens bevillingsramme og behovet for at afslutte sager inden årets udgang. Læs resumé af Energiklagenævnets afgørelse om dokumentationskrav

Myndighedens sagsbehandlingsfejl gav ny behandling

I en anden sag fra Energiklagenævnet blev resultatet det stik modsatte, selvom udgangspunktet også var et afslag på tilskud fra Erhvervspuljen. Energistyrelsen havde afslået en ansøgning med den begrundelse, at der ikke var identitet mellem ansøger og slutbruger, da ansøger hverken ejede eller lejede den ejendom, hvor et energianlæg skulle installeres. Styrelsen baserede sin afgørelse på en fortolkning af lovforarbejder. Under klagesagen erkendte Energistyrelsen imidlertid selv at have begået "sagsbehandlingsfejl af væsentlig betydning for sagernes udfald, idet sagen ikke har været tilstrækkeligt oplyst, samt at begrundelsen i den påklagede afgørelse er mangelfuld." På den baggrund valgte Energiklagenævnet at ophæve afslaget og hjemvise sagen til fornyet behandling hos Energistyrelsen. Afgørelsen viser, at selvom virksomheder har en tung bevisbyrde, er myndighederne underlagt et officialprincip, der forpligter dem til at oplyse sagen korrekt og levere en juridisk holdbar begrundelse. En myndigheds fejl kan således give en virksomhed en afgørende ekstra mulighed. Se resumé af afgørelsen om hjemvisning efter sagsbehandlingsfejl

Tema 2: Klagefrister er absolutte – én dags forsinkelse er fatal

En afgørelse fra Miljø- og Fødevareklagenævnet fungerer som en skarp og utvetydig lektion i processuel formalia. En virksomhed klagede over en indskærpelse fra Fødevarestyrelsen vedrørende temperaturkrav under dyretransport. Klagen blev modtaget i klagenævnet én dag efter udløbet af den fire uger lange klagefrist.

Resultatet var en pure afvisning. Nævnet realitetsbehandlede slet ikke klagens indhold, men konstaterede blot, at fristen var overskredet. I sin begrundelse fremhæver nævnet sin meget strikse tilgang: "Miljø- og Fødevareklagenævnets praksis med hensyn til klagefrister er restriktiv. En klage, der er indgivet efter udløbet af klagefristen, vil som udgangspunkt blive afvist, også selvom der er tale om overskridelse med blot en enkelt dag." Nævnet fandt ingen undskyldelige omstændigheder, der kunne retfærdiggøre en fravigelse af fristen. Denne afgørelse er et krystalklart eksempel på, at overholdelse af administrative frister er en ufravigelig forudsætning for at få sin sag prøvet. Læs resumé af afvisningen på grund af fristoverskridelse

Praktiske konsekvenser og konklusion

De analyserede afgørelser sender et samlet, stærkt signal til erhvervslivet:

1. Grundighed i ansøgninger: Ved ansøgning om offentlige midler skal al nødvendig dokumentation, især vedrørende udgangspunktet ('før-situationen'), være fuldstændig og verificerbar. Enhver tvivl vil komme ansøger til skade.
2. Kritisk gennemgang af afslag: Modtager en virksomhed et afslag, bør begrundelsen granskes nøje. Som den ene sag viser, kan fejl i myndighedens sagsbehandling eller retsanvendelse føre til, at afgørelsen bliver omgjort.
3. Urokkelig respekt for frister: Klagefrister er absolutte. Virksomheder skal have systemer på plads for at sikre, at alle frister overholdes, da selv en minimal forsinkelse som hovedregel medfører tab af retsmidler.

Samlet set bekræfter praksis fra klagenævnene, at den administrative retspleje er formalistisk. For virksomheder og deres rådgivere er det en afgørende lære, at procedure og formalia ikke er sekundære detaljer, men selve fundamentet for at kunne gøre sin ret gældende over for det offentlige.